Инструменты планирования в работе помощника руководителя

Согласно толковому словарю, инструмент – средство, применяемое для достижения или осуществления чего-либо; прием, способ действия. Именно об инструментах пойдет речь в статье.

Инструменты планирования, необходимые референту в работе, можно разделить на две части: Средства и Приемы. Средства – это физические инструменты: планировщики, ежедневники, компьютерные программы, например, Microsoft Outlook. Приемы – это специальные методики, позволяющие работать более эффективно.

Роль секретаря

Сегодня существует множество компаний, в которых роль секретаря-референта недооценена. Настоящий помощник-профессионал – залог эффективной работы руководителя и компании в целом. Хороший секретарь в компании – это, можно сказать, дыхание руководителя. Если все в порядке с дыханием – мы его не замечаем, а если замечаем, значит, возникли какие-то проблемы.

Когда мы говорим о безупречном секретаре, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является - умение планировать свою работу и работу руководителя.

Внимание! Есть неписаный закон: хороший сотрудник среднего звена должен удерживать в голове видение своей работы на месяц вперед. Такое видение поможет избежать ему нестыковок, накладок и цейтнотов в ежедневной работе, а особенно в напряженные периоды. Например, при подготовке к выставкам, конференциям, организации особо важных переговоров и других неординарных событий.

Как правильно планировать

Руководитель должен видеть свою работу на много месяцев вперед. А его ассистент, работа которого состоит в предупреждении сбоев в графике, обязан соответствовать руководителю.

Одной из наиболее серьезных проблем в работе не только секретарей, но и любых офисных сотрудников является срыв, откладывание или перенос запланированных дел. Как это предупредить? Прежде всего, для правильного планирования референт должен четко знать все свои задачи и обязанности. Если у него нет ясности в этом вопросе – долгосрочное планирование невозможно.

Прием "Записываем и анализируем"

Перед планированием важно оценить, сколько времени уходит на решение типовых задач. Для этого используется следующий прием. В течение рабочего дня все действия, занимающие 15 и более минут записываются в ежедневник или блокнот: действие и потраченное на него время. Вечером выделяется время на анализ рабочего дня, в процессе которого выявляются наиболее важные моменты. Определение количества времени, необходимого для решения каждой из задач, возникающих регулярно, поможет более точно планировать эти задачи в будущем и избежать их срывов.

Выявленные «поглотители времени» позволят понять от чего в работе можно отказаться и за счет этого высвободить десятки минут рабочего времени.

Две недели четкого фиксирования всего, на что тратится рабочее время, делает легким прогнозирование и планирование рабочего дня, но это еще не все. Эта методика неузнаваемо меняет человека и его отношение ко времени. Для фиксации, планирования и анализа подходит любой бумажный или электронный носитель, дополненный календарем.

Повышаем эффективность

К сожалению, мало кто без посторонней помощи может выработать в себе новые навыки, повышающие его эффективность в работе. Для людей, самостоятельно или поверхностно изучавших тайм-менеджмент, характерна проблема отсутствия целостного подхода к планированию и управлению временем. Концентрируясь на использовании инструментов планирования (планировщиков, программного обеспечения), сотрудник не берет на себя ответственность за реализацию запланированного. Он ожидает от инструментов планирования эффекта волшебной палочки. И в этом он похож на подростка, купившего классный мяч и новую футбольную форму и ожидающего от себя феноменальных успехов в футболе. Именно поэтому так важно не только получить инструменты  планирования, но и овладеть ими в совершенстве.

Расставляем приоритеты

Важным моментом в работе является четкое понимание приоритетов. Это дает  уверенность в обосновании необходимости выполнения приоритетных задач. Например, если в момент выполнения задачи «заказ авиабилетов» появляется срочная работа, референт всегда может объяснить: «На сегодня у меня запланирован заказ билетов. Если выполнять срочную задачу сейчас, это передвинет заказ билетов на завтра, а по условиям авиакомпании это увеличит их стоимость на 30%. Если вы готовы на это пойти, тогда я приступаю к выполнению срочной задачи». Если секретарь понимает свою работу, у него не возникает проблем с аргументированием. Он должен знать не только что и в каком порядке он делает, но и почему. В таком случае он сможет уберечь руководителя и компанию от нерациональных трат или даже убытков.

Если руководитель часто ездит в командировки, понимание приоритетов облегчает работу помощника. Например, при приобретении авиабилетов секретарь, зная предпочтение своего шефа сидеть в самолете у иллюминатора, должен также учитывать, допустимы ли пересадки и их количество; что приоритетнее – цена или время перелета. Картина, которая сложится у секретаря после изучения  приоритетов директора, будет примерно следующей: стоимость в таких-то пределах, время перелета в таких-то пределах, количество перелетов – не больше двух, желательно место у окна. Владея полной информацией, референт всецело снимает заботы о технических вопросах со своего руководителя, освобождая его время для решения других задач.

Пусть ваши планы станут реальностью!

Мила Богуш-Данд,

учредитель и собтвенник компании BogushTime,

специально для "Секретарь-референт" (март, 2012)