Тайм-менеджмент в адвокатской практике
Вопросы эффективного управления временем актуальны в любой деятельности, и адвокатская практика не является исключением. Для подготовки этой статьи я опросила ряд наших клиентов, партнеров и друзей-адвокатов. В результате определилось несколько ключевых моментов, на которые хочу сделать акцент в этой статье, чтобы помочь вам усилить себя с помощью тайм-менеджмента.
Во-первых, среди всех опрашиваемых сформировалось три основные группы, в зависимости от опыта работы, а также от специфики деятельности. Первая группа – это наемные специалисты, которые работают на компанию, вторая - это адвокаты-фрилансеры, работающие сами на себя. И третья группа – адвокаты, которые совмещают еще и управленческие функции. Например, адвокаты-руководители, или управляющие партнеры. У каждой из этих групп проблемы в управлении временем свои, потому далее поговорим более детально о каждой из них.
Новичков в этой профессии, по словам опрашиваемых, беспокоит вопрос оперативного выполнения заданий/поручений руководства. Особенно, когда ставят сжатые сроки, или накапливается много работы, которую нужно сделать в короткий промежуток времени. А ведь нередко из-за переживаний по поводу «цейтнота» адвокат может сделать множество ошибок. Здесь в качестве помощников важно параллельно использовать 2 типа планирования: ежедневное расписание и план задач на месяц.
При планировании дня и составлении расписания, рекомендую использовать такую последовательность действий: для начала, составьте список задач на сегодняшний день. При этом пока не нужно привязывать эти задачи ко времени, расставлять приоритеты, оценивать их срочность и важность. Сначала просто тезисно выпишите в столбик все задачи, которыми наполнена ваша голова. Следующее действие – это оценка временных затрат на решение этих задач и сопоставление с реально существующим ресурсом времени на сегодня. Для этого напротив каж дой задачи проставьте ориентировочное время, которое требуется на ее решение – 10 минут, полчаса, 2 часа и т.д. Подсчитав в итоге сумму времени, необходимую для выполнения всех этих задач, сравните ее с имеющимся ресурсом времени на сегодня. И если вы увидите, что задач в списке дел часов на 30, а в сутках всего 24 часа, то придется расставлять приоритеты.
Для приоритезации задач рекомендую использовать 3 основных типа приоритетов. Задачи с приоритетом «А» - это те, которые нужно выполнить вам самостоятельно и обязательно сегодня. Задачи с приоритетом «В» можно кому-то делегировать. И приоритет «С» - это задачи, которые можно перенести на другой день.
После процесса оценки срочности и важности ваших задач, составьте свое расписание на сегодня. Его я всегда рекомендую делать только карандашом и никогда не заполнять его полностью. Обязательно оставьте в течение дня около 2х часов ничем не занятыми, потому как форс-мажор еще никто не отменял. В адвокатской деятельности его немало, потому к нему нужно быть готовым.
В конце дня обязательно проведите анализ и сделайте работу над ошибками, задав себе несколько важных вопросов:
- Что мне сегодня удалось сделать и почему?
- Что мне сегодня не удалось сделать и почему?
- Что я улучшу в своей деятельности завтра, чтобы получать те результаты, которые мне необходимы?
Если же говорить о планировании месяца, то четкое отражение задач, встреч, мероприятий и событий в расписание на месяц поможет вам предвидеть накладки в графике ваших задач заранее и реагировать на них оперативно, не доводя себя до состояния стресса.
Также нужно учесть, что работа адвоката/юриста – это преимущественно творческая работа. Практически все респонденты во время моего опроса говорили об этом. Так, например, можно написать иск за пару часов, а можно мучиться с ним несколько дней. С проблемами в творческом вдохновении очень хорошо помогает процесс составления плана действий перед выполнением задачи. Значит прежде, чем приступить к решению задачи, сначала составьте стратегию ее выполнения. Подумайте, из каких последовательных этапов она должна состоять. Каким должен быть промежуточный результат на каждом из этапов, а также, какие ресурсы могут понадобиться в процессе ее решения. Когда вы будете видеть картинку в целом, вдохновение не заставит себя ждать. Проверено на собственном опыте.
Одной из самых популярных жалоб, связанной с потерей времени у адвокатов, является непредсказуемость расписания судебных и следственных процессов. Например, судебное разбирательство может быть назначено на 11 утра, а по разным причинам может по факту начаться и в 12:00, и в 16:00. В качестве решения используйте такой подход: если вы не можете повлиять на сроки, то используйте это время с пользой. Захватите с собой материалы, с которыми можно будет поработать в процессе ожидания, сделайте необходимые рабочие звонки или изучите свежие новости.
Еще одной сложностью в управлении временем для адвокатов является то, что пребывая на судебном заседании или, скажем, на каком-то важном следственном действии, не всегда получается полноценно организовать процесс коммуникации по мобильному телефону. Соответственно сложно оперативно реагировать на изменившиеся планы клиентов или коллег. С этой проблемой можно справиться, организовывая для себя подстраховку заранее. Договоритесь предварительно о том, кто сможет во время вашего отсутствия решать оперативные вопросы, а также каким образом можно будет поддерживать связь с вами. Возможно, в режиме смс, например, или по электронной почте на вашем смартфоне.
С нестабильностью графика судебных заседаний, а также следственных действий (в частности, с задержкой их начала и сложностью прогнозировать их продолжительность) связана также проблема назначения и проведения других рабочих встреч. В таких ситуациях опытные адвокаты назначают встречи без указания точного времени, ориентируясь более масштабно на до-или послеобеденноевремя с предварительным звонком уже непосредственно перед встречей.
В отношение же вопросов, связанных с потерей времени при проведении встреч с клиентами, важно понимать, что существуют правила, помогающие экономить время в процессе работы. Так, например, в начале любой встречи необходимо оговорить с клиентом, какие цели преследует каждая из сторон, и что будет являться хорошим результатом в итоге проведения этой встречи; каким будет регламент и продолжительность встречи; а также по каким правилам будет происходить взаимодействие. Любому адвокату необходимо в самом начале работы с клиентом отобрать максимально полные сведения и документы, которые могут иметь отношение к делу. клиент, в свою очередь, должен понимать, что в работе адвоката мелочей не бывает, и что ему следует быть предельно откровенным с адвокатом, которому он поручает ведение своего дела. Он должен сообщить абсолютно все, без исключения, подробности и предоставить максимально полную информацию о деле (даже если ему кажется, что некоторые детали несущественны либо вообще не имеют отношения к делу). Позаботившись об этом заранее и расставив сразу же все акценты, вы сможете сэкономить массу времени как для себя, так и для своего клиента.
Более опытных специалистов в адвокатской деятельности беспокоят такие вопросы, как расстановка приоритетов, а также незнание того, как сформулировать стратегические задачи и планы (как профессиональные, так и личные). У многих просто нет плана на жизнь. Признаются, что в итоге плывут по течению.
Хоть мы и приступили к этому вопросу уже в середине статьи, на самом же деле, с него бы стоило начать. Так как незачем работать над повышением своей продуктивности и стараться успевать делать больше в течение дня, если ты не знаешь, для чего тебе это нужно в итоге. В нашей ежедневной деятельности нам необходимы ориентиры, сверяясь с которыми, мы сможем ежедневно понимать, в правильном ли направлении мы движемся. А эти ориентиры – это не что иное, как наша стратегия: долгосрочные планы на 5-10 лет вперед, а также среднесрочный план на ближайший год.
Потому, не откладывайте этот процесс в долгий ящик и, для начала, создайте некую идеальную картину на долгосрочную перспективу по различным областям вашей жизни. Для этого сядьте, подумайте и запишите, чего вы хотите достичь в физической сфере, в личностном плане, чего для вас важно достичь с точки зрения семьи и работы, а также не забывайте о духовном росте и общественной деятельности. Прописав эти пункты лет на 5-10 вперед, посмотрите, что для достижения этих целей нужно создать уже в ближайшем году. Разработайте промежуточные результаты и запишите их в свой план на год. Имея такую базу, работать с планами на месяц и на день будет гораздо проще, так как при расстановке приоритетов уже будет на что опираться.
Если же говорить о той категории адвокатов, которые являются еще и руководителями или управляющими партнерами, то конечно нельзя не сказать о проблемах с делегированием и потерей времени на решение административных вопросов.
Упуская важные этапы в процессе делегирования задач, руководители зачастую теряют много времени, пытаясь исправить те ошибки, которых можно было бы избежать. Итак, для того, чтобы задача была выполнена в срок и с теми результатами, которые вам нужны, еще перед тем, как отдать задачу подчиненному решите:
- что вы хотите видеть в итоге, т.е. определите результат;
- когда вы хотите его получить, т.е. сформулируйте срок;
- каким способом можно решить эту задачу, т.е. разработайте стратегию выполнения задачи.
После этого выберите подходящего подчиненного и поставьте ему задачу. При этом срок выполнения задачи для исполнителя следует немного сократить, чтобы иметь временную фору на случай, если что-то пойдет не так. Затем назначьте несколько промежуточных контрольных сроков для отчета о ходе выполнения задачи. Отправляя подчиненного работать, не забудьте обеспечить его всем необходимым: полной информацией по задаче, полномочиями и ресурсами. Ну и основной момент, на котором обычно и возникают проблемы обязательно запрашивайте промежуточные результаты точно в сроки, которые вы согласовали с исполнителем в процессе постановки задачи. Иначе не удивляйтесь, почему в итоге нет результата, или почему его качество вас не устраивает.
Ну что ж, в завершение хочу рассмотреть еще один аспект, который актуален независимо от того, на какой ступеньке карьерной лестницы находится адвокат: будь то новичок, или управляющий партнер, вопросы баланса работа/личная жизнь являются нерешенными для многих из них. Не каждый находит золотую середину. Так, например, в течение обычного рабочего дня в связи с отвлечениями, не всем адвокатам хватает времени на спокойную вдумчивую аналитику нормативно-правовой базы, или на подготовку серьезных крупных документов (сложных исков и т.п.). Из-за этого многие адвокаты стараются основательно работать с документами на выходных или задерживаются после работы. Что, в свою очередь, тянет за собой проблемы в семье, недостаток времени наличное развитие, отдых и восстановление.
Для решения этой проблемы нужно посмотреть на нее с двух противоположных сторон. Во-первых, по возможности, научитесь организовывать для себя так называемое «время недоступности» в течение рабочего дня. Например, если вы знаете, что завтра вам нужно будет выделить пару часов для работы требующей концентрации, и вы бы хотели, чтобы вас не отвлекали, сообщите людям об этом заранее. Напишите письмо или позвоните и предупредите, что завтра вы будете недоступны в течение определенного периода и попросите решать вопросы с вами либо до, либо после этого.
С другой стороны из многолетней практики знаю, что у людей нет личной жизни зачастую тому, что они ее сознательно не планируют. Бороться с этим достаточно просто. Если вы понимаете, что вам пора выделить время на отдых и восстановление, или побыть с семьей, запишите себе эту задачу в список дел на день, поставьте ее себе в расписание и выполняйте согласно плану. Помните, если ваше тело не будет регулярно отдыхать, рано или поздно, оно заставит вас остановиться. И вряд ли вам это понравится.
Источник: Журнал Ассоциации адвокатов Украины "Бюллетень" №3, стр.16-18
