Планирование рисков в проектах

В своей повседневной деятельности мы постоянно сталкиваемся с рисками и успешно ими управляем. Перейти дорогу в неположенном месте – это риск или поехать на заправку после того, как в вашем авто осталось менее 1л. бензина – это риск. Мы управляем рисками не формализовано и когда появляется угроза достижению наших целей, мы принимаем меры.

Согласно своду знаний по управлению проектами PMBoK, риск – это непредвиденное событие, которое может повлиять на ход проекта. Цель управления рисками – минимизировать негативный риск и максимизировать благоприятные события.

Таким образом, риски – это потенциальные события, которые могут оказать отрицательное воздействие на достижение целей.

Но если жизнь подбросила нам лимон – то мы можем сделать из него лимонад. Когда мы говорим о потенциальных событиях, то они могут оказать положительное воздействие на цели проекта.

Как же эффективно управлять рисками?

В управлении рисками есть три основных этапа:

1. Идентификация риска;
2. Анализ и оценка риска;
3. Планирование и реагирование на риски.

Если мы строим здание и есть риск проседания почвы, то мы можем повлиять на этот риск, посредством взаимодействия с подрядчиком.

Недостаток финансирования – это риск. Низкое качество планирования – это риск.

Имиджевые риски могут реализоваться, если ради достижения цели проекта и стратегических целей, руководство принимает не популярные решения.

Управленческие риски – это ошибки и неэффективность менеджмента. Многие организации стараются делегировать генеральному подрядчику функцию управления.

Перейдем к анализу и оценке рисков.

Для этого рассмотрим инструмент, под названием карта вероятности и последствий.

Согласно этой матрице – первая категория рисков – несущественные риски с низкой вероятностью наступления и огромными последствиями. Ну какова вероятность падения метеорита в нашей местности? Вероятность фактически равна нулю, но последствия были бы глобальными.

Следующая группа рисков – это риски которые могут наступить, но они не окажут воздействия на проект. Их следует идентифицировать и внести в реестр рисков.

Какие пункты обязательно должен включать такой реестр?

• Описание риска и способы влияния на цели проекта;
• приоритет риска;
• список владельцев риска и сфера их ответственности;
• стратегия реагирования на риск и действия, согласно этой стратегии;
• бюджет для ее реализации;
• признаки возникновения риска;
• план В, на случай, если основная стратегия оказалась неэффективной.

Перейдем к третьей категории рисков, и они будут существенными. Примером будет тайфун или цунами в Японии: высокая вероятность наступления и огромные последствия для экономики и социума.

Работа с рисками – это работа на опережение.

Существует две стратегии реагирования на риски – это превентивные меры и корректирующие действия.

Примером превентивных мер будет создание страхового запаса по быстро ломающимся запасным частям и/или с длительным сроком ожидания поставки. Также сюда относится диагностика оборудования и создания плана на случай наступления чрезвычайной ситуации.

Культура эффективного управления рисками – это создание в компании среды, в которой ответственные лица открыто коммуницируют о рисках и принимают решения касательно реагирования на них.

Теперь переходим к стратегиям реагирования на риски. Это передача, уклонение и снижение.

• Первая стратегия – это передача риска. Наглядным примером передачи риска будет страхование и аутсорсинг. К примеру, на стадии заключения контракта на строительство заказчик и исполнитель оговаривают финансовую стоимость работ. В случае повышения стоимости строительных материалов и оборудования, исполнитель покрывает данные изменения за счет собственной прибыли.
• Следующая стратегия – это снижение. Примером может быть внедрение менее сложных процессов, детализация работ до такого уровня, который позволяет снизить вероятность выступления. Это тестирование, испытание прототипов, выбор более стабильных поставщиков.
• Последняя стратегия – это уклонение, - использование проверенной технологии, вместо недавно разработанной.

Когда неопределенные события положительно влияют на ход проекта - мы можем говорить о благоприятных возможностях.

Рассмотрим три стратегии реагирования на благоприятные возможности.

Первая стратегия – использование. Это поиск и освоение новых выгод. К этой стратегии мы обращаемся, если необходимо, чтобы благоприятная возможность была гарантировано реализована. Сюда относится привлечение к участию в проекте талантливого персонала, который способен сократить сроки выполнения и повысить качество проекта в целом.

Вторая стратегия реагирования – это совместное использование позитивных рисков. Заключается в передаче ответственности третьей стороне, которая способна наилучшим образом воспользоваться благоприятной возможностью в интересах проекта.

Это создание партнерства с совместной ответственностью за риски, создание команд, которые разделяют обязанности и полномочия, совместные предприятия, организации, образованные для управления благоприятными возможностями.

И последняя стратегия – это усиление благоприятной возможности – повышение вероятности ее возникновения или повышение положительного воздействия.

Таким образом, планирование рисков учит нас заглядывать за горизонт, а не видеть только верхушку айсберга.