Тайм-менеджмент. Базові правила

Величезна кількість завдань, безлад на робочому столі, зриви строків проектів, стрес і напруга, а часом навпаки – суцільна рутина і нудьга... Здається, що все це – невід’ємні супутники наших трудових буднів. А наприкінці дня, перед сном, чомусь часто виникає враження, що зробити найголовніше ми і не встигли, забули про щось важливе. Нерідко так воно і є – для безлічі людей.

Але не хвилюйтеся, зробити вашу роботу більш впорядкованою, гармонійною, навіть цікавішою вам допоможе тайм-менеджмент. Наявність плану з розстановкою пріоритетів і правильний підхід до виконання завдань допоможуть вам у щоденних справах не втратити головного, встигнути зробити саме те, що приведе до необхідного результату, і при цьому сприятиме вашому гарному самопочуттю.

Про правила і прийоми тайм-менеджменту можна говорити дуже довго, але ми розглянемо базові, універсальні. Отже, почнемо.

Перш за все, складемо список всіх справ, які вам необхідно виконати протягом дня.

Можливо, хтось подумає, що це нудно, а хтось скаже, що і так все пам’ятає. Але не варто цим нехтувати. Дуже часто люди скаржаться, що від кількості думок і завдань в голові виникає каша. Важливий проект з безліччю пунктів, які вимагають негайного вирішення; начальник, відякого задачі сипляться одна за одною, і цьому не видно кінця; кілька паралельних проектів, що вимагають вашої уваги, постійні дзвінки, відвідувачі і відволікання... Все це легко може вивести з рівноваги навіть найбільш стресостійкого. Тому перше, що потрібно зробити в цій ситуації, – сісти і виписати на папір абсолютно всі справи, нюанси, все те, про що ви так боїтеся забути. Зробивши це, ви зможете, по-перше, навести лад у думках, відчути себе набагато краще, а по-друге, побачивши весь обсяг роботи,о б’єктивно його оцінете і знайдете оптимальні рішення. Недарма цей процес називають розвантаженням розуму. Він допомагає навести порядок не тільки в справах, але і в голові.

Припустимо, список справ складено. Що ж далі?

Виписавши всі завдання на папір, ви можете побачити, що справ дуже багато, а часу в добі мало – всього 24 години. Так, дилема. Можливо, ви засмутитеся, але зробити абсолютно все ви не зможете. Ніхто не зможе... Та й не треба. Тому спочатку оцініть, скільки часу витратиться на вирішення тієї чи іншої задачі, і скільки часу виходить в сумі. Якщо не більше восьми годин, і ви можете впоратися зі справами протягом робочого дня, – чудово! Беріться до роботи.

Але може трапитися, що після підрахунків ви зрозумієте: усе це зробити сьогодні просто неможливо. У такому випадку від якихось завдань доведеться відмовитися, а якісь доручити іншим співробітникам. І тут дуже важливо правильно розставити пріоритети, сконцентруватися на тому, що дійсно принесе вам результат, і не витрачати час даремно на непотрібні завдання.

При розстановці пріоритетів дивіться на основні критерії: терміновість і важливість виконуваних завдань (див. рисунок).

Термінові і важливі справи – ті, які потрібно виконати сьогодні для отримання результату.
Наприклад, для категорійного менеджера у великій торговельній компанії це щоденна аналітика асортименту товарів, переговори, зустрічі з постачальниками, ціноутворення, аналіз ринку, аналіз конкурентів і т. п.
Для домогосподарки – приготування їжі, прання, прасування, прибирання тощо.
Присвячуйте близько 60 % часу у своєму розкладі вирішенню таких завдань.

Нетермінові і важливі – це т. зв. стратегічні завдання, результатом яких ви зможете скористатися у майбутньому.
Приклад в бізнесі: навчання персоналу, розвиток нового напрямку діяльності компанії, підготовка доповідей, річних звітів, презентацій тощо.
Якщо ж розглянути особисту сферу, то такими завданнями будуть: турбота про своє здоров’я, регулярне правильне харчування, спорт, профілактичні огляди у лікаря, підготовка дитини до школи.
У розкладі на день такі завдання мають займати близько 20 % часу.

Термінові і неважливі – це, як правило, прострочені завдання, які тепер горять – і зробити потрібно, не відкрутишся, і термін актуальності пройшов. Звіт, час подачі якого сьогодні до 12:00, а в 12:10 він ще й наполовину не готовий, є одним з яскравих прикладів таких завдань.

Нетермінові і неважливі завдання – це різного роду відволікання, які не були вами заплановані. Візити та дзвінки ваших колег, вирішення їхніх проблем, раптові зустрічі.
Намагайтеся робити так, щоб неважливихзавдань у вашому розкладі не було. Але оскільки наше життя часто готує нам сюрпризи, решту 20 % часу протягом дня плануйте присвятити непередбаченим подіям. Форс-мажор був, є і буде, не варто про нього забувати.

Організовуючи свій час таким чином, ви щодня будете робити саме те, що приносить максимальний результат, не забудете про своє майбутнє – підготуєте фундамент вже зараз, і в той же час, будь-які незаплановані обставини не будуть виводити вас із рівноваги.

Далі виділіть п’ять головних завдань на сьогодні, визначте послідовність їх виконання і вперед! Дійте за «принципом кравця» – найважливіші справи виконуйте зранку, а менш важливі залишайте на потім. Адже засмітивши свій день дрібними завданнями, ви ризикуєте до найважливішого так і не приступити, або ж знайти час для нього після завершення робочого дня.

Здавалося б, все просто. Але що робити, якщо і план є, і пріоритети розставлені, а взятися до виконання наміченого ніяк не вдається? Давайте розглянемо декілька методів, які допоможуть вам з цим впоратися.

Що робити, якщо завдання занадто велике іскладне, і ви весь час намагаєтеся перенести його виконання на потім? Такі справи часто називають «слонами», та основна рекомендаціятака: поділіть «слона» на шматочки, якими вам буде зручно його «їсти».
Наприклад, підготовку презентації, яка є досить трудомістким процесом, можна розділити на етапи: скласти план презентації, знайти матеріал під кожний пункт плану, оформити слайди, підібрати візуальне наповнення тощо. Якщо виконувати поодному завданню на день, то процес не буде здаватися таким складним і зі «слоном» можна досить легко впоратися.

Крім того, є ще один подібний метод, який називається «швейцарський сир». Він дуже схожий з попереднім, відмінність тільки в тому, що більш дрібні завдання виконуються в довільному порядку, починаючи з найбільш легкого.
Ви ніби проїдаєте дірочки в шматочку сиру доти, доки крім них нічого не залишиться. Наприклад, підготовку великого звіту можна почати так:створіть документ, напишіть назву, накреслітьтаблиці. Якщо є готові частини звіту, вставте їх у документ. Початок покладено, далі рухатисяб уде вже набагато легше.

Робота пішла, ранок був продуктивним, і висобою задоволені. Але ось вже наближається обід, і до середини дня ви розумієте, що втома і лінь ризикують звести нанівець всі ваші попередні зусилля... Що робити?

Щоб людина була максимально ефективною протягом дня, необхідно регулярно відпочивати і переключатися. Скористайтеся правилом 50/10: чергуйте 50 хвилин роботи з 5–10 хвилинами відпочинку. Це буде підтримувати вас у хорошій робочій формі. До того ж, якщо періоди відпочинку будуть кардинально відрізнятися від періодів роботи – взагалі буде чудово! Наприклад, якщо ви – офісний співробітник і багато часу проводите за комп’ютером, під час перерви краще вийти на відкритий простір і зосередити свою увагу на великих віддалених об’єктах. Добре буде розім’ятися і запропонувати своєму тілу невелике фізичнена вантаження – зробити гімнастику. Після такого відпочинку вам буде простіше налаштуватися на виконання нового завдання і сконцентруватися.

У такому темпі робочий день пройде непомітно,а після його завершення не забудьте провести вечірній аналіз. Відзначте у своєму списку завдання, які ви виконали, перенесіть на завтра ті пункти, які не встигли, і обов’язково похваліть себе за продуктивність. Тепер сміливо вирушайте відпочивати до своїх рідних і близьких.

Як оптимізувати робоче місце?

Щоб у думках та справах завжди був лад, потрібно вміти підтримувати порядок не тільки у власній голові, але і у робочому середовищі.

Зокрема, пам’ятати про оптимізацію робочого місця – на перший погляд, така дрібниця, але повірте: це не так. Часто у слово «порядок» вкладають безліч значень. Розглянемо основне значення цього поняття зі словника: «Порядок – гармонійний, передбачуваний стан або розташування чого-небудь».

Тобто найважливіше – це:

• щоб на вашому робочому місці кожний предмет мав своє місце;
• щоб це місце було на-правді зручним при роботі з цим предметом;
• щоб ви завжди, бажаючи щось знайти, могли знайти це саме там, де воно має бути.

Наскільки часто у вас траплялася така ситуація: дзвонить телефон, вам диктують важливу інформацію, ви записуєте її на якомусь першому-ліпшому клаптику паперу, а потім півдня проводите в пошуках цієї інформації? Я думаю, це знайомо абсолютно кожному.

А якщо б ви взяли за правило робити записи більш структуровано, то могли б заощадити купу часу...

Рекомендуємо використовувати планувальник/щоденник, в якому для кожного типу завдань є своє місце: для довгострокових цілей, щоденного планування, заміток та ідей, а також для запису адрес і телефонів. Такий інструмент допомагає наводити порядок не лише у ваших записах, але і у вашому житті в цілому, дозволяє вам не витрачати час даремно.

Дотримуйтесь такого ж принципу, організовуючи весь свій робочий простір – всьому своє місце!

Успіхів вам!

Юлія БОЙКО,бізнес-тренер
компанії BogushTime,
спеціально для "Праця і Закон" № 1 (157),
читать на issue