Як все встигнути? 7 секретів успіху та управління часом

Щоб усе встигнути, мені завтра треба прокинутися раніше. Наприклад, у 2010 році.

Ця стаття для тих, хто не вміє розставляти прирітети, хто завантажений роботою і валиться з ніг, щоб усе встигнути, а в результаті не встигає найголовніше в житті – жити, отримуючи задоволення від усього, що робиш і бути щасливим. Натомість – втома, спустошеність та відсутність часу не те, що для сім’ї, навіть для самого себе.

У цій статті я писатиму про прості речі, про які ви вже могли десь читати або від когось чули. Але я писатиму не тільки, що потрібно робити, щоб все встигнути, а й як це зробити. При цьому зауважу, що ця система – працююча та дає результати вже 17 років. І першими, хто її оцінив на практиці і продовжує робити це й досі, були люди бізнесу. Тому що вона дозволила їм і дозволить вам знайти час і для роботи, і для дому, і для себе. Отже, почнемо.

Секрет перший – знайдіть себе. Визначте, чого ви хочете саме ви. Якщо вам не подобається “крутитися” день у день в тому “колісі”, де ви зараз, займатися тим, що робите, жити, як живете, то час взяти відповідальність за своє життя, свої дії і свої рішення. Візьміть аркуш паперу, ручку і починайте писати бажання і мрії. Відразу відповім на запитання «чому». Тому що найчастіше спочатку на папері виявляються не «рідні» бажання, нав’язані соціумом чи конкретними людьми, але не ваші. І тільки на четвертому десятку ви почнете витягувати з себе ті заповітні, від яких відмовилися на догоду людям і обставинам.

Секрет другий – поставте цілі. Зараз часто говорять про пріоритети і навіть наводять безліч способів їх визначення. А я наведу вам приклад, якщо вам потрібно в найкоротший термін дістатися з Алмати до Астани, чи поїдете ви до Новосибірська? Ні. Тому вам потрібно визначити пріоритетний напрямок руху – поставте цілі.

У чому відмінність мети від мрії? Запам’ятайте, що мета – це деталі та терміни. “Хочу машину” – це бажання. «BMW – X6, чорний кросовер стандартної комплектації – грудень 2016 року» – це мета.

Виберіть декілька найважливіших ваших бажань і перетворите їх на цілі:

1. Опишіть деталі: роботу, машину, дачу, партнера – які і для чого. Погодьтеся, машина для роботи, для сім’ї та для себе – це можуть бути і 3 різні машини. Тому опишіть деталі.
2. Поставте термін, коли ви хочете досягти мети.
3. Складіть план її досягнення – опишіть проміжні результати, які необхідно отримати, щоб досягти мети та терміни по кожному пункту. Не пишіть дії типу «зателефонувати» – дії можуть бути різні – пишіть результатами. І ще пам’ятайте, план – це лише спосіб, а способи можуть змінюватися.
4. Зважте на ризики, перешкоди, бар’єри, але не надто старайтеся, тому що принципово бар’єри можуть вплинути тільки на терміни досягнення мети. Обставини в житті були, є і будуть – просто щоразу, стикаючись з ними, ставте собі питання “що я можу з цим зробити?” та вносьте до плану додаткові пункти.
5. Опишіть критерії досягнення мети. Тобто. за якими ознаками ви дізнаєтесь, що мети досягнуто. Це важливо, тому що ви можете вже давно їздити своєю машиною, а почуття незадоволення нікуди не йде. Що буде показником досягнення мети? Ключі, документи, виплачений кредит або постійне місце для паркування – вирішувати вам.

Секрет третій – знайдіть час для різних областей життя. Щоб почати встигати, потрібно розуміти, а що ви хочете встигнути. Для цього вам знадобиться простий, але дуже практичний план на довгостроковий період.

Створіть матрицю цілей – таблицю, де по вертикалі йдуть сфери життя, а по горизонталі роки, не менше ніж на 10 років. Трохи скажу про областях життя – я виокремлю 6 основних, які стандартні для всіх, але, якщо є потреба, додайте свою.

1. Впишіть у матрицю всі свої бажання. Розпишіть по роках, коли хочете досягти цілей у тій чи іншій галузі життя.
2. Проаналізуйте, на який період розраховані ваші бажання. Якщо у 2027 році у вас немає жодного бажання, в жодній з областей життя – має вас попередити – ви туди не збираєтеся. І коли ви туди прийдете – велика ймовірність, що опинитеся у «розбитого корита» або ще гірше. Тому хоча б одна мета має бути і через 10 років. Знайдіть перекіс у своїх цілях у бік однієї чи двох областей. І обов’язково придумайте собі кілька цілей у тих сферах, де у вас зовсім порожньо. Людина – це триєдине ціле: тіло, розум та дух. Адже тіло ми своє не забуваємо підживлювати, а от про інколи іноді забуваємо або напихаємо його сміттям зі ЗМІ. А він не менше тіла потребує якісного підживлення – тому читайте, розвивайтеся, навчайтеся. Та й духовність важлива – знайдіть нагоду зробити щось корисне для людей.

Матриця на 10 років дозволяє побачити несподівані речі. Перетин різних цілей з різних областей – і ви або не зможете виконати їх одночасно або навпаки – ви побачите, що відразу кілька завдань ви зможете вирішити, виконавши тільки одну дію: поїздку, нараду, зустріч, статтю тощо. І тоді вам доведеться міняти місцями цілі за часом, тому рекомендую – писати олівцем або створювати таку матрицю в електронному вигляді. Наведу приклад використання «матриці». Коли ви дивитеся на неї, чи вкладатимете гроші в ремонт квартири, чи прискорите будівництво запланованого вами будинку? Чи звільнятимете ви хороших співробітників, якщо збираєтеся розширюватися? Чи напишете статтю, чи підете до ресторану з однокласником, якого не бачили 10 років? Тепер ви зможете не розпорошуватися – у вас є пріоритети – це ваша база для прийняття рішень.

Секрет четвертий – сплануйте рік для різних сфер життя. Принцип той самий, що і у випадку з 10-ма роками, але тут по горизонталі йдуть місяці, а не роки, і можна розписати ще багато іншого крім цілей.

1. Пишіть не тільки кінцеві цілі, але й ті самі проміжні результати, які потрібно отримати, щоб цілі досягти.
2. Дивіться, що для вас важливо виконати в той чи інший місяць, які результати, наприклад, у цифрах мають бути отримані.
3. Впишіть дні народження. Заплануйте відпустку, канікули дітей заздалегідь, як показано на малюнку.
4. Також такий план зручно використовувати у бізнесі, тільки в такому разі по вертикалі вписуються не ключові галузі життя, а підрозділи чи напрямки бізнесу

Секрет п’ятий – плануйте свій день. Багато хто вважає планування марнуванням часу. А що ви скажете, якщо витративши на план всього 15-20 хвилин на день – встигнете виконати все найважливіше і ввечері зможете відчути себе по-справжньому щасливими та повними сил? Для мене план – це не визначення часу, а оцінка необхідних результатів. Коли знаєш, що тобі потрібно і чого хочеш по-справжньому, знайдеш час завжди. Ви зможете сказати «ні» відволіканням, не відкладати справи на потім – ви чітко бачитимете ситуацію, а значить її контролюватимете і встигатимете все. Напишіть не тільки робочі завдання, а й завдання по дому, догляду за собою – планувати варто все. Перегляньте матрицю на рік і визначтеся, що вам варто зробити вже сьогодні, щоб отримати потрібні результати в кінці місяця або до Нового Року, досягти своїх цілей, нарешті.

Секрет шостий – плануйте форс-мажори. У будівельників є приказка: «Помнож бюджет на два, а терміни – на три, і отримаєш реальні цифри». Вам потрібно закладати час на непередбачені обставини.

Між стрілочками «графіка Ганта» у плані залиште вільний час. Якщо не використовуєте – зможете виконати інші завдання.

Секрет сьомий – обов’язково підбивайте підсумки періоду: дня, місяця, року.

Не закреслюйте те, що виконано, а ставте собі «плюс». Тоді ви бачитимете, чого досягли, а не скільки залишилося невиконаним. Ця проста дія піднімає самооцінку, наповнює життя значимістю прожитих днів і років.

Якщо все ж таки щось важливо, але сьогодні вам було не до цього – перенесіть на той день, коли точно виконаєте. Якщо ж переносите давно і ніяк не приступите до виконання, то одне з двох: ви «хворі» на прокрастинацію (відкладення справ на «потім») або вам це завдання насправді не потрібне – викресліть і забудьте. Якщо будете використовувати ці секрети, то зможете встигати все, все, що заплановано до мети. Але на першому етапі навіть ці прості дії також потребують часу. Тому знайдіть для себе 2 дні і навчитеся планувати та розставляти пріоритети у житті на тренінгу «Управління часом та делегування» у Москві. Успіхів вам!

Читати на issue у pdf-форматі