Итоги интернет-конференции «Как эффективно управлять временем на работе и в семье»

• Не успеваете выполнить все запланированное в течение дня?
• Не хватает времени на семью, отдых и новые проекты?
• Вместо воплощения планов в жизнь занимаетесь «текучкой» и решением проблем?
• Хотите изменить эту ситуацию в свою пользу?

На ваши вопросы ответил Артем Золотарь, специалист по управлению временем, сертифицированный бизнес-тренер компании BogushTime.

Как правильно расставить критерии очередности выполнения работы? (Виктор, г. Харьков: | email | 28.11.2012 г. (22:59) 

Виктор, спасибо за вопрос!

Первое, что нужно сделать утром, – это спланировать день:

– выписать все задачи на день;

– определить, сколько времени необходимо для их выполнения (по каждой задаче);

– расставить приоритеты (1 – обязательно выполнить, 2 – второстепенная задача).

День следует начинать с самых важных, обязательных и крупных задач. Лучше их выполнить утром, чем иметь иллюзию того, что к вечеру можно раскачаться.

Большинство отвлечений и форс-мажоров могут приходить во второй половине дня. И вот там можно смело выполнять мелкие задачи.

Итак, необходимо:

1) спланировать день;

2) определить крупные и важные задачи;

3) обозначить мелкие и непредвиденные задачи (не позволяйте в первой половине дня мелким задачам поглотить ваше время).

Успехов вам! 

Как избежать кранчей? (Петр, 28.11.2012 г. (17:54)

Петр, спасибо за вопрос!

Если под словом «кранч» понимать суматоху и аврал, то с этим нужно обязательно справляться. Лучше такие ситуации предупредить, чем геройски преодолевать.

Для того чтобы аврала и суматохи в работе не было, необходимо планировать свои действия не в разрезе только одного дня. Следует смотреть вперед минимум на неделю. Нужно распределить нагрузку по каждому дню равномерно и соблюдать баланс. Но часто приходится делать все в последний момент.

Чтобы нагрузка распределялась равномерно, заведите себе планировщик. Если работа групповая, планируйте сообща, ежедневно проводя координации с подведением итогов дня.

Успехов вам! 

Здравствуйте, Артем. Посоветуйте или дайте инструментарий, как правильно распределить именно рабочее время? Начинается в 7:00 и заканчивается в 18:00, основным «денежным" вопросам я уделяю часа 3–4, а текучка сжирает все оставшееся время, что делать? И чтобы штат не расширять? (Денис, г. Кировоград 28.11.2012 г. (15:15)

Денис, спасибо за вопрос!

Понимаю вас, текучка отбирает много времени, которое можно было бы превратить в деньги.Изначально, вам проясните для себя, сколько времени вам потребуется в день посвящать денежным вопросам.

Есть такое правило: работа будет делаться ровно столько, сколько времени на нее отводится. И если вы отведете на текучку определенное количество времени, вы выполните ее именно за этот период. Если текучка забирает много времени, значит, вы позволили ей это сделать. Текучка денег не приносит, но и без нее никак.

Вам нужно спланировать день по принципам эффективности: утро начинать с планирования всех задач на день! Но лучше это делать с вечера. Вот поочередность:

1.    Выпишите все задачи на день (и крупные, и мелкие, и текучку).

2.    Напишите напротив каждой из задач, сколько времени необходимо для их выполнения (всегда закладывайте максимально нужное время для выполнения задачи).

3.    Запланируйте время на непредвиденные задачи (не менее 20% всего рабочего времени – 2–3 часа). Это значит, что рабочих задач на день должно быть по времени на 6 часов максимум, если вы работаете 8 часов в день.

4.    Посчитайте общую сумму времени по задачам на день (вместе со временем на форс-мажоры). Сумма должна равняться количеству ваших рабочих часов.

Если времени оказалось больше, чем нужно, определите – какие задачи обязательно нужно сделать сегодня и какие оставить на другие дни.

Старайтесь именно первую половину дня посвящать самым важным делам. Для мелких задач выделяйте конкретное время (например: с 14 до 16) и делайте их поочередно, но не синхронно – потратите больше времени.

Если начнете день с мелких задач, к крупным и важным уже вряд ли дойдете. Это основа, которой нужно придерживаться.

Успехов вам! 

Добрый день. Почитала ваше интервью. Спасибо – очень познавательно. Единственное, не до конца освещен вопрос с пожирателями времени – людьми. Это могут быть клиенты, партнеры по бизнесу, сотрудники. Люди, которые много и не по делу говорят. Не всегда поймешь, чего они хотят, а время на них все равно приходится тратить. Как себя вести с ними? (Людмила, г. Никополь 27.11.2012 г. (16:46)

Людмила, спасибо за вопрос!

Действительно, одним из самых крупных поглотителей времени сейчас являются окружающие нас люди. Особенно те, которые любят поболтать не по делу. Если такой человек отвлекает  вас от важных дел, задайте ему вопрос в лоб: «Зачем ты мне это сейчас рассказываешь? С какой целью ты это спрашиваешь? (Это для сотрудников и партнеров.) Пусть напишут вам по почте, если там что-то важное (когда будут писать, потратят свое время, а не ваше). Если к вам пристают не по делу клиенты, задайте следующие вопросы.

Я вас поняла/услышала. Чем именно я могу вам помочь сейчас? Какие вопросы у вас есть ко мне? Если важных вопросов нет, предложите пообщаться тогда, когда у вас для этого будет свободное время. Вы имеете на это полное право. Ведь вы хотите выполнять свою работу хорошо и в нужные сроки.

Успехов вам! 

А у меня проблема с точностью до наоборот. У меня магазинчик в торговом центре. Когда покупатели есть, время летит быстро. Но бывают дни, когда их просто нет. Вот тут-то и начинаешь жалеть уходящее время. Можно, конечно, в это время умную книжку почитать, над рекламной акцией подумать и т. п. Но время все равно остается и хочется его использовать эффективно, а не разгадывая кроссворды. Что посоветуете, Артем? (Сергей, г. Харьков 27.11.2012 г. (12:16)

Сергей, спасибо за вопрос!

Да, время не стоит растрачивать. Ведь вернуть его для полезных дел уже невозможно. Чтобы свободное время чем-то занять, нужно сначала составить список того, чего вы хотите достичь в жизни. Помечтайте и напишите все, чем бы вы хотели заниматься и получать в разных областях жизни (бизнес, семья, здоровье, хобби и пр.).

Как бы банально это не звучало, но, не зная, чего хочешь от жизни, человек будет впустую тратить свое время.

Как только вы составите этот список желаний, спросите себя, что я могу сделать уже сегодня для того, чтобы что-то из этого списка реализовать? Ведь часто люди выполняют дела изо дня в день, даже не задумываясь, ради чего все это. Потом расстройства, депрессии, отчаяние и сожаление об упущенном времени.

Свободное время – огромный дар! Цените это! Направьте его на познание нового и интересного (иностранные языки, литература, общение, хобби, продвижение вашего бизнеса и т. д.). 

Успехов вам! 

Если катастрофически не хватает времени на выполнение всех задач, многие тренеры советуют делегировать некоторые задачи своим подчиненным. Но мой бизнес пока в стадии развития, подчиненных мало, и управленческие задачи я им отдать не могу. А времени не хватает. Как быть? (Светлана, г. Кременчуг 27.11.2012 г. (11:56)

Светлана, спасибо вам за вопрос!

Если вам, как руководителю, не хватает времени, чтобы все успеть, возможны только два выхода: плохой и хороший.

Плохой – очень скоро вы можете сгореть от такого темпа и количества задач. Такой хоккей нам не нужен.

Хороший – в ближайшее время (1–3 дня) сесть и выписать все циклы, которыми вы занимаетесь, и выбрать те, которые можно дать выполнять подчиненным. У руководителя две основные функции: стратегия развития компании и контроль за выполнением задач сотрудниками.

Все, что могут делать сотрудники, должны делать они!!! И вы можете их этому научить. Ведь лучше вас в вашей компании это никто не делает.

Пусть подчиненных и мало, но они способны на многое. Поверьте! Вы так освободите время для действительно Важных задач. Правильному делегированию и контролю можно научиться.

Успехов вам! 

Золотую медаль в школе и красный диплом в университете заработал во многом благодаря тому, что использовал время для особой концентрации внимания в решении поставленных учебных задач с 22:00 до 01:00, когда все вокруг затихает и ничего не отвлекает. Сейчас же многие на лекциях по эффективному использованию времени рекомендуют использовать утро и первую половину дня для концентрации усилий в решении задач и ложиться спать как можно раньше. Попробовал так делать, но не только сконцентрировать внимание не получилось, но и вообще ничего не удалось делать из намеченного. Не могу теперь понять: это из-за непривычного распорядка дня и стоит продолжать, пока окончательно не привыкну? Или все-таки не стоит самого себя мучить, а следовать старому, но уже хорошо зарекомендовавшему себя распорядку дня? (Павел, г. Мариуполь 26.11.2012 г. (15:50)

Павел, спасибо за вопрос!

Не мучайте себя! Если этот метод для вас работает, используйте его. Глупо отказываться от исправного велосипеда в пользу самоката, который еще нужно собирать самостоятельно и без отвертки. Вечер – это время для подведения итогов дня, анализа произошедшего и постановки планов на следующий день. Утром вы можете уже подкорректировать то, что было создано вечером.

Успехов вам! 

Как заставить себя выполнить обязательные, но трудные и неинтересные дела? Есть ли такие хитрые методы? (Иван, г. Полтава 26.11.2012 г. (14:50)

Иван, спасибо за вопрос!

Для того чтобы заставить себя выполнять такие дела, вам обязательно нужно себе ответить: ради каких целей вы это делаете? Если это деньги, скажите себе, что это не цель. Деньги – ресурс для достижения целей. Поэтому вам нужно проработать свои цели на будущее. Любые дела, выполняемые вами, будут полезными только тогда, когда будут приближать вас к целям. Воспринимайте неинтересные дела как шаг к вашим стремлениям.

Не нужно ждать «волшебного пенделя». Он может не прийти. Лучший мотиватор для вас – это ваши цели! Постоянно задавайте себе вопрос: зачем я это буду делать?

Очень важно понимать каждому, что мотивация себя на выполнение тех или иных задач приходит после ваших действий, а не до них.

Успехов вам! 

Как вы считаете, нужно ли планировать дела на год, на два, на больший период, если ситуация вокруг постоянно меняется и порой от тебя лично зависит немногое? (Елизавета, г. Кривой Рог 26.11.2012 г. (14:47)

Елизавета, спасибо за вопрос!

Я вам точно могу сказать, что долгосрочные планы строить для себя просто необходимо! Человеку нужно знать и видеть, куда ему идти. Ведь бегун, который не знает, где финиш, может заблудиться, потеряться и в итоге остановиться, потеряв всякую надежду. Каждый из нас сегодня работает ради будущего. И точно не ради только еды, одежды и удовлетворения основных потребностей. Человек жив только тогда, когда у него есть цели на будущее.

Поэтому цели должны быть обязательно, а планы их достижения могут меняться, ведь мир меняется постоянно. Воспринимайте план как гибкую систему. То, что не сработало сегодня, не должно вас останавливать совсем. Есть очень много секретов, как сделать так, чтобы эти планы вдохновляли и радовали!

Успехов вам в составлении долгосрочных планов и постановке целей! 

Артем, подскажите, что делать в такой ситуации: ты уже спланировал свое время, важные и неважные дела на день, даже выделил время на непредвиденную текучку; приходишь на работу, а на тебя начинают сыпаться всякие неотложные неожиданности, требующие срочного внимания... (Елена, г. Днепропетровск, 26.11.2012 г. (13:21)

Да, Елена, такие ситуации происходят очень часто. Поделюсь тем, что действительно для меня и моих клиентов работает.

Какая бы задача не была «СРОЧНАЯ» (лучше называть такие задачи немедленными), ее сначала следует зафиксировать (записать в ежедневник). Это нужно для того, чтобы оценить задачу. Что важнее – то, что я собирался делать сейчас, или то, что свалилось на меня внезапно и требует немедленного выполнения? Если не фиксировать такие задачи, человек всегда будет хвататься за «новые»! Это самообман, к сожалению.

Если немедленные задачи часто приходят к вам утром, изначально выделяйте время для них. Принимайте их, оценивайте и выполняйте задачи на день уже с учетом корректировок.

Успехов вам! 

Что делать, если планирование не помогает? Постоянно остаются дела, которые переходят из одного дня в следующий. Может, не строить планы?(Наталия, г. Днепропетровск, 26.11.2012 г. (13:19)

Наталья, спасибо вам за вопрос!

План на день нужно обязательно составлять. Только делать это необходимо правильно.

Вот поочередность:

1. Выпишите все задачи на день (и крупные, и мелкие).

2. Напишите напротив каждой из задач, сколько времени требуется для их выполнения (всегда закладывайте максимально нужное время для выполнения задачи).

3. Запланируйте время на непредвиденные задачи (не менее 20% всего рабочего времени – 2–3 часа). Это значит, что рабочих задач на день должно быть по времени на 6 часов максимум, если вы работаете 8 часов в день.

4. Посчитайте общую сумму времени по задачам на день (вместе со временем на форс-мажоры). Сумма должна равняться количеству ваших рабочих часов.

5. Если времени оказалось больше, чем нужно, определитесь – какие задачи обязательно нужно сделать сегодня, а какие в другие дни.

Составляя такой план каждое утро, вы сможете избавить себя от регулярных переносов задач.

Успехов вам! 

Если тяжело сосредоточиться на работе, когда много мелких дел и еще появился синдром сомнения – правильно ли ты все сделал, то как быть? (Анна, 26.11.2012 г. (13:10)

Для того чтобы мелкие дела не рассеивали ваши внимание и силы, вам нужно записать все задачи на день и определить время для выполнения каждой из них.

Даже можете себе нарисовать маршрут дня стрелочками: расчертите себе день по часам (можно поделить и на 30-минутные отрезки) и выделите определенное время под задачи. Например: с 13:30 до 15:00 я делаю звонки клиентам, отвечаю на письма и т. д.

Не начинайте день с мелких дел. Начинайте с крупных и важных. Именно они приводят к большим результатам.Что касается сомнений в правильности выполнения задач, то вам нужно предварительно (до начала их выполнения) прояснить для себя, что именно вы должны получить в результате и подумать над способами их выполнения.

Не бойтесь делать ошибок. Главное, их не повторять.

Успехов вам!

Специально для "Частный предприниматель"