Сокращение сроков в проектах

Не важно, чтобы каждая отдельная задача была выполнена в срок. Важно, чтобы в срок был завершен весь проект.

Успех управления проектом во многом зависит от контроля «железного треугольника» - содержания, срока и бюджета. В центре такого треугольника будет качество.

Нельзя увеличить или уменьшить одну сторону, не задев две другие.

В каждом проекте ключевым может быть только один из перечисленных факторов.

Если в вашем проекте ключевой фактор – сроки, будьте готовы к тому, что придется жертвовать либо качеством продукта, либо бюджетом.

После того, как вы определили цели и прописали ТЗ, критерии качества, рассчитали бюджет и сроки, - вот тогда и начинается самое интересное!

Заказчик, для которого срок является значимым критерием, будет настаивать на сокращении длительности выполнения работ.

И тут потребуется знание подходов к сокращению сроков.

При планировании сроков проекта используют метод критического пути. Он определяет максимальную длительность проекта, анализируя цепочку работ.

Поскольку на критическом пути находятся работы, у которых нет временного резерва, - руководитель и команда должны обращать на него особое внимание.

Есть несколько рекомендаций, как сократить время выполнения работ на критическом пути:

• необходим четкий план выполнения работ, который позволит не суетится, а действовать согласно четкому алгоритму.
• убрать все лишнее из критического пути, если есть задачи, которые можно выполнить заранее, то следует об этом позаботиться.
• можно сделать некоторые работы иначе, если это сокращает сроки их выполнения. Это, как правило, применение инноваций, новых технологий или привлечение более обученных специалистов.
• выполнение двух и более работ параллельно позволяет сократить сроки реализации всего проекта.

Рассмотрим в действии последний способ.

Предположим, вы с друзьями собрались на пикник. Локация – живописное место возле одного из ближайших озер. Чтобы как можно лучше организовать пикник и развлечься, вы решили составить график работ.

Вы выделяете 7 работ, которые необходимо выполнить, чтобы подготовить пикник и добраться до озера.

Необходимо подготовить ингредиенты для сэндвичей, собственно приготовить сэндвичи, снять деньги в банкомате, заправить машину, погрузить вещи в машину, выбрать озеро, поехать на озеро.

Разделение труда мы организуем так: Ваша задача будет снять деньги в банкомате и заправить машину. Ваши друзья приготовят сэндвичи. Остальные работы будут выполнятся совместно.

Далее вам необходимо определить последовательность выполнения работ.

Подготовка и дорога к озеру занимает 57 мин. Но предположим, что вы с друзьями решили потратить не более 45 минут. Где вы сможете сэкономить 12 минут?

Для того, чтобы сократить время проекта, вы должны продумать реальный план.

У вас может появится искушение помчаться по грунтовой дороге со скоростью 160 км/ч и доехать к нему за 18 минут вместо 30, но это не самое разумное решение.

Требуется творческий подход к составлению плана.

Предположим, банкомат находится непосредственно возле заправочной станции. Пока вашу машину заправляют бензином, можно получить деньги в банкомате.

Таким образом, можно потратить 10 минут вместо 15 минут. Казалось бы, вы сокращаете общее время проекта, но это не так. Потому что задача заправить машину и снять деньги в банкомате не находится на критическом пути и сокращение времени их выполнения не влияет на весь проект.

Разве что вы потратите эти 5 минут, чтобы помочь друзьям готовить сэндвичи, но вы договаривались, что каждый занимается своей работой.

Возникла друга идея: друзья готовят сэндвичи в машине пока вы едете на озеро. Это сэкономит 10 минут времени на критическом пути.

В конце концов вы можете принять решение к какому озеру ехать во время погрузки вещей в машину. Это сэкономит вам еще 2 минуты. Таким образом, общее время проекта сократится до 45 минут.

Таким образом, мы находим способы сокращения времени задач, которые находятся на критическом пути до тех пор, пока не сократятся сроки выполнения всего проекта.