Как создать идеальный результат при помощи планирования
Видение без действий – это мечта. Действие без видения – это кошмар – гласит японская пословица. Действие без плана – это катастрофа для вашего проекта и любого начинания.
Согласно Своду знаний по управлению проектами, PMBoK, жизненный цикл проекта состоит из четырех основных этапов – инициация, планирование, выполнение - контроль и завершение. Последовательный переход от одного этапа к другому повышает шансы проекта на успех. Данный принцип близок и технологии При-Цельного тайм-менеджмента, основные шаги которой – постулат, план, производство и продукт. Благодаря технологии наши клиенты ускоряются в достижении результатов и прямо пропорционально сокращают затраты своих ресурсов.
Тем не менее, типовые ошибки в проектах являются самыми распространенными.
Пожалуй, самой злободневной проблемой является сознательное решение руководителя пропустить один из этапов проекта. И это первое табу. Проект, как и живой организм, должен проходить все этапы своего жизненного цикла – невозможно пропустить рождение или становление. Также этап инициации и планирования содержит множество процессов, которые являются жизненно – важными для определения успеха данного предприятия.
Можно выделить несколько причин, по которым команда проекта совершает эти ошибки снова и снова:
- Сжатые сроки выполнения. Это злодеи в проектном менеджменте – они побуждают пропустить стадию замысла и целеполагания и переходить сразу же к выполнению работ. Однако эта стратегия не способствует экономии времени, а только приводит к неоправданным затратам.
- Типовые проекты, с низким процентом неопределенности задач. Главным аргументом руководителя проекта при этом является огромный опыт в выполнении подобного набора работ. На первый взгляд, план пересматривать совсем не обязательно. Но это всего лишь иллюзия, - каждый проект уникальный и в нем будут присутствовать элементы новизны. Планировать в таком случае особенно важно, поскольку условия данного проекта могут отличаться: вам придется работать с новой командой или оборудованием. Найдите время, чтобы удостовериться в соответствии плана новой ситуации.
- Отсутствие критериев результата. В этом случае, команда рискует потратить весь ресурс и полностью потерять мотивацию, так и не достигнув целей проекта.
Диагноз установлен, ну а как же подобрать лечение?
Как же быть с заказчиком, который рассчитывает получить продукт или услугу, которая соответствует требованиям ТЗ, проектно-сметной документации, по качеству, по количеству, по характеристикам?
Для того, чтобы предотвратить ошибки и причины, по которым они допускаются, стоит рассмотреть процессы на каждом этапе жизненного цикла проекта более пристально. На самом деле, там кроется множество подводных камней.
Инициация
На данном этапе жизненно важна не только правильная постановка целей, а и определение критериев результата.
Поэтому критично важно воссоздать видение заказчика, которое базируется на его ценностях. Зачастую, руководитель проекта недооценивает потенциал этого ресурса и задается больше такими вопросами: как сделать лучше, как сделать быстрее, упуская самый важный вопрос – как делать то, что надо. А это и есть первый критерий успеха.
Следующий этап жизненного цикла проекта – это планирование
Задача данного процесса - создать оптимальный маршрут от цели к результату. План – это дорожная карта, в которой должны быть очень точные координаты. Планирование – это сквозной процесс, который присутствует на всех стадиях жизненного цикла проекта, его задача – достичь поставленных целей с минимальными затратами.
Один из важнейших процессов на этапе планирования - это процесс управления рисками. Необходимо грамотно провести их анализ и оценку. Ведь лучше предотвратить пожар, чем бороться с его последствиями. Но если у риска высокая вероятность выступления и высокие последствия, - тогда необходимо выбирать стратегии реагирования.
Каждая из этих трех стратегий, в рамках процесса управления рисками, заслуживает отдельного внимания.
- Первая стратегия – это передача риска. Наглядным примером передачи риска будет страхование и аутсорсинг. К примеру, на стадии заключения контракта на строительство заказчик и исполнитель оговаривают финансовую стоимость работ. В случае повышения стоимости строительных материалов и оборудования, исполнитель покрывает данные изменения за счет собственной прибыли.
- Следующая стратегия – это снижение. Примером может быть внедрение менее сложных процессов, детализация работ до такого уровня, который позволяет снизить вероятность выступления. Это тестирование, испытание прототипов, выбор более стабильных поставщиков.
- Последняя стратегия – это уклонение, - использование проверенной технологии, вместо недавно разработанной.
Когда неопределенные события положительно влияют на цели проекта – у нас появляются благотворительные возможности. Поиск и освоение дополнительных выгод также должен быть запланирован.
Рокфеллер, приумножая свое состояние говорил: «Я всегда старался превратить каждое бедствие в возможность».
Планирование учит нас заглядывать за горизонт и видеть не только верхушку айсберга.
Правильная постановка цели и грамотно разработанный план – это фундамент успеха, который поможет отслеживать прогресс выполнения работ проекта, его динамику на этапе выполнения и контроля.
На данном этапе мы фиксируем плановые показатели по временным, трудовым, материальным, интеллектуальным ресурсам. Далее мы оцениваем фактические затраты и сравниваем план и факт. Погрешность между планом и фактом будет показателем качества выполненных работ.
Поэтому регулярно оценивайте свое продвижение к целям, корректируйте планы, если они «не работают», подсчитывайте полученные результаты и вдохновляйтесь новыми целями.
И если заглянуть за кулисы проектной деятельности – то это системный, комплексный, увлекательный процесс созидания, в ходе которого рождается новый продукт или услуга, которые способны изменить мир к лучшему.
Консультант компании BogushTime,
Вероника Мельник
