Юлия Бойко: Главное успеть не все, главное успеть самое важное

Юлия Бойко в «Ранок по київськи» на телеканале «Київ» отвечает на вопросы ведущих о том, как можно управлять своим временем. 

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Недостаток времени, аврал и жесткий цейтнот – испытания, с которым справиться под силу далеко не каждому. Про постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» и «было бы в сутках хотя бы не 24, а 30 часов» услышать от каждого можно почти каждый день. Однако дело не в том, что времени мало, а в его организации. Как можно управлять временем расскажет сегодня наша гостья  - Юлия Бойко.

Доброе утро. Скажите, вот лично Вам, на все хватает времени?

Здесь такой основной момент - главное успеть не все, главное успеть самое важное. А что такое самое важное? Это то, что ведет вас к достижению тех результатов, которые вы хотите иметь в жизни.

С чего надо начинать?

Прежде всего, нужно определить, куда ты хочешь идти. Очень часто, когда ко мне на обучение приходят люди они говорят: «Научи меня делать как можно больше!». Первый вопрос, который я задаю: «А тебе зачем?». Если человек не знает, зачем ему это надо, тогда, в первую очередь, надо работать с целями. Только потом надо работать с тем, как делать максимально быстро, продуктивно и эффективно. Поэтому сначала определяемся с тем, чего мы хотим, и, как ни странно, начинаем именно с мечтаний…

Перед тем как мы перейдем к плану действий, расскажите, куда люди чаще всего нерационально используют свое время?

Очень часто люди тратят время зря, даже не осознавая этого. К примеру, серфинг в сети – когда ты бесцельно проводишь время в интернете. Мысль за мыслью, поток за потоком и если нет жизненных ориентиров и целей человека, его легко увести в сторону. Или это могут быть бесцельные разговоры по телефону. Очень много рутина забирает время. Но Вы должны понимать, что от рутины никуда не денешься и поэтому то, что надо с ней делать, это её оптимизировать. Мы рекомендуем людям учитывать, куда уходит твое время в течение дня, для того чтобы потом проанализировать и понять, правильно ли ты его используешь или неправильно.

А скажите, надо ли выделять время на то, чтобы ничего не делать?  Например, как Вы говорили: вести неважные разговоры, что-то искать в сети.

Да, конечно надо! На самом деле это некий процесс переключения и отдыха. Этот процесс должен происходить правильно и регулярно. Когда человек это делает, он должен осознавать, что делает это с целью отдыха и переключения. По сути, отдых должен быть по расписанию. Мы, например, утверждаем, что сон – это не роскошь, а способ передвижения. Сон – это такая штука, которую надо планировать, ставить в расписание и выполнять по графику.

И сколько человек должен спать?

В среднем 7,5-8 часов, этого стандарта хватает человеку на восстановление.

Давайте перейдем к планированию. С чего начать? Много мечт. Как определить главные?  

Самое главное – это, прежде всего, намечтать. Намечтать как можно больше. Садишься и составляешь список из минимум 50-ти желаний.

Какие именно должны быть мечты? Могу написать, что хочу купить себе новое платье? Или это не мечты? Мечта  - это процесс работы, деятельность? О чем мечтать?

Вы можете желать что угодно. У Вас в списке желаний по соседству могут быть пункты «хочу спасти Вселенную» и «хочу купить новые туфли». Не в чем себя не ограничивайте. Просто Ваши «хочу».

Хорошо. Пишем список своих мечт. Что делаем дальше?

Дальше надо посмотреть, когда, с точки зрения времени,  я эти цели могу реализовать. Мы рекомендуем создавать свою матрицу из целей на 10 лет вперед. При чем, не просто брать ваши мечты и желания, а распределять их по некоторым зонам, ключевым направлениям жизни. Мы рекомендуем делить жизнь на шесть основных направлений. Это физическая сфера, т.е. у Вас должны быть цели и задачи связанные с вашим телом. Это личностная - должны быть цели и задачи связанные с Вашим ростом, развитием, хобби. Третья ключевая сфера – это семейная, наши родные и близкие требуют, чтобы мы им уделяли время и развивались. Четвертая область – это, естественно, работа, желательно, чтобы она была любимая, приносила удовольствие, поскольку подавляющее количество времени мы на ней проводим. Пятая ключевая сфера – это духовная, как ни странно, но о душе своей тоже надо заботиться. И шестая сфера – это общественная, т.е. взаимодействие с другими людьми.

И вот ты распределяешь это 6 зон и рисуешь временную разметку (годы) и смотришь, в каком году и в какой сфере ты хотел бы реализоваться. Например, пишешь, что хочешь создать свой бизнес в 2025 году, соответственно смотришь, как это желание можно раздробить до сегодняшнего дня, какие этапы до этого должны были бы произойти, и с чего собственно стоило бы начать уже сегодня. Потом мы эти планы разрабатываем более детально на ближайший год – что нужно сделать во всех этих сферах в течение года по месяцам – что в этом месяце, что в этом месяце, что в этом. И потом уже дробим до планов на месяц. И ты смотришь, чего ты хочешь достичь в этом месяце. И все эти маленькие достижения должны вести тебя к реализации твоих будущих глобальных целей.

А если не выходит? Создал  я себе такую карту – спланировал, например, на месяц…. Не получилось! Что мне делать дальше?

А что именно не вышло? Давайте посмотрим.

Не справилась я с планом на месяц…. И не купила себе новые туфли.

Я поняла. Тут очень важно проводить в конце месяца анализ. Знаете, что люди очень часто делают? Например, пишут себе «Хочу ходить в бассейн».  Они записали себе. Месяц прошел, в бассейн не пошел. В конце месяца опустил руки: «Вот, опять не пошел в бассейн». Что произошло? Самооценка упала, мотивация понизилась, но причину, почему не пошел, так и не понял. Мы обычно рекомендуем, чтобы понять «твое» это или «не твое» - запиши себе это на три месяца вперед, и определись, чего ты хочешь этим достичь. И каждый раз, когда ты составляешь утром план действий на день, ориентируйся на результаты, которых ты в течение месяца хочешь достичь. И если к концу третьего месяца ты так в бассейн и не пошел,  значит вычеркивай. Но есть один важный момент. Вычеркивай, потому что это не «твое» - твое нежелание это делать гораздо выше, чем твоя мотивация это делать. И если это «не твое», то тебе не просто надо вычеркнуть (потому что мы так можем вычеркнуть всю нашу жизнь), а тебе нужно найти этому альтернативу.  Скажите мне, пожалуйста, бассейн – это цель или средство достижения цели? - Средство достижения. А цель какая?

Быть в хорошей физической форме.

Точно. Физическое здоровье. Скажите, бассейн – это единственное средство достижения? - Нет, конечно. Можно пойти в спортзал, провести вечернюю прогулку по парку – и это уже будет польза для твоего тела. Поэтому если ты три месяца не пошел – вычеркивай и добавляй что-нибудь другое. И вот ты посмотришь  - то, что действительно «твое» и будет тебя мотивировать, оно действительно быстро придет в твою жизнь. Но если оно «не твое» – ты будешь откладывать.

Юля, действительно ли надо планировать каждый день на следующий именно с вечера?

Да, действительно. Планирование на день начинается еще вчера вечером. Первый этап – это вечерняя оценка, ты оцениваешь прожитый день и переносишь дела на завтра, то, что ты собираешься делать.  А второй этап уже происходит утром, на «свежую» голову,  ты добавляешь какие-то задачи.  Почему важно это делать вечером? Потому что те люди, которые страдают бессонницей, в основном страдают,  потому что мысли в голове крутятся, сознание не отпускает, и они боятся забыть что-то. А когда выписываешь, то сознание успокаивается, оно понимает, что ты утром встанешь, посмотришь список и не забудешь.  Поэтому очень рекомендую выписывать перед сном и список дел на завтра, и те моменты, которые в голове прокручиваете.

Писать обязательно?

Вы знаете, процесс письма, оказывается, активизирует 85% коры головного мозга, а это значит, что процесс мышления происходит гораздо более интенсивно, и вы генерируете гениальные идеи гораздо проще. Почему? Потому что это сложное моторное движение. Если Вы знаете, деток обучают в маленьком возрасте делам, где бы они могли бы моторику применить. Потому что моторика связана напрямую еще и с речью. И чем лучше ты работаешь руками, тем быстрее и лучше ты излагаешь свои мысли. Поэтому это все не просто так.

Куда это все записывать?

В правильный планировщик.

Расскажите, как выглядит правильный планировщик?

Правильный планировщик обязательно имеет несколько блоков, которые созданы для разных целей. Здесь обязательно должен быть блок, отвечающий за ваши мечты и желания. Обязательно должен быть блок со стратегическим планированием на 10 лет и со среднесрочным планированием на 1 год, краткосрочное планирование – на месяц и ежедневные планы. Обязательно должны быть разделы для записей и заметок. И, например, в моем планировщике есть еще блок «Делегированные задачи», т.е. то, что я кому-то поручаю, чтобы могла вовремя отследить и проконтролировать наличие результата.

Насколько хватает этого еженедельника?

Этот органайзер бессрочный. Он имеет скобовую систему, т.е. я вынимаю уже отработанные листики и вставляю просто новые. Саму обложку можно менять тогда, когда захочется.

Есть такое понятие, что каждый день надо планировать такие дела, вроде как «тяжелые». И называется это «съесть жабу».

Да, есть такое. Есть ряд задач, которые надо выполнять для достижения результатов, но ты это делать не очень любишь, не очень хочешь и так далее. И действительно есть рекомендация начинать день с таких маленьких, мелких, не очень «приятных» дел. После этого дать себе подтверждение, что «я молодец, я это сделал». И соответственно продвигаться таким образом.  Хотя на самом деле эта техника несколько искусственная. Потому что я, например, людям рекомендую держать фокус на своих целях. Когда ты поставил себе задачи, которых ты не хочешь делать, а потом задал себе вопрос «К каким целям меня ведут эти задачи?» и увидел ту цель, к которой это ведёт, ты осознаешь ее значимость. И тогда тебе уже не надо переступать через что-то.  Ты понимаешь, для чего ты это делаешь. А вот если ты написал себе список задач и понятия не имеешь, для чего они тебе нужны и они тебе еще и не нравятся, то  понятное дело, что очень сложно заставить себя это делать.

Насколько это помогает? Эта писанина, скажем так?

Да, очень часто люди думают, что писать - это потеря времени. Но есть один важный момент: все мысли, которые Вы храните в голове, мешают Вам, они забирают Ваше внимание. И вместо того, чтобы находится в моменте «здесь и сейчас», принимать решения и делать какие-то выводы, генерировать идеи, Вы тратите свою энергию на то, чтобы запоминать. Наш мозг можно поделить на две части: одна помнит, а вторая – генерирует гениальные идеи. Поэтому если ты хочешь, чтобы та часть, которая генерирует гениальные идеи, была больше,  освобождай ту часть, которая помнит.  Понятное дело, что тренировка памяти и т.д. – это все хорошо, но не за счет тех дел, которые у тебя в течение дня есть.

Мне кажется, что на сегодня достаточно советов. Теперь я думаю, что наши телезрители должны это обработать, обдумать и потом сделать, а следующую встречу посвятим уже бОльшему выполнению тех или иных задач. Спасибо, что Вы сегодня пришли в гости, а я напоминаю, что у нас была в студии Юлия Бойко, консультант по управлению временем.