Светлана Позова: "Самое главное – это разобраться с целями, ставить их и не бояться, что они большие и трудные"

Светлана Позова, заместитель генерального директора издательско-консалтинговой компании «Баланс клуб», учредитель и вице-президент Всеукраинского бухгалтерского клуба, свой первый тренинг по управлению временем прошла в далеком 2010 году. Через 2 года она освоила электронный планировщик TimeOptimizer, в прошлом году - закаказала корпоративные BogushBook-и для своей команды. Мы встретились с ней, чтобы узнать как развивается компания сейчас и каких результатов удалось достичь за это время.

Светлана, как Вы познакомились с компанией BogushTime и технологией управления временем?

Это было достаточно давно. Мы приглашали Людмилу Богуш для проведения корпоративного семинара по управлению временем для сотрудников нашего отдела продаж и для сотрудников наших партнеров. 

Хотели, чтобы у людей появилось желание больше делать в единицу времени, чтобы у них было достаточно хорошее планирование. Потому что когда ты продавец и приходишь на работу, а у тебя нет четкого плана на день, то ты начинаешь непонятно с чего. И этот хаос не прибавляет эффективности и продуктивности в работе. Поэтому и  возникла такая идея – провести обучение, чтобы повысить эффективность работы.

Тогда впервые мы поняли, что это за технология управления временем, получили правильные данные о том, как правильно планировать и получать результаты. 

Что полезного узнали и применяете до сих пор из изученного?

На тренинге узнали, прежде всего, что любое планирование нужно начинать с цели. После этого сразу становится понятно, как ее достигать. И ты планируешь понятные и вполне осуществимые шаги её достижения. 

Каждый год мы проводим стратегическое планирование в компании и оцениваем ситуацию, которая происходит. Сейчас мы проводим его чаще, так как ситуация очень быстро меняется и необходимо проводить коррекцию своих целей. 

И у нас есть долгосрочная цель, которую мы хотим достичь - Внести вклад в развитие экономики Украины, помогая предприятиям создавать, сохранять, преумножать и наилучшим образом использовать свои ресурсы и активы. 

И все наши подцели направлены на достижение этой долгосрочной цели. 

Ближайшая задача для нас - дать бухгалтерам, руководителям и владельцам практические решения их проблем с выводами и рекомендациями, после которых они смогут принять правильные управленческие решения для выживания своего бизнеса  и для сохранения предприятий в существующих условиях. 

Каким образом Вы сообщаете своим сотрудникам о долгосрочных целях? Часто бывает, что цели остаются в голове учредителя, а персонал может и не знать о них. Как это происходит в Вашей компании?

Все цели у нас описаны в стратегическом плане - есть долгосрочная цель, цели на ближайшую перспективу. Также описано, как мы эту цель будем достигать. Это нужно делать, потому что только в этом случае мы поймем, достигаем мы эту цель или нет. 

Прежде всего, мы, как учредители, оцениваем ситуацию, определяем сильные и слабые стороны на данный момент. Делаем такой небольшой SWOT-анализ. Определяем самые главные ситуации, которые создают нам барьеры в достижении целей. Проводим сессию стратегического планирования с топ-менеджерами и ведущими сотрудниками, на которой  составляются программы, помогающие решить эти проблемы. После того, как мы все составили программы, делаем презентацию для всех сотрудников компании. 

Кроме этого, приходят новые сотрудники. Для них существует оргполитика, где описаны все наши цели, и каждый новый сотрудник изучает ее. Мы показываем, почему именно эти цели. Есть корпоративный глоссарий, в котором собраны все специфические термины в области экономики (очень важно прояснять эти слова). Даже элементарное слово «бухгалтер» может ввести в замешательство новичка. Поэтому важно сначала от всех добиться понимания всех терминов, и потом легче доносить и цели.  

Также в каждом кабинете у нас висят плакаты с целью компании. Пишем нашу цель во всех рассылках. Обязательно используем во всех коммуникациях с сотрудниками и клиентами. 

У нас даже есть такие слоганы «Мы сделаем всё, чтобы Ваша жизнь стала легче». Мы стараемся поддерживать это всё и, исходя из этого позиционирования, планировать все свои действия.

Ранее у вас был слоган: «Бухгалтерия - это любовь». Что с ним произошло? 

«Бухгалтерия – это любовь» - это вообще наше отношение к бухгалтерии. У многих сложился стереотип, что бухгалтер – это серая мышь. Мы хотим поменять это отношение, и одним из наших замыслов - повышение престижа профессии бухгалтера. Хочется возродить тот былой престиж, когда бухгалтер был правой рукой руководителя компании, и понимал свою задачу, как важно дело сохранения и преумножения активов компании. 

Если мы посмотрим на само слово «бухгалтер», то это «держатель книги», и он записывает туда всё, что называется активами, все что компании может принести доход. И от того насколько правильно он делает эти записи, как эти активы используются, зависит благополучие компании. Поэтому таким слоганом мы привлекаем внимание к этой профессии. 

Каким образом Вы хотите возродить это отношение? Что для этого делаете?

Прежде всего, мы пытаемся активно участвовать в профессиональной деятельности бухгалтера. Для этого была создана общественная организация «Всеукраинский бухгалтерский клуб», который занимается вопросами повышения престижа и влияния данной профессии. Для этого мы проводим много мероприятий – конгрессы, форумы в разных отраслях, где у бухгалтеров есть возможность встретиться, например, с законодателями, поделиться своими проблемами и подсказать, как эти проблемы можно решить. Таким образом, они становятся причиной над той ситуацией, которая происходит. 

Если взять Всеукраинские конгрессы, то по результатам резолюции, которую мы приняли на последнем конгрессе, много вопросов, которые были озвучены участниками, уже повлияли на изменения в законодательстве. Становится меньше неурегулированных моментов. Я считаю, что наша деятельность очень повышает влияние бухгалтеров на законотворчество, и они чувствуют свою причастность к процессу.

Второй год подряд Вы проводили конкурс для бухгалтеров. Какова его цель и задачи и зачем бухгалтеру принимать в нем участие?

Во-первых, когда мы проводили первый конкурс, то не ожидали, что будет такой отклик - около 3 тысяч. Отклик был большой, однако уровень образования бухгалтеров был не очень высокий. Процент правильных ответов на тест был низкий, где-то 15%. И мы увидели, что бухгалтеры хотят повышать свою квалификацию, но если у них есть какие-то пробелы, то они не могут качественно выполнять свою работу. Мы увидели, где есть эти пробелы, и в каких отраслях. Больше всего в бюджетной сфере проблем с квалификацией - у них не хватает средств на обучение и бухгалтеры часто меняются и получают не такую большую зарплату, чтобы оставаться долго.

Поэтому на втором конкурсе мы уже провели опросы, создали экспертную группу, опросили участников, где еще есть проблемы, дали им перечень главных функций бухгалтеров, которые они должны выполнять, и они подтвердили «да, это 100% функции главного бухгалтера». 

Эти функции прописаны в квалификационном справочнике должностей и есть в вузах, как требования при выпуске специалистов, бакалавров, магистров . А когда участники заполнили, какие функции они выполняют на 100%, то мы увидели, что это функции, которые требует налоговая инспекция в отношении отчетности. А функции, которые нужны для предприятия: управленческий учет, финансовое планирование, работа с поставщиками, договорная работа – практически не выполняются – вот здесь были самые большие проблемы. 

И когда мы начали это все анализировать, то увидели, почему у них проблемы - потому что нет примеров, как правильно это делать. То есть там, где налоговая инспекция требует, там есть и специализированые издания, которые объясняют как заполнить отчетность, как закон применить к отчету, а вот как делать финансовое планирование, как делать управленческий учет - тут уже всё происходит по принципу «директор не требует, зачем я буду учиться». 

Одна из задач конкурса - познакомить бухгалтеров с экспертами, которые знают, как это делать и которые готовы делиться своим опытом и успешными действиями в этой области.

Задачей первого этапа конкурса было дать подтверждение большинству бухгалтеров именно  в том, что они умеют делать, то есть там достаточно несложные вопросы в отношении ведения отчетности, заполнения сдачи отчетности, как применять налоговые нормы в работе. При этом первый этап довольно большой. 

На втором этапе задачи чуть сложнее и касаются управленческого учета, фин. планирования  и уже на втором этапе мы выявили тех бухгалтеров, которые имеют достаточную квалификацию и успешный опыт именно в таких вопросах. Этот этап позволил дать им место на площадке, где они смогли поделиться своим опытом. 

А на третьем этапе мы уже выявили бухгалтеров-экспертов, которые смогут даже разработать какие-то методологические инструменты, потому  что Министерство финансов не имеет сейчас возможности создавать правильную методологию. 

И это еще одна из задач нашей общественной организации - помочь в развитии отраслевой методологии. 

Как пример, в прошлом году победительницей конкурса бухгалтеров стала главный бухгалтер Винницкого строительного супермаркета «Эпицентр». Она уже разрабатывает методологические инструкции для своего подразделения, для своих предприятий. Таких предприятий в этой отрасли много, почему бы ей не делиться опытом с другими коллегами? Она сейчас является нашим внештатным автором и дает консультации в наше издание. Дополнительный бонус – её повысили, и она теперь главный бухгалтер одного из крупных проектов в центральном офисе "Эпицентра". 

Бухгалтеры обычно непубличные люди. Как Вам удается «вытаскивать» их на такие мероприятия?

Вы знаете, это стереотип. Бухгалтеры – очень высокотонные люди, во всяком случае, те которые приезжают к нам на конгресс, которые участвуют во всей этой профессиональной деятельности, любят делиться успешным опытом. Так как зажигают бухгалтера, я не видела, чтобы зажигал кто-то другой. Они очень любят отдавать, любят общаться, потому что любой бухгалтер пока не докопается до истины, он не отстанет. Тем более, когда мы проводили опросы экспертной группы на конкурс, то 80% сказали, что имеют опыт публичных выступлений. Мы сами были удивлены:). 

Недавно вы заказывали в компании BogushTime BogushBook-и со своим логотипом. Как возникла такая идея? Какой цели послужили наши планировщики? 

У нас есть региональные представители, которые представляют Всеукраинский бухгалтерский клуб в регионах. И одна из последних задач, которая стояла перед ними - популяризация конкурса. Поэтому каждый из них должен был провести пресс-конференцию в своем регионе. 

Для них все это было в первый раз. Все были непубличные люди, до этого занимались больше продажами, а сейчас у них функция представительская - наладить связи с общественностью в регионах. И боялись они страшно, когда я поставила им такую задачу. 

Первая пресс-конференция состоялась в Чернигове - пригласили директора, бухгалтера, журналистов. Получилась такая дискуссия - нужно ли бухгалтеру повышение квалификации, нужно ли участвовать в конкурсе, каждый высказал свое мнение, и получилась интересная передача. 

Остальные регионы, посмотрели на это и начали импровизировать. Начались выступления на утренних эфирах. Об этом писали местные газеты, показывало телевидение. В общем, интересная игра получилась. Ведь каждый регион сделал по-настоящему классную пресс-конференцию. 

Поэтому нам надо было как-то поощрить их за эту работу. Когда мы стали выбирать подарок, то хотелось подарить людям что-то полезное и практичное. У них сейчас много разноплановой работы – им надо и связи с общественностью создавать, налаживать контакты и с журналистами, и с государственной властью, и с бухгалтерами. Везде нужно планировать, когда нужно полностью рассчитать свое время. Поэтому для них важна технология планирования, чтобы всё было в одном месте, представительно и удобно. 

Именно тогда мы вспомнили, что есть такой чудесный инструмент, где будет вся информация на год, на квартал, на месяц, на день. Все можно здесь сделать, есть технология и поэтому когда я узнала, что можно еще и наш логотип нанести, ну просто все совпало. И когда мы получили планировщики и вручили подарки, люди были просто в восторге. Мы попали в точку. Оказывается, некоторые из них знали о BogushTime и BogushBook-ах, и даже мечтали иметь такой планировщик. А в итоге получили то, что хотели. 

Светлана, я знаю, что лично Вы сейчас используете электронную версию планировщика для iPad – Time Optimizer. Почему решили перейти с печатной версии?

Я - мобильный человек и при том поклонник Apple, это оказался идеальный вариант для меня. Тем более, что в электронной версии есть больше возможностей. 

Все долгосрочные цели раскладываются до самой мелкой цели. И когда ты планируешь себе какую-то задачу, у тебя сам планировщик обязательно спросит «К какой цели ты это относишь?». И тогда ты смотришь на задачу и подвязываешь ее к уже существующим целям, а если такой цели нет, то ты или создаешь новую цель, или отказываешься от задачи, которая тебя никуда не приведет, а времени может забрать немало. 

А ещё мне нравится сама программа – она эстетична и ею хочется пользоваться.

И напоследок - что можете пожелать нашим читателям и клиентам?

В первую очередь хочу пожелать, чтобы все ваши клиенты почувствовали «вкус» ваших инструментов и поняли, что без них нельзя ни жить, ни работать, ни мечтать. Самое главное, конечно – это разобраться с целями, ставить их и не бояться, что они большие и трудные. Людмила Богуш и её команда знает, как сделать так, чтобы они стали достижимыми. И кстати, когда я свои цели прописываю, они как-то удивительно сбываются…