Как управлять бизнесом на расстоянии и сохранить work-life balance

2 декабря состоялась бизнес-встреча на тему «Как управлять бизнесом на расстоянии и сохранить work-life balance», на которой выступили представительницы самых ярких бизнес-леди Украины - Людмила Богуш и Надежда Васильева. 

В самом начале встречи все участники поделились причинами, по которым им стала интересна тема – кто-то постоянно в разъездах, у кого-то есть идея создавать филиалы уже существующего бизнеса в других городах, кто-то планирует переезд за рубеж и хочет управлять бизнесом на расстоянии. Основной интерес вызвала тема автономной работы бизнеса под удаленным контролем. 

В этой статье приведем основные тезисы и наиболее полезные данные и советы, которыми поделились с аудиторией успешные бизнес-леди - Людмила Богуш и Надежда Васильева. 

Итак, для начала идеи по управлению бизнесом на расстоянии от Людмилы Богуш, учредителя компании BogushTime.

1. Чтобы управлять бизнесом отдаленно Вам необходимо сделать много работы до того как Вы уедете. Вам придется все описать, потому что если Вы уезжаете и думаете, что руководители и сотрудники Вашей компании сами догадаются, как Вы хотите, чтобы происходила жизнь и работа, то, поверьте, они сами не догадаются. Надо все загонять в рамки и строить системный бизнес.
2. У владельца есть определённая роль и манера поведения, и мыслить он должен именно как владелец. Управлять бизнесом должен директор, а продажи делать продавец, каждый должен выполнять свои обязанности. Задача владельца – создавать бизнес и описывать его, чтобы он работал. Создавать бизнес означает придумать бизнес, что он будет делать, следить, чтобы он это делал, а сам ты должен подсказывать, что еще делать.  
3. Вы должны понимать, что в компании должны быть внедрены и описаны три технологии. Что такое технология? Это система, которая состоит  набора из различных алгоритмов, правил и т.д.
4. Первая – это технология производства, Вы должны очень хорошо понимать, как производиться то, что производит Ваша компания. И это должно быть описано, как стандарт технологии создания Вашего продукта. Например, в компании BogushTime два основных продукта - это обучение людей и планировщик BogushBook. И на сегодняшний день в тренинговой компании проводятся только мои тренинги, которые наши тренеры учат наизусть. Т.е. они не проводят, то, что им хочется,  они проводят исключительно то, что я им говорю проводить. И это просто описано, я  даже с уверенностью могу сказать, что компания BogushTime - это фабрика по производству тренингов. Мы не творческая студия, где создают что-то, мы производим одни и те же качественные тренинги по определенным стандартам.
5. Если Вы введете себе стандарты, Вам будет легче отсутствовать, потому что Вы точно будете знать, что нужно проконтролировать и какие стандарты должны соблюдаться в Ваше отсутствие. И если стандарты производства не введены, люди будут вносить то, что им хочется.  Это не потому что они плохие, а потому что люди всегда вносят что-то свое, если не знают, как должно быть. Ведь только владелец бизнеса знает, какую идею и как нужно воплощать.
6. Как донести свою идею? Идею просто нужно постоянно проговаривать.
7. Обязательно собственник должен выйти из производства своей компании. Вы же не будете всегда, допустим, рубить дрова. Вы должны научить дровосеков это делать и объяснить, как правильно, а потом придется регулярно проверять их работу и все. Например, у нас в компании время от времени устанавливаем видео-камеру на тренингах и записываем, как тренеры ведут тренинг. И я эти записи просматриваю. И если  я вижу хотя бы одно отклонение, то я дальше не смотрю, я просто отправляю тренера на коррекцию, тренер должен сесть и переизучить  материал опять, потому что я не имею права допускать какие-то серьезные изменения.
8. Если Вы хотите, чтобы технология работала - она должна быть построена понятно не только для Вас, но и для всех окружающих. Например, мне пришлось переделать мои некоторые тренинги, потому что технология производства долгое время зависела только от меня. Ведь такие умные люди, как собственники бизнеса, могут следовать своей собственной технологии, но не могут передать ее другим. Многие даже говорят: «Я никому не могу это отдать, никто не может лучше меня это сделать». Это можно исправить, только описав технологию. Когда-то я пыталась подобрать себе тренеров, но никак не могла это сделать, все казалось, что нет достойных. И мне муж тогда сказал: «Ты не найдешь достойного, пока тебе нравится самой делать тренинги, когда тебе это надоест, тогда ты и найдешь себе замену». Вот мне не то что надоело, а просто я уехала, и сразу же нашлись люди, которые подходят. И теперь у нас даже топ-менеджеры компании тоже могут делать тренинги, хоть это и не означает, что они делают. Запомните - должна быть жесткая, простая, легко воспроизводимая, стандартизированная технология производства Вашего продукта. И она должна быть подробно описана.
9. Вторая технология, которая должна быть – это технология администрирования. Т.е. стандарты управления тоже должны быть описаны. У меня  компания полностью описана, описаны процессы, коммуникационные виды, описаны стандарты управления, потому что в свое время я прошла Школу владельцев бизнеса, и когда я уехала мою компанию это спасло. Ведь когда Вы ставите исполнительного директора, как Вы должны быть уверены в том, что он будет делать то, что надо. И это возможно только в том случае, если Вы дали ему жесткое задание, как он должен себя вести. Если у него это описано, то он будет действовать в рамках этих инструкций.
10. Еще многие собственники хотят найти исполнительного директора на себя похожих. Забудьте про это. Такие как Вы - имеют собственный бизнес. Если найдете такого как Вы, то Вы быстро потеряете свой бизнес. Вы должны понимать, что разница между директором и собственником очень большая, это два разных психотипа.  И вы должны найти человека по психотипу не собственника, а такого, который налаживает. Найдите человека, которому нравится, что вещи работают, а не создавать их. Задача собственника приносить что-то новенькое, а задача директора делать так, чтобы все системно работало, поэтому ищите таких людей.
11. Как найти исполнительного директора? Мой опыт и наблюдения показывают, что самый лучший вариант - это когда Вы берете человека и выращиваете его из производства. Т.е. у компании есть административная часть и производственная часть компании. Административная часть компании предназначена как раз, чтобы расширять компанию и захватывать как можно большие территории. А производственная часть компании предназначена, чтобы производить продукт. Вот допустим, взять начальника цеха. Чего он хочет? Чтобы станки работали и все. И он смотрит на работников у станков, на то, как они работают. И когда Вы повышаете этого человека до директора, он просто добивается, чтобы «станки» работали в любой сфере. Что Вам и нужно.
12. И третья технология - это технология маркетинга, технология продвижения. Т.е. должны быть описаны процессы, как нужно продавать Вашу продукцию, и как надо выводить ее на рынок. Если у Вас это не описано жестко, то почти у всех компаний, которые я знаю, самое больное место - это отдел продаж. Но это не проблема именно  отдела продаж, а проблема в том, как построен маркетинг. Потому что по идее маркетинг должен быть построен таким образом, чтобы люди приходили в отдел продаж и кричали «Заверните, пожалуйста», и чтобы Ваши продавцы просто заворачивали. А когда Ваши продавцы  не просто заворачивают, а вовлекают, рассказывают, ведут переговоры и так далее, то понятное дело Вы тогда начинаете зависеть от них, Вы начинаете бояться их потерять, а они начинают Вами манипулировать. Поэтому изначально должен хорошо работать пиар и маркетинг, тогда с продажами тоже все будет хорошо. 
13. В 2014 году я поменяла маркетинговую стратегию компании и сделала основным продуктом BogushBook, мне в течение года пришлось сделать три коррекции, потому что они по прежнему съезжали, вроде все стало на свои места и через полтора года опять тренинги съехали. На словах все было хорошо, но на деле был внесен какой-то элемент, из-за которого все съезжало. И это было связанно с тем, что именно стратегия маркетинга была не описана. Я недавно ездила на обучение по построению отдела продаж и  первый день я сидела в жуткой тоске и понимала, как много мне нужно исправить и сделать. Но потом я просто поняла, что я выросла и та часть, которая была не стандартизирована, она просто начинает останавливать меня. При этом Вы не можете одновременно все три технологии отстроить. В любом случае я думаю, что технология производства уже отстроена, иначе бы Вашей компании просто не существовало, сейчас Вам нужно отстраивать технологию администрирования,  а технология продаж будет уже следующим шагом, потому что если не отстроена технология администрирования, то технология продаж завалится.
14. Как бы Вы не любили свое дело и свою компанию, рано или поздно Вам это надоедает. Поэтому очень ценно, когда у Вас есть какие-то новые планы, куда-то развиваться, что-то делать, чем-то гореть.

Рекомендации и успешный опыт Надежды Васильевой, генерального директора «Майкрософт Украина».

1. В первую очередь важно установить и придерживаться единых стандартов. Кроме того, каждый сотрудник должен понимать свою роль. Безусловно, это не ограничивает возможностей персонала для креатива, но важно проявлять творчество в своем направлении с учетом стандартов того или иного бизнеса, где четко прописаны роли и ожидания конечного результата от его исполнителя.
2. В настоящее время мы с вами ежедневно получаем такой объем информации, который 60 лет назад наши предшественники усваивали за всю свою жизнь.  Наша цель состоит в том, чтобы не накапливать 99% процентов задач – засыпая и просыпаясь с ними, а научиться управлять ими, создавая инструменты в помощь структуризации поступающей информации. 
3. Миссия нашей компании – упростить работу с информацией таким образом, чтобы помочь людям соблюдать work life balance. Ведь в реальности невозможно посвятить 8 традиционных рабочих часов исключительно рабочим вопросам. В течение дня нас постоянно что-то отвлекает от трудового процесса – звонки, другая коммуникация с партнерами, коллегами и проч. 
4. Кроме того, сейчас нас все больше и больше отвлекают от работы социальные сети и прочие приложения. Поэтому мы рекомендуем разделить развлекательную и бизнес-тематику на своих устройствах. Над этим стоит поработать. Советую вам исключить социальные сети на ночь - старайтесь пользоваться ими до ужина, иначе ваша личная жизнь развалится.
5. Еще одной важной задачей нашей компании - является помогать людям развивать свой внутренний потенциал. Здесь все начинается с целей.  Как это работает в течение дня и всей рабочей недели? Ваши цели должны быть обозначены и управляемы в ежедневном расписании. Мы же со своей стороны разрабатываем облачные решения, которые позволяют интегрировать процессы и управлять задачами в режиме реального времени.
6. Еще одним немаловажным вопросом является организация личного пространства. Если Вы не вносите в свой план  сон, перерыв на отдых и еду, то вас непременно ждет сбой режима, что в свою очередь приводит к снижению продуктивности. Аналогичная ситуация и у ваших сотрудников.  Ежегодно мы проводим оценку удовлетворенности персонала компанией. Иногда мы сталкиваемся с ситуацией, когда сотрудник, который очень хотел получить позицию в нашей компании, через 6 месяцев работы в Майкрософт просится «на волю». Поскольку график работы очень насыщенный, то нужно проработать не менее 12 месяцев, чтобы научиться продуктивно управлять всеми процессами. Сотрудники должны понять, что их личная жизнь – их собственная ответственность.
7. Ритм бизнеса  обеспечивают топ-менеджеры. Их задача – установить график отчетности и систему измерения результатов. При этом необходимо постоянно совершенствоваться, менять нерабочие подходы и процессы на рабочие. Тогда уровень профессионализма будет расти.
8. Нашим серьезным помощником сейчас выступают Облачные сервисы - они позволяют иметь доступ и обрабатывать информацию 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, в любой точке мира, обеспечивая при этом высочайший уровень безопасности и существенно повышая продуктивность. Более того, наши сервисы позволяют работать одновременно в одном документе нескольким сотрудникам, делиться общими публикациями в удаленном доступе. Вы можете ставить задачи сотрудникам в удобном вам режиме, они их гарантированно получат и обработают.  Во время трансформации бизнесом технологии помогают нам максимально эффективно управлять новыми вызовами.