Сделать все или сосредоточиться на главном?

Конечно, на главном. Мы все так и делаем. А потом звонок телефона, внезапный визит, или срочное дело разрушает все наши планы на день. И хотя в глубине души мы понимаем, что упускаем что-то важное, но оказываемся не в состоянии сменить ритм «белки в колесе», чтобы успеть все. Ведь мы искренне считаем, что все, чем мы с вами занимаемся, — важно, и это тоже кто-то должен делать. А знаете, почему мы так считаем?

Постановка задачи

Мы просто не знаем, ЧТО для нас главное. Есть действия, к которым мы привыкли: сказать, распорядится, позвонить, проконтролировать, сделать самому. А вы задумывались — зачем? А приходило вам в голову, что это может сделать за вас кто-то другой? А может вам и не нужны те задачи, которые вы не успеваете сделать изо дня в день? Давайте разберемся.

Создайте «Базу для принятия решений». Определить, что по-настоящему важно, вам поможет только понимание того, какого результата вы хотите достичь. Т. е. в основе всего лежит простое понятие — цель.

Врач, который проводит операцию, еще до ее начала знает, каким должен быть результат, а с учетом специфики работы и возможных ситуаций, и варианты достижения этого результата. Т. е. вы всегда сначала видите будущее, а потом планируете, как это будущее сделать реальностью. И заметьте, очень сложно представить себе внешний форс-мажор, который бы отвлек врача от его цели. 

Такой подход называется стратегическим планированием. И первое, что вам предстоит сделать — это выписать ваши желания, мечты, цели. Все, что для вас важно, все, чего вы считаете нужным достичь, как человек, как личность, как профессионал. Почему все это касается только вас? А потому что работа — это часть ВАШЕЙ жизни, а не наоборот. Потому что семья — это те, о ком ВЫ заботитесь. Потому что люди вокруг — это те, кто зависит от ВАШЕГО решения. И если не будет ВАС — кто будет делать, заботиться, принимать решения, управлять и контролировать? ВАШУ жизнь за вас никто прожить не сможет.

Поэтому сначала выпишите все, чего вы сами хотите достичь в разных сферах жизни. Учтите, что человек не только ходит на работу, потом возвращается домой, и обратно. Наверняка, в ваших планах будет что-то связанное с отдыхом, обучением и развитием, семьей, рабочими задачами и карьерой, творчеством, желанием что-то иметь и где-то побывать. Пишите все — время покажет, что было для вас действительно важно, а что было чьей-то мечтой — не вашей, но об этом потом. 

Очень важная деталь — учтите «заботу о здоровье». Иначе этот пункт обязательно вылезет где-то сам и в самый неподходящий момент. Ну, кому я рассказываю? А, впрочем, именно так и происходит, когда все самое ценное вы отдаете людям: время, силы, здоровье, а о себе подумать обычно недосуг. Даже больше скажу — в нашей стране, это чуть ли не неприлично — думать о себе и своих потребностях и желаниях. А думать обязательно нужно, учитывать обязательно нужно, и делать все, чтобы удовлетворить их обязательно нужно. Будете вы здоровы, успешны и счастливы — на одного здорового, успешного и счастливого человека в этом мире станет больше. А так как это состояние «заразно», то вас будут окружать такие же люди.

Составляем план

А теперь о людях. Как их учесть в своих планах? Как только ваш взгляд в будущее начнет охватывать не только ваши желания, но и потребности окружающих вас людей — вы переходите к стратегическому управлению. Пока ваш список — это только список желаний, теперь вам предстоит превратить его в цели. Для этого вам придется учесть несколько моментов: срок, детали, риски, план действий, и пересечение разных областей деятельности.

Для этого прекрасно подходит так называемое «матричное планирование» в виде таблицы. Поэтому создайте на компьютере или начертите простую табличку: по горизонтали годы, а по вертикали области жизни, какие — определите сами, но не больше 7. Традиционно выделяют 6 основных: 

• физические, связанные с телом (спорт, питание, жилье, одежда, комфорт, и т. п.); 
• личностные, связанные с запросами интеллекта (обучение, общение, друзья, и т. п.); 
• семейные; 
• бизнес или рабочие; 
• принципиальные (духовные, социальные, оказание помощи кому-то); 
• общие (путешествия, творчество, праздники и события).

Как только вы перенесете в такую таблицу свои желания — они получат реальный срок выполнения — год, когда вы хотите это получить. Строить планы лучше сразу на несколько лет вперед. 

Здесь вы увидите неожиданные вещи. Что желаний у вас максимум на пару лет, такое чувство, что дальше вы не собираетесь. Что все задачи, цели, идеи сконцентрированы максимум в 3-х областях, и о себе и своем здоровье вы снова забыли. А еще «матрица» позволяет увидеть пересечение разных целей из разных областей — и вы или не сможете выполнить их одновременно или наоборот — вы увидите, что сразу несколько задач вы сможете решить, выполнив только одно действие: поездку, совещание, встречу, статью, и т. п. И тогда вам придется менять местами цели по времени, поэтому рекомендую писать карандашом или создавать такую матрицу в электронном виде.

Может так статься, что вы примете совсем неочевидное решение, но зато теперь вы точно будете знать, ПОЧЕМУ вы его приняли, теперь вы сможете видеть ГЛАВНОЕ.

И это еще не все. Таблица позволяет УВИДЕТЬ, сколько времени у вас осталось на осуществление задуманного. Не посчитать, не предположить, а именно увидеть и оценить. Возможно, уже стоит приступить к выполнению некоторых задач, чтобы успеть в срок. Возможно, вы погорячились и времени маловато — есть варианты: подключите других людей, переместите достижение цели на более дальний срок, придумайте новый способ ускорить ситуацию.

А еще здесь можно прописать промежуточные результаты. То есть вы идете от будущего к настоящему и смотрите, что для того, чтобы получить задуманное в 2020 году, в 2019 уже должно быть выполнено это, в 2017 – то, и т. д. Вы уже составляете серьезный стратегический (рассчитанный на долгосрочный период) план действий. И даже если вы не будете им пользоваться каждый день, выполнив такое планирование, вы все расставляете «по полочкам» и сосредотачиваетесь на главном. 

Теперь вы осознаете, ЧТО для вас главное, потому что вы расставили себе ориентиры на много лет вперед, вы создали свою «Базу для принятия решений». 

Гениально эта система работает на «матрице» года. Принцип тот же: по горизонтали месяцы, по вертикали те же области жизни или сферы деятельности. Вы можете создать себе дополнительно такую «матрицу» по отделениям, по людям, по рабочим задачам. Это очень удобно видеть, где кто-то уходит в отпуск и есть накладки, как проходит карьерный рост ваш и вашего персонала, какие промежуточные результаты в количестве и качестве вы хотите получить в разные периоды года. Точно также проставьте цели, которых хотите достичь в декабре. И снова идите от будущего к настоящему, проставляйте промежуточные результаты, которые необходимы для достижения целей на конец года.

К такому планированию полезно подключать других людей. Планируете семейный отдых, бюджет, мероприятие — подключайте близких. Планируете рабочие задачи — вовлеките единомышленников. Работать и осуществлять задуманное будет гораздо проще. 

А еще вам будут задавать меньше ненужных вопросов — они уже будут знать, что делать.

Такой план стоит пересматривать каждый месяц и строить планы уже в привязке к конкретным датам. Так вы сможете учесть не только те задачи, которые необходимо вы-полнить «здесь и сейчас», но и те, результаты по которым вы увидите только на конец года, а то и через несколько лет.

Планируем день

Но что же делать каждый день? Ведь нередко с самого утра «аврал», и предусмотреть все просто невозможно. 

Где брать время? У каждого из нас всегда есть время на важные вещи, и никто не посмеет оторвать вас от операции. Если вы назначили встречу — просто не затягивайте ее. Даже самые важные встречи — это максимум 1 час, все остальное уже «болтовня». Если задача важная, но вас, хоть и не идеально, но может заменить кто-то другой — отдайте ему эту задачу. Ведь руководитель — это человек, который водит не своими, а чужими руками. Позволяйте людям брать на себя ответственность, просто контролируйте не только полученный конечный результат, но и несколько промежуточных — пусть работают. Откажитесь от рутины, ну, в самом деле, не пойдете же вымыть пробирки, а чем просмотр почты принципиально от этого отличается. 

У вас должен быть ассистент, потому что вы тот, кто должен быть сосредоточен на главном.

И все же форс-мажоры существуют, и вас, наверняка, будут отвлекать, когда считают, что вы не заняты. В таком случае — запланируйте себе время на отвлечения. Как это сделать? В большинстве ежедневников есть строки, где пронумеровано время по часам. Такие «ежедневники» есть в электронном виде в Outlook и GoogleCalendar.

Принцип одинаков — воспользуйтесь графиком Ганта — это обоюдоострые стрелочки, которые показывают время с … по. Внесите в такой ежедневник основные (главные) задачи, а между ними оставляйте зазоры от получаса до часа — на форс-мажоры. Никто не будет отвлекать — отлично, чаю попьете, несколько второстепенных задач выполните. А будут отвлечения — тоже хорошо, вы ведь к этому готовы.

Вообще мы часто себя обманываем, планируя в уме или на бумаге несметное количество задач, которые хотим выполнить за один день. Поэтому прямо сейчас честно себе признайтесь — ВСЕ сделать невозможно. И начните осознанно отказываться от того, что не является главным. 

Расставляем приорететы

Есть простой способ расставить приоритеты.

• А — задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, и сделать это могу только я.
• В — задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, но сделать это может кто-то другой — делегируйте.
• С —задача, которая может подождать (для нее желательно подобрать сразу время, когда вы будете ее выполнять в другой день).

И даже при такой расстановке приоритетов, задач типа А может оказаться слишком много, но все выполнить вы не успеете, по-этому придется выбирать — 5, максимум 7. Выбирайте по принципу «Если я выполню эти 5 задач, то все равно буду считать, что день прожит не зря, и я буду гордиться результатами». Здорово помогает не распыляться. Именно эти задачи стоит вносить в план дня стрелочками «графика Ганта».

Подводим итоги

И еще обязательно подводите итоги периода: дня, месяца, года. Не зачеркивайте то, что выполнено, а ставьте себе «плюс». Тогда вы будете видеть, чего достигли, а не сколько осталось невыполненным.

Если все же некоторые цели, которые вы определили, так и остаются целями на бумаге — не расстраивайтесь, они просто были не ваши. Потому что если чего-то действительно хочешь — ты действуешь, а если нет — сами понимаете. И это справедливо и для подчиненных, и для коллег, и даже для ваших близких. Люди или не знают, чего хотят, или если знают, на самом деле этого не хотят.

Спустя несколько лет вас, наверняка, удивит, как много вам удалось осуществить из вашей стратегии. Не все получится именно так, как вы спланировали, жизнь обязательно внесет свои коррективы — это нормально. Главное, вы делали то, что было для вас действительно важно, а планы — это всего лишь способы достижения ваших целей, а способы могут меняться.