Управлять временем – создавать новую реальность!
По поводу тайм-менеджмента существует много мнений: от хвалебных до скептических. Причиной тому, скорее всего, является путаница в понимании времeни в общем и управления им в частности. Именно поэтому многие предпочитают употреблять безликое для русскоязычной аудитории словосочетание «тайм-менеджмент», которое может вызвать недоуменный вопрос, как же им, временем, вообще можно управлять?
Для начала нам нужно разобраться в том, что называется тайм-менеджментом. Рассмотрим этот вопрос в двух аспектах: философском и технологическом.С философской точки зрения временем мы можем назвать процесс изменений, который происходит постоянно и, несомненно, независимо от наших воли и желания. Мы не можем его остановить, не во всех случаях способны на него повлиять, зато всегда наблюдаем: смену дня и ночи, времен года, сотрудников на работе, клиентов в базе…
Если же подойти к тайм-менеджменту технологически, то это: графики, расписания, процедуры, договоренности, планы и согласования. Сюда же входит генерирование идей и завершение начатых ранее действий.
Схематично это можно выразить через известные философские понятия «быть», «делать» и«иметь», отражающие естественный жизненный цикл существования (таблица 1).
Интересно, что большинство людей не понимает логической связи «быть–делать–иметь» и рассматривает управление временем как «действие по созданию плана или расписания», т.е. подразумевает колонку 3.
Поэтому к обучению тайм-менеджменту относятся свысока, считая его необязательным дополнением к умению управлять людьми или продавать: зачем, мол, учиться составлять графики,если сотрудники и так неплохо работают, только время будет тратиться впустую.
На самом деле, планирование – не такое простое дело, поскольку зависит от уровня развития творческих способностей человека. Для большинства участников моих тренингов самое сложное в том, чтобы сгенерировать идею, творческий замысел, который затем ляжет в основу процедуры или расписания. Поверьте, для более чем 50 % людей сложнее всего именно «сотворение своего мира», причем не просто,чтобы назвать его, а так, чтобы еще и взять за это ответственность.
Например, легко заявить «Хочу сделать карьеру», но чтобы слова стали действительностью, необходимо добавить намерение. Оно проверяется просто – разработкой четкого плана воплощения идеи. И тут начинаются... самые распространенные отговорки: «…я не могу на это повлиять», «все зависит от обстоятельств…», «не все зависит от меня…», «нельзя обещать то, в чем не уверен…».
А теперь представьте себе руководителя, который впадает в ступор при необходимости разработать стратегию или определить способ достижения цели, которую ему поставила компания! Итак, делаем первый вывод: обучение тайм-менеджменту развивает творческие способности. Остается принять решение о том, кому из сотрудников это необходимо.
Теперь вернемся к колонке 2 – «Действие». Вы,наверное, не раз сталкивались с ситуацией, когда замечательные идеи оставались лишь на бумаге? Сколько великолепных проектов погибло или разрушилось в неравной борьбе с бездеятельностью и ленью! Действия человека показывают или его мотивацию, или способность к аналитическому мышлению. Первая связана с тем, насколько привлекательны для человека цели, которые он для себя придумал. А вторая влияет на то, насколько верные выводы он делает, насколько точный план или прогноз в состоянии разработать, как хорошо просчитывает перспективы и последствия своих действий. И только потом включаются дисциплина, ответственность и воля.
Трудно быть ответственным в отношении того, о чем не знаешь, правда? А зачем дисциплина нужна человеку, живущему только сегодняшним днем? И как проявлять волю, если в прошлом у человека огромное количество свидетельств того, как непра-вильная, неграмотная или ненужная процедура непросто не приносила пользы, а еще и разрушала уже достигнутое?
Сколько клиентов компании теряют, когда менеджеры не звонят в обещанное время из-за того, что они завалены задачами, или опоздываютна встречу из-за пробок в городе, или заболевают из-за регулярных перекуров на сквозняке?
Один известный человек сказал: «Хочешь, чтобы работа была выполнена – поручи ее занятому человеку…» Я не уверена в точности цитаты, но совершенно согласна с ее смыслом, потому что неоднократно замечала, как много работы успевают делать те, кто делает много работы, в отличие от тех, кто создает много пены и шума. Хороший работник никогда не сопротивляется планированию, наоборот, он цепляется за него как за еще одну возможность повысить свою продуктивность. Потому что профессионалы хорошо понимают закон: правильное планирование сокращает время на выполнение задачи минимум на 30 %!
Из этого вывод второй: хотите сделать больше – составьте план действий, т.е. график выполняемых работ. И теперь снова решать вам: чью продуктивность стоит повысить, кто принесет компании больший результат (доход)?
И, наконец, колонка 3 – «Результат». Поговорим о результате. Я не являюсь сторонником идеи о том,что отсутствие результата – тоже результат. Когда слышу эту фразу, всегда хочу добавить: а отсутствие зарплаты – это тоже зарплата!
Неоконченные письма, неоформленные контракты, нерешенные задачи… Сколько ненужного хранится в головах и в компьютерах! Каждая незаконченная задача – это потраченные ресурсы, недополученная прибыль и утерянное душевное равновесие. Не стоит думать, что забыть об этом – значит расстаться навсегда. Нет, каждое незавершенное действие «подвисает» в оперативной памяти разума, как открытый файл в ПК, и в результате снижается скорость мышления и оперативность, а также точность принятых решений.
И как существуют программы очистки жестких дисков, точно так же есть техники расчистки «умственных завалов», применение которых значительно ускоряет мыслительные процессы и усиливает аналитические способности. Вывод третий: если «затормозил», «отформатируй» свой разум. Техника «форматирования» будет представлена в конце этой статьи. И тут уж даже думать нечего: способность завершать начатые дела нужна всем.Теперь, когда мы убедились в необходимости обучения тайм-менеджменту, давайте определим способы и инструменты.
Чему учить рядовых сотрудников? Как составлять списки задач, расставлять приоритеты и выбирать главное, согласовывать задачи и встречи, вести и выполнять расписание, составлять план в пределах календарного месяца, переносить встречи и предупреждать возможные проблемы с выполнением задач, просчитывать и предусматривать риски?
Для руководителей к уже названным компетенциям добавляются: планирование (на год и больше); определение ключевых областей и задач в этих областях, их делегирование и контроль исполнения; правильный анализ информации и экстраполяция опыта; организация и проведение планерок и совещаний; отслеживание выполнения сотрудниками их прямых функциональных задач и контроль качества производства в соответствии с запланированным графиком, а также работа в ситуации неопределенности и большой загрузки.
Для топов, естественно, добавляем стратегическое планирование, генерирование идей, принятие решений в кризисных и жестких ситуациях, а также соблюдение тайминга в переговорах и совещаниях.
Если же говорить об инструментах тайм-менеджмента, то мы можем условно разделить их на две категории: программные и бумажные. Удобство первых в том, что они всегда доступны офисным работникам. Однако у них есть и ряд недостатков: во-первых, для того, чтобы сотрудники использовали Outlook для тайм-менеджмента, необходимо провести специальное обучение. Во-вторых, эту программу удобно использовать только для планирования рабочего времени. В-третьих, данный инструмент неудобен тем работникам, которые встречаются с клиентами или партнерами, особенно за пределами офиса.
Поэтому любому сотруднику, который хоть иногда работает за пределами офиса, жизненно необходим бумажный носитель, где будут зафиксированы: задачи и расписания на день, месяц и год, важные контакты, а также необходимая для оперативной деятельности информация. Поэтому к выбору бумажного носителя следует подходить серьезно, учитывая специфику компании и должность сотрудника. Если последний является еще и лицом компании, то стоит помнить о внешней престижности рабочих инструментов, которыми вы обеспечиваете своих ключевых специалистов.
Что касается способов обучения тайм-менеджменту, следует помнить о том, что в этом вопросе принципиально важной является практика. Поэтому возможны следующие формы обучения:
- Для рядовых сотрудников – в виде небольших регулярных мастер-классов продолжительностью два–четыре часа, в т.ч. и в формате видеоуроков или самостоятельного прохождения материала под наблюдением специально подготовленного супервайзера; продолжительность такого обучения – до одного месяца регулярных занятий.
- Для линейных руководителей предпочтительнее краткосрочные тренинги продолжительностью два–три дня.
- Для руководителей высшего звена можно добавить или заменить тренинги индивидуальным коучингом на рабочем месте. Продолжительность – один–два рабочих дня в полном объеме; главное, чтобы коуч был достоин доверия как профессионал и как человек.Темы, которые целесообразно предлагать при обучении различных категорий сотрудников, представлены в табл. 2.
Конечно, HR является важным помощником, на которого зачастую возлагается не только мотивация, но и обучение сотрудников. Я хорошо понимаю стремление компании максимально использовать имеющиеся ресурсы. При этом хочу сказать, что наше стремление делать все одновременно – именно та привычка, из-за которой мы получаем незавершенные действия или некачественные результаты.
Думаю, использовать HR-а, являющегося фактически «комиссаром», чтобы проводить обучение техническим вещам – это скорее недальновидность,чем эффективность. В любом случае, я хочу обратить внимание на то, что научить управлять временем – значит научить управлять жизнью, поэтому учителя должны быть весьма достойными как с профессиональной, так и с личностной точки зрения.
Техника «переформатирования разума», т.е.расчистки «умственных завалов». Рекомендуется применять регулярно в профилактических целях и как «скорую помощь» в авральных ситуациях:
- Составьте список уже начатых дел: больших и маленьких, серьезных и не очень. Сортировать и оценивать не надо: запишите все, что придет на ум.
- Проставьте даты завершения каждого из этих дел – некий максимальный конечный срок.
- Решите, кто это будет делать.
- Оцените действия по принципу:
- А – сделаю точно к назначенному сроку;
- В – возможно, сделаю к назначенному сроку;
- С – если не сделаю, то «не умру»… и вычеркните!
А теперь из списка выберите действие из категории «а», которое вы сможете выполнить в течение следующих 20 минут и – сделайте его!
Когда вы почувствовали удовлетворение от завершенного действия – выберите и сделайте следующее, затем следующее и следующее… Если точно следовать технике, то повышение уровня энергии гарантировано. А с новой энергией нам и новые цели по плечу, правда? Успехов!
