Дмитрий Суслов: У нас есть чудесный инструмент для того, чтобы выполнять задачи и управлять своим рабочим временем

Впервые с компанией «1С-Битрикс» и директором украинского офиса Дмитрием Сусловым мы познакомились на конференции «HR на 100%» более двух лет назад. За это время компания успела увеличить в разы свою партнерскую сеть, провести более 80 бесплатных семинаров по всей Украине, разработать и выпустить новые продукты, расширить штат и переехать в новый офис. Мы с удовольствием наблюдаем за её развитием, а тренеры BogushTime выступают на партнерских семинарах компании, где делятся технологией При-Цельного Тайм-Менеджмента.

Более полугода назад сотрудники украинского офиса «1С-Битрикс» приняли участие в тренинге «Тайм-менеджмент за один день». О том, почему решили обучиться тайм-менеджменту, как происходит стратегическое планирование в компании, какие есть внутренние инструменты для работы с задачами/планами и о многом другом – беседовали с Дмитрием Сусловым.

Дмитрий, добрый день! Были рады видеть Ваших сотрудников на тренинге по тайм-менеджменту. Скажите, в связи с чем возникла необходимость в обучении?

Наши сотрудники или как мы себя называем «Битриксоиды» - это основной багаж, потенциал и ценность компании. У нас есть чудесный инструмент для выполнения задач и управления рабочим временем – корпоративный портал «Битрикс24». Но когда счетчик по задачам стал двузначным, мы столкнулись со сложностями, чтобы связать все это вместе и полноценно уделять время каждой задаче/проекту. Нужна была методика применения инструментов тайм-менеджмента, поэтому решили обучить весь коллектив на тренинге по управлению временем.

Теперь у моих коллег на столах лежат BogushBook-и, в которые они все записывают.

Курс помог девочкам научиться правильно распределять свое время, чтобы и на работе быть активными и успевать больше, и в то же время не забывать о личной жизни и саморазвитии. Благодаря планирования (долгосрочному и краткосрочному) у них появился четкий путь, которым они начали двигаться. Ведь человек, который мечтает и ставит себе цели, способен на многое.

А как в компании «1С-Битрикс» проходит стратегическое планирование?

В нашей компании дважды в год проходят стратегические сессии. Это большие трехдневные мероприятия, на которые съезжаются все директора и руководители направлений. На данный момент в компании работает более 150 человек из Калининграда, Москвы, Санкт-Петербурга, Алматы, Минска и Киева.

Мы собираемся в июне и декабре. В первый день хвастаемся достигнутыми результатами и успехами. Во второй день обсуждаем что происходит на рынке -- о любых трендах, даже не касающиеся коммуникаций компании. Обо всём, что заметили и может оказаться полезным. А последний, завершающий день, посвящаем разработке планов: в начале -- продуктовым, потом - по направлениям. 

После того, как поставлены финансовые цели на полгода, они превращаются в конкретные планы и детализируются по задачам. Дальше задачи делегируются сотрудникам по специальностям. Пока идет сама стратегическая сессия, мы всё набрасываем на флипчартах и бумаге. А когда всё обсудили и согласовали – это уже выкладывается в виде поста на внутрикорпоративный портал «Битрикс24».

Лично я расписываю и представляю свои задачи генеральному директору. Он их утверждает или добавляет что-то. Затем они разбиваются на отдельные задачи и поручаются сотрудникам. Естественно, все это происходит с помощью инструментов «Битрикс24».

Как отслеживаете выполнение задач сотрудниками?

На портале есть механизм слежения, т.н. счетчики, которые не позволяют что-то пропустить. Мне достаточно утром авторизоваться на портале, открыть рабочий день и получить идентификации: «5 задач требуют Вашего внимания». Я сразу же кликаю и смотрю что там, либо прошу интенсифицировать задачу, уточняю текущий статус или сдвигаю сроки этой задачи.

«Битрикс24» состоит из 12 рабочих инструментов – это CRM, Задачи и проекты, Телефония, Соцсеть, Диск, Чат и видеозвонки, Документы, Календари, Почта, HR, Мобильное приложение. Чем Вы пользуетесь чаще всего?

Я чаще всего использую Задачи. В среднем у меня 50-60 задач. Это не только мои задачи, но и те, в которых я «наблюдатель», а не «исполнитель».

Соцсеть — живая ленты, чаты и месседжер. Здесь мы обсуждаем практически всё. Это могут быть и общие посты в группе, и для конкретных адресатов. И, конечно же, личная переписка.

Рабочие группы использую для совместных обсуждений. Когда необходимо устроить мозговой штурм, мы собираемся около доски с маркерами, все записываем, но потом опять же всё переносим на корпоративный портал.

Business Messenger. Портал не всегда открыт, а через Business Messenger я в любой момент могу посмотреть, кто из сотрудников там находится, кто мне написал, какой-то появился бизнес-процесс, требующий моего участия и пр.

С появлением 3G стало удобно использовать наше Мобильное приложение, которое стало моим ежедневным инструментом. 

Самый используемый инструмент для работы с клиентами – это CRM. Я мало его использую, только потому, что с клиентами напрямую не работаю. У нас все-таки партнерская компания, и контакты с партнерами происходят через разные каналы. Мне могут написать через Facebook, через Битрикс24.Network, и позвонить, и письмо прислать...

«Битрикс24» – это инструмент для малого и среднего бизнеса. Его цель – предоставить весь комплекс инструментов для работы в едином поле и дать возможность работать удаленно, не будучи на рабочем месте, с мобильного приложения. Всегда быть на связи и коммуницировать с коллегами. Телефонная связь, Документы – всё под рукой.

Каким образом строится бизнес компании?

«1С-Битрикс» не занимается внедрением своих продуктов. Мы формируем партнерскую сеть, занимаемся маркетингом продуктов и общей организацией работы компании на рынке. Все продажи и внедрения - на наших партнерах (это IT-компании, рекламные агентства и веб-студии).

Для работы с нашими продуктами есть единая база знаний - Wiki, которой пользуются, как правило, разработчики, отдел маркетинга и новые контент-менеджеры.

А как принимается решение о разработке новых инструментов?

Отдельные инструменты в «Битрикс24» были придуманы только потому, что они были нужны.

Например, Планерки и собрания – это обязательный инструмент для деятельности любой компании. Он помогает сокращать время на подготовку, ускоряет сбор отчетности по собранию, хранит историю и обеспечивает открытость для всей компании. Все накопленные материалы уходят в архив и доступны для просмотра всем участникам собрания в любое время.

Или Тайм-менеджмент (Учет рабочего времени) – это инструмент, который дает понимание сотруднику сколько времени он уже за компьютером, а руководителям - о рабочем процессе каждого специалиста, сколько он работал в течении рабочей недели, какие были перерывы, сколько потратил времени на выполненные задачи. Тем более, что наш инструмент интегрирован с рабочими отчетами, графиком отсутствий сотрудников и даже с функцией учета времени на каждую отдельную задачу.

Все остальные инструменты разрабатывались, потому что нужны были либо клиентам, либо мы сами чувствовали, что на рынке это понадобится.

Сколько лет Вы уже на рынке Украины?

Офис в Украине был открыт 13 ноября 2008 года. Лично я работаю в компании четыре с половиной года. Ранее у меня была своя веб-студия и мы делали сайты на платформе «1С-Битрикс».

Дмитрий, спасибо за беседу. И, напоследок, каким правилом личной эффективности можете поделиться с нашими читателями?

Вставать рано, приезжать на работу и успевать все сделать пораньше. Каждый день я встаю в пять утра, сегодня на работу приехал в 7:45. Пока сотрудники пришли в офис, я уже успел сделать четверть дневной работы.