Залог успешного развития. Управление временем для владельцев бизнеса

Время — драгоценный подарок, данный нам, чтобы в нем стать умнее, лучше, зрелее и совершеннее. Томас Манн

Люди всегда будут остро чувствовать нехватку денег и времени. И если проблему отсутствия денег можно решить, заработав или одолжив их, со временем все обстоит сложнее. Люди располагают лишь тем количеством времени, которое имеют. Мы не можем поделиться своим временем или каким-либо образом его приумножить. Мы можем только научиться расходовать этот ресурс эффективно. Поэтому умение управлять своим временем также важно, как и умение управлять финансовыми ресурсами. Компания BogushTime расскажет, как превратить время, имеющееся в компании, в ценный ресурс, приносящий прибыль.

Владельцы бизнеса…

…обладают способностью мыслить и действовать конструктивно, занимают активную жизненную позицию. Поэтому они хорошо знают, что такое цейтнот. Ведь руководители находятся в постоянном поиске возможностей для развития своего бизнеса. А для достижения бизнес-целей владельцам бизнеса необходимо максимально эффективно использовать все доступные им ресурсы, в том числе и время.

Время является эквивалентом изменений, происходящих в жизни конкретного человека или компании. Для того чтобы эти изменения носили эволюционный характер, необходимо прикладывать усилия и оптимально управлять имеющимися ресурсами, в том числе и временем. Управляя временем, мы управляем изменениями и развитием.

Своевременная постановка целей

Постановка целей и стратегическое планирование являются ключевой задачей владельцев бизнеса. Цели компании определяют, на что будет потрачено время. Руководитель может выбирать цели самостоятельно, вместе со своими сотрудниками или по совету внешних экспертов. Главное — обеспечить четкое понимание и видение целей компании всеми участниками бизнеса, сотрудниками на каждом этапе развития компании.

Кроме постановки целей, владельцы бизнеса ищут и, как правило, находят много возможностей реализовать задуманное и сделать свой бизнес более эффективным. Очевидно, что использовать все возможности практически нереально, потому что на это попросту не хватит времени. Как выбрать те из них, которые принесут максимальный результат? Ответ прост. Каждая возможность должна способствовать достижению целей, которые ставит перед собой владелец бизнеса. Данные цели являются главным критерием в выборе направлений развития компании. Именно постановка целей и их достижение способствуют эффективной работе бизнеса, без растрачивания ресурсов на второстепенные задачи, концентрируясь на главном, с максимальной выгодой используя время.

К разделению бизнес-функций

Для эффективного использования времени компании важно действовать по принципу разделения бизнес-функций. Это позволит сотрудникам предприятия тратить свое время на совершенствование своих профессиональных навыков, получение новых знаний. А у владельца бизнеса появится время для решения большего количества задач. Исполнение обязанностей в рамках своей бизнес-функции формирует у сотрудника набор специализированных знаний и навыков, а также уникальную систему мышления, способствующую более быстрому и качественному выполнению поставленных задач. В то время как совмещение различных бизнес-функций не всегда будет оптимальным. Вот почему разделение бизнес-функций в компаниях позволит расходовать время эффективнее.

Безусловно, на начальных этапах развития бизнеса его владельцу приходиться совмещать различные бизнес-функции, чтобы вникнуть во все тонкости работы своей компании. Но такой подход к ведению бизнеса всецело поглощает время руководителя, жестко ограничивая таким образом перспективы дальнейшего развития бизнеса. Для того чтобы обеспечить как можно большие возможности роста компании, необходимо полностью доверить бизнес-функции специалистам.

Совмещение бизнес-функций нежелательно для владельцев бизнеса еще и по такой причине. Каждый сотрудник компании в зависимости от выполняемых бизнес-функций соответствует своей ролевой характеристике: исполнитель, администратор, креативный лидер. Что же касается владельцев бизнеса, они как раз и являются идейными вдохновителями, указывающими новые пути решения вопросов, ставящими новые цели. Именно в таком качестве их воспринимают остальные сотрудники компании. Очевидно, что совмещение ролевых характеристик, когда один человек, владеющий компанией, будет одновременно и вдохновителем, и администратором, контролирующим выполнение обязанностей, вызовет сопротивление со стороны сотрудников и негативно скажется на дисциплине в компании. Следовательно, управление временем в данной ситуации будет не эффективным.

Верные и надежные помощники-профессионалы, которым доверено управление основными аспектами деятельности компании, способны обеспечить развитие бизнеса в любых масштабах. Если же руководитель компании примет решение владеть не одним, а несколькими видами бизнеса или несколькими компаниями, в таком случае без сотрудничества с помощниками-профессионалами, которым можно доверять, он не сможет обойтись. Так, доверие позволяет компании в единицу времени решить значительно большее количество задач и является для владельцев бизнеса еще одним принципом успешного управления временем.

Личная эффективность

Повышение личной эффективности руководителей компаний — важная составляющая эффективного управления временем. Сотрудники и партнеры, клиенты компании претендуют на время владельца бизнеса. Поэтому особенно важно оптимально расставить приоритеты в своей работе, дабы каждому уделить необходимое количество времени. Однако перед этим нужно иметь четкое понимание бизнес-среды, в которой функционирует компания.

В первую очередь, такое понимание складывается на основе информации сотрудников компании, выполняющих в ней те или иные бизнес-функции. Так, информация маркетинговых и аналитических служб позволит получить представление о конкурентной среде и потребителях. Отдел продаж предоставит полную информацию об эффективности продвижения продуктов и услуг компании. Производственные подразделения смогут проинформировать о способности компании выполнить заказ. Отчеты финансовых служб предоставят информацию о финансах, а отдел кадров — о качественных и стоимостных характеристиках трудовых ресурсов. Также не менее важно наладить общение с участниками рынка, своими партнерами и даже конкурентами. Это позволит оценить настроения на рынке и, возможно, использовать эти знания с пользой для бизнеса. Создание системы приоритетов позволяет владельцам бизнеса разумно использовать свое время и тратить его на действительно важные дела.

Кроме вышеуказанного, для успешного управления компанией владелец бизнеса должен обладать отменным здоровьем и крепкими нервами. Понятно, что достичь этого при наличии напряженного рабочего графика часто бывает весьма затруднительно. Психологическая усталость и стресс снижают эффективность любого человека. Чтобы восстановиться, владелец бизнеса, как и любой человек, должен отдохнуть. Поэтому отдых должен быть для владельца бизнеса задачей с достаточно высоким приоритетом. А так как деятельность руководителя компании сопряжена с высокой активностью, следовательно, и отдых таких людей тоже должен быть подвижным. К тому же активные виды отдыха будут предпочтительнее и потому, что только они способны обеспечить нужный набор эмоций и впечатлений, который компенсирует те, возможно, не всегда позитивные моменты, возникающие в процессе повседневной рабочей деятельности.

Владельцы бизнеса — как правило, люди преданные своему делу. Бизнес-деятельность занимает у них все время, в том числе и то, которое предназначено для сна. Но 24-часовой рабочий день вреден для здоровья любого человека, и руководителя компании в том числе. Очевидно, что творческий потенциал, способность к конструктивному мышлению, как и эффективность работы в таком напряженном режиме будут уменьшаться. Поэтому для владельцев бизнеса особенно актуально умение переключаться с одного вида активности на другой, из режима эффективной работы в режим активного отдыха.

В компании BogushTime разработана методология, позволяющая сделать такую смену активностей привычной. В их числе техники «вечерняя оценка» и « утреннее плпнирование», которые позволяют владельцам бизнеса на личностном уровне сформировать технологию оценки ежедневной работы компании и контролировать поэтапное осуществление бизнес-процессов. Такой анализ помогает владельцу бизнеса в получении некого  промежуточного результата «для себя», чтобы убедиться, что в компании все процессы работают нормально. Бизнес-тренеры компании BogushTime готовы провести тренинги по самым эффективным способам управления своим личным и рабочим временем как для владельцев бизнеса, так и для менеджеров высшего и среднего звеньев.

Современный бизнес является частью информационного общества и работает в постоянно изменяющейся информационной среде. Возникают новые подходы к ведению бизнеса, созданию новых продуктов и услуг. Вот почему владельцы бизнеса заинтересованы в повышении уровня своих знаний, они всегда готовы учиться. Обучение позволит владельцам компаний использовать инновации с максимальной пользой.

Выгоды от обучения и тренингов очевидны. Для того чтобы получить профессиональных сотрудников, обладающих нужными и актуальными знаниями, владельцы бизнеса заинтересованы также и в возможности обучения своих руководящих работников и персонала компании. Благодаря такому обучению сотрудники эффективнее расходуют время компании, что способствует развитию бизнеса, увеличивает конкурентоспособность компании в условиях постоянно изменяющихся рыночных условий.

На владельцах бизнеса лежит основная ответственность за успешное развитие компании. А как известно, залогом успеха является эффективное управление временем.

Людмила Богуш,
бизнес-тренер №1 по управлению временем,
учредитель компании BogushTime.
Специально для "Управленческий учет и бюджетирование", №9 (45) сентябрь 2011