Работа всегда занимает столько времени, сколько…

Человек, решивший внедрить в свою жизнь и работу принципы тайм-менеджмента, может столкнуться с различными трудностями, одна из которых – это неспособность оценить, сколько же времени нужно закладывать на выполнение задачи. Правильно оценить задачу неопытному “оценщику” трудно само по себе, а если к этому добавить нестабильную ситуацию на рынке, то все осложняется во много раз! Но только для тех, кто не сумел разобраться в основных законах тайм-менеджмента или понял их не верно.

Несколько простых, но действенных рекомендаций о том, как стабилизировать свое расписание и избежать выгорания.

Что влияет на продолжительность выполнения задачи?

В соответствии с законом Паркинсона, работа всегда занимает столько времени, сколько на нее… отводится! Это удивительный психологический феномен, но реально существующий: вы бессознательно рассчитываете темп выполнения задачи так, чтобы занять все имеющееся в вашем распоряжении время.

Не верите? А ответьте на вопрос: из-за чего затягивается выполнение задачи? Обычно это самые элементарные отвлечения или потакания кому-либо. Тогда второй вопрос: а кто заставляет вас снимать трубку телефона во время выполнения какой-то задачи или затягивать встречу, если человек на нее опоздал или “растекается мыслью по древу”? Ведь это ваше решение и ваше позволение. 

“Звонили по важному вопросу” - скажете вы. Хорошо, принимается, а теперь просто представьте, что вы не задачу выполняете, а летите в самолете - что произойдет с тем безумно важным звонком, если вы будете вне зоны доступа? А ведь совершенно точно известно, что любое отвлечение - это вещь незапланированная, а значит, никто ее ценность не оценивал до того, как это случилось, правда? Значит, на самом-то деле вы просто нарушили свои собственные решения и позволили себе отвлечься от задачи. Хорошо, что вы не хирург!

Что же касается затянувшейся деловой встречи, то пример опять будет из самолетной тематики: если бы после данной встречи вам сразу же было нужно ехать в аэропорт на самолет, неужели вы не нашли бы способа и встречу завершить вовремя, и вопросы решить, и на рейс не опоздать? Знаю, что нашли бы, особенно если стоимость билетов высока и следующий рейс только завтра.

Итак, на этих простых примерах я хочу донести до вас идею о том, что только вы сами принимаете решение о том, сколько времени на самом деле вы выделяете на выполнение задачи. 

Как правильно рассчитать, сколько времени нужно на задачу?

Способность оценить задачу зависит от вашего опыта: выполняя что-либо впервые, вам трудно точно разметить время. Ну, что ж, на первый раз берите максимум из того, что можете себе позволить выделить на эту задачу. И обязательно запишите, сколько времени на задачу ушло, а потом сравните эти цифры и сделайте выводы.

Но если вы не можете оценить продолжительность повторяющейся задачи, то это повод для вас задуматься о том, что же на самом деле вы саботируете, с чем вы не согласны. Ну, есть конечно и крайний вариант, что у вас проблемы с интеллектом, но по опыту известно, что те, у кого проблемы с интеллектом, тайм-менеджментом не интересуются. Поэтому, скорее всего,  ваша проблема в отсутствии мотивации. Стоит разобраться с этими исключительно психологическими причинами вместо того, чтобы считать, что обстоятельства вами управляют. 

Например, некоторые “любят” стоять в пробках, вместо того, чтобы рассчитывать маршруты так, чтобы двигаться против потока. А если изучить ситуацию глубже, то окажется, что человек просто внутренне протестует против корпоративных правил, запрещающих опоздания, или хочет насолить руководителю, или всего лишь не любит свою работу, оттягивая встречу с ней. Если вернуться опять к теме самолетов, то вы и сами можете отметить, насколько предусмотрительными становятся даже самые расхлябанные граждане при поездке в аэропорт. И заметьте - уровень предусмотрительности удивительным образом зависит от цели перелета, стоимости билетов и того, за чьи деньги эти билеты куплены.

Рекомендация сводится к тому, чтобы учиться на анализе собственного опыта и отслеживать внутреннего саботажника.

Как не допускать перехлеста встреч и совещаний?

Очень хочется снова вернуться к самолетной теме, но не буду - просто рекомендую вам эту тему всегда “иметь под рукой”, когда вы сталкиваетесь с различными оправданиями, затягиваниями или отсрочками. 

Что же касается практических советов, то рекомендации просты:

1. вести графическое расписание, чтобы видеть размеры задач;
2. вести подсчеты суммарного времени, которое необходимо на выполнение задач, чтобы не перебрать с количеством;
3. оставлять между задачами временные зазоры, не “лепить” задачи друг на дружку.

Вы можете сами рисовать графики ваших задач на листе бумаги, а можете купить или планировщик BogushBook, в котором заложена возможность для графического расписания, либо загрузить на свой iPad электронный планировщик Time Optimizer, который и графики нарисует, и время подсчитает для вас. Во всяком случае, примите себе за правило: всегда оставлять между задачами временные зазоры и не позволять себе выходить за временной лимит 8-часового рабочего дня.На этом скриншоте можно увидеть преимущества графического расписания: 

Рис. 1. Пример графического расписания в Time Optimizer

Как видите, у вас есть возможность быстрого просмотра каждого дня, что позволяет проанализировать расписание и оценить загруженность, а значит – не поставить задачи туда, где уже все занято.

Пример подсчета суммарного времени на выполнение той или иной задачи приведен на следующем рисунке: 

Рис. 2. Пример тайм-калькулятора  для “To-Do-List”-а в Time Optimizer

В этой программе реализована возможность просмотра списков задач в различных форматах на день, неделю, месяц. Приложение калькулирует временные затраты и показывает данные о том, на какое количество времени рассчитаны задачи, сколько времени уже использовано и сколько еще остается. Если суммарное количество времени на выполнение ежедневных задач превышает 24 часа приложение сигнализирует об этом.

Всегда важно “держать картинку” своих планов на месяц вперед, что особенно актуально в условиях нестабильности. Во-первых, это придает уверенности, во-вторых, это даст возможность перемещать задачи или встречи оптимальным способом. Для этого и расписание на месяц тоже лучше иметь графическое, а не “списковое” или, как сейчас популярно говорить, to-do-list (список того, что нужно сделать). Очень удобно делать матричные версии расписания, но этому нужно подучиться, потому что в матричном плане важно правильно определить составляющие осей координат, т.е. ключевые области.

Рис. 3. Пример матричного расписания

Этот матричный план создан на основании двух осей координат – времени и ключевых областей жизни. В планировщике Time Optimizer можно использовать ключевые области, предлагаемые приложением, а можно заменить их на свои собственные. В матричном расписании лучше всего создавать три разных типа целей: с фиксированным началом, с фиксированным завершением, с фиксированными началом и завершением.

И в завершение.

А как же все-таки “не выгореть в таком напряге”, который нам предлагает день насущный?

Взять ситуацию под контроль! Самый легкий способ – это введение фоновых задач. Фоновыми задачами называются регулярно выполняемые в одно и то же время периодично повторяющиеся задачи. Например, занятия в тренажерном зале по расписанию, т.е. не как получится, а “как я решил”.

Многие люди недооценивают важность этих фоновых задач, мол, какая разница, пришел я в зал в 18.30 или в 19.00. Я, как разработчик программного планировщика, довольно часто отвечаю на вопрос, почему в Time Optimizer-е нельзя изменять задачи из серии фоновых. Например, решил “заниматься в бассейне в понедельник-среду-пятницу с 19.00 до 20.00 в течение 1 месяца”, а потом в середине цикла не получилось в среду пойти в бассейн, а приложение не дает возможности “исправить” только эту среду, а приходится теперь цепочку делить на две части - “до” этой злополучной среды и “после”.

А на самом деле сила фоновых задач в том, что вы не соглашаетесь с обстоятельствами и заставляете дела идти по-вашему! Во что бы то ни стало! И когда это получается там, где мы обычно привыкли сдаваться, а именно - в вопросах личной жизни и заботы о себе, то тем самым мы ставим себя в позицию Хозяина Времени, а не его раба.

Поэтому назначьте себе полезные фоновые задачи и добивайтесь их выполнения. Начните с небольшого количества, что-то полезное 2-3 раза в неделю, а потом начнете захватывать территорию все больше и больше. Получите от этого двойную пользу – и для тела, и для мотивации!

Успешного внедрения!

Людмила Богуш-Данд,
учредитель тренинговой компании
“Студия управления временем BogushTime”
www.bogushtime.com

Специально для "Финансовый консультант"
№15, июль 2014, стр.67