Тайм-менеджмент: краткое руководство
Времени всегда не хватает. Современный мир предъявляет нам высокие требования: мы должны поддерживать себя здоровыми, быть хорошими родителями и супругами, плюс к этому строить карьеру или развивать бизнес, а также – учиться, повышая свою конкурентоспособность. Как распорядиться своим временем, чтобы успевать делать все, что нам действительно нужно? Когда уделять внимание своей семье? И где найти время на отдых?
На помощь придет тайм-менеджмент! Это эффектное словосочетание родом из бизнеса и буквально означает - эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановку приоритетов и контроль выполнения запланированного. В первую очередь нам для этого понадобится несколько листов бумаги для предварительной работы, а также – ежедневник и ручка, которые помогут нам больше успевать и меньше тратить времени понапрасну.
Первые шаги
1. Формируем список дел. Сначала нужно определиться с полным списком задач, которые нам нужно выполнять: в доме, в семье, на работе, сюда же входит забота о себе, любимом – то, что вам нужно для поддержания собственного здоровья и привлекательности. Постарайтесь припомнить все, что вы делаете: в течение суток, недели, месяца..., - включая регулярные отчеты на работе, уборку на рабочем столе, а также – поход с семьей в кино, посещение врача и разбор завалов в шкафу с одеждой.
2. Хронометраж. Теперь напротив каждой задачи нужно поставить число, которое обозначает примерное количество часов или минут, необходимых для выполнения этого дела. Зачем это нужно? Чтобы в будущем вам было легче правильно распланировать свой день или неделю, а не думать с тоской о том, что вас ждет какой-то непомерный груз нескончаемой работы.
3. Приоритеты. В жизни чаще всего самые важные дела – самые сложные или объемные по временным затратам, а самые неважные - в то же время самые легкие и более-менее быстрые в выполнении. И наша ошибка часто заключается в том, что мы до конца откладываем выполнение какого-то необходимого дела, заменяя это менее важными, но более легкими действиями. Именно поэтому очень важно правильно расставить приоритетность задач и выполнять дела по уровню их необходимости.
Расстановка приоритетов подразумевает, что в первую очередь вы выбираете из всех дел то, что вам просто жизненно необходимо выполнить сегодня или прямо сейчас. Например, отчет о работе, который нужно сдать завтра утром. Дела, которые нужно сделать сегодня, мы отнесем к приоритетам группы А. Далее по списку идут планы, которые выполнить желательно, но, если этого не произойдет, ничего страшного не случится, это список Б. Следующие по значению – те дела, которые запросто можно отложить на завтра или послезавтра, или на еще более дальний срок, - это приоритет С.
4. План. Теперь, собственно, можно составить план на день. В работе рекомендуется выполнять в первую очередь самые важные дела – из списка А. И только после приступать к выполнению дел из списка В, а потом уж, если время осталось, – из списка С. Используя хронометраж, вы сможете составить реальный план дел на день, неделю или месяц, и лучше определиться с тем, что вам действительно необходимо выполнить. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», - вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.
Лягушка на завтрак
Для рутинных дел, которые мы выполняем постоянно, существует так называемая технология «съешь лягушку». Мне встречались две ее трактовки, думаю, что в жизни вполне можно эффективно применять обе:
1. Утром в первую очередь, но согласно вашему плану, вы выполняете какое-то особенно неприятное для вас дело, то, которое вам нужно сделать, но вы готовы откладывать его до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, то есть «съели лягушку», то этот неприятный для вас пункт плана больше не будет на вас «давить» и вы весь день ощущаете легкость оттого, что «неприятности позади».
2. Вы составляете план рутинных дел, которые повторяются ежедневно. В данном случае «лягушки» - это регулярные дела, которые важно не забыть сделать, но и помнить о них постоянно не хочется, например, полив цветов, тренировка, занятия иностранным языком, заполнение журнала на работе. Для этих целей удобно использовать табличку, в вертикальной колонке которой будет список дел, а в горизонтальной – дни недели. Потом, в течение дня, вы можете просто отмечать галочкой выполнение того или иного пункта. Конечно, скорее всего, не получится всегда выполнять все, намеченное «на сегодня», однако вы сможете заметить те части вашей жизни, которые вы игнорируете больше всего, и уделить им повышенное внимание.
Слоновые котлеты
В нашей жизни есть объемные дела, требующие большого количества времени, этакие «слоны». Это может быть какой-то крупный проект – в работе, а дома – поддержание чистоты и порядка. Чтобы разделать «слона» на котлеты, нужно расписать свои действия пошагово, так, чтобы каждый шаг не занимал много времени, но при этом, если вы будете выполнять по одному шагу ежедневно, вы успеете сделать работу в срок. Например, если это поддержание порядка дома, то можно этот процесс растянуть по времени на целый месяц: сегодня вы вытираете пыль, завтра – пылесосите и моете пол, послезавтра – проводите уборку на одной из полок в шкафу с одеждой, а послезавтра – моете две полки с посудой на кухне и так далее.
Таким образом, вполне возможно распланировать любое крупное дело и в работе, например, написание лекций – если вы преподаете. Некоторые «котлеты» вполне можно вставить в график «лягушек», описанный выше. Крупные дела, которые нужно сделать в течение длительного срока, тоже можно отнести к «слонам» и распределить их выполнение в течение, например, месяца. Сюда могут быть отнесены поход к парикмахеру или посещение стоматолога, гораздо проще найти на них время, если запланировать заранее и распределить по неделям, чем тратить время на раздумья о том, что «нужно бы сходить к зубному и в парикмахерскую, и флюорографию пройти - не помешает, да все некогда».
Делегируем полномочия
Внимательно посмотрите на весь свой список дел. Наверняка есть что-то, с чем вполне могли бы справиться ваши помощники – коллеги на работе, а дома – члены вашей семьи. Все, что не входит в сферу ваших прямых обязанностей, должно быть делегировано.
Можно составить небольшой план для членов семьи, согласно которому каждый будет видеть, какие дела по дому входят в сферу его ответственности. И на работе иногда кажется, что проще сделать дело самому, чем кому-то поручить, однако таким образом вы рискуете взвалить на себя приличный груз «чужих» дел, с которыми вполне могли бы справиться ваши коллеги или подчиненные.
Поглотители времени
Поглотителями времени обычно называется все, что забирает ваше время понапрасну, например, праздная болтовня с коллегой или «прогулка» по сайтам в интернете, бессмысленные переписки в социальных сетях… Если вы чувствуете, что зря тратите время, тогда как в вашем ежедневнике нет свободного места, - смело ссылайтесь на срочные дела и уходите, не позволяйте другим людям красть ваше время, сворачивайте переписку в интернете – лучше потратьте это время на работу, чтобы не пришлось задерживаться вечером, ведь лучше пойти домой, к семье, не так ли?
Отдых – в план!
С одной стороны, жизнь по плану кажется скучной. Но с другой, именно планирование помогает нам осуществить больше дел, а также жить более осознанно и спокойно: ведь жизнь упорядочена! И именно план помогает находить время на отдых, ведь для любого человека важно регулярно восстанавливать свои силы – психологические и физические!
Вообще, отдыхать в процессе рабочего дня желательно регулярно: мозг человека устроен так, что примерно через 1-1,5 часа непрерывного труда вы начинаете уставать, медленнее соображать и нуждаетесь в кратковременном, 10-15-минутном отвлечении. Важно провести эти минуты, максимально сменив деятельность. Например, если у вас сидячая работа, вы отдохнете намного эффективнее, если прогуляетесь - по офису, по лестнице. Если ваша работа связана с активным общением и говорением, например, вы – преподаватель, то важно найти место, где бы вы могли побыть несколько минут в тишине и спокойствии. Такое переключение позволит вам лучше отдохнуть и более качественно и быстро выполнять свою работу.
Обязательно планируйте свои выходные: иногда полезно даже позволить себе рассчитать время на достаточно продолжительный сон, чтобы не просыпаться от мысли о том, что вам нужно сделать кучу дел. Вставьте в план отдых с семьей: интересные мероприятия редко случаются сами собой, чаще всего их нужно запланировать заранее, чтобы бесцельно не тратить выходные.
Планированием желательно заниматься ежедневно – это займет не больше 10-15 минут, но поможет вам настроиться на реальное выполнение важного, ограниченного списка задач. Ежедневник поможет вам не забыть и о тех новых делах, которые могут появляться в течение дня – их желательно сразу записывать и, соответственно, вносить коррективы в свои планы. Четкое осознание того, что вам нужно делать, в какие более-менее ощутимые сроки, и понимание способов реализации поможет вам более твердо стоять на ногах в трудные жизненные моменты. И, как вы сами вскоре убедитесь, с большей легкостью успевать делать больше задуманного и в личной, и в профессиональной жизни.
Галина Зеленкова, специально для "Эксперт здоровья"
