Что делать, если ежедневные планы постоянно срываются?

Как ни парадоксально, главная проблема регулярных срывов ежедневных планов в том, что люди не готовы к срыву этих планов. Но давайте обо всем по порядку.

Что такое план?

Согласно толковому словарю план — это заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ, операций и т. п., объединенных общей целью. Т. е. план — это наше предположение о событиях, которые должны произойти. А проще всего предполагать будущие события, отталкиваясь от прошедших. Для этого необходимо фиксировать и анализировать происходящее.

Раньше вести дневник было привычным занятием. Его вели не только люди искусства, ученые и политические деятели, но и обычные люди в отсутствие телевидения, сериалов и новостей обладали свободным временем для того, чтобы записывать свои мысли, идеи, прошедшие события. Записывая события, мы мысленно повторяем их, запоминая еще лучше. Кроме того, подключается зрительная и эмоциональная память. В итоге человек, фиксирующий события, при их анализе и прогнозировании обладает большим количеством информации, чем тот, который просто о них помнит.

При анализе человек, не имеющий визуальных ориентиров (фактов, зафиксированных на бумаге), ориентируется в основном на эмоциональные ощущения. А мы знаем, что из всех видов памяти наиболее мощная — именно эмоциональная. Человек может не помнить детали какого-либо события, но он четко помнит свои ощущения в тот момент. Когда он вспоминает произошедшее, его ум подменяет факты эмоциями. О достоверности такой памяти не может быть и речи. Соответственно, записывая события, мы получаем не только более полную, но и более качественную информацию — конкретные факты вместо эмоциональных ощущений.

Причины срывов ежедневных планов

У регулярных срывов ежедневных планов три основные причины.

• Причина 1. Сотрудник настолько глуп, что не способен планировать свою деятельность, заметить, что планы не реализовываются, принять решения, необходимые для оптимизации работы.
• Причина 2. Сотрудник саботирует свою работу, поскольку нелоялен к своей компании.
• Причина 3. Сотрудник не фиксирует своидействия в течение дня либо не умеет их анализировать.

Первые два случая понятны, и их мы рассматривать не будем. В третьем случае необходимо обучение сотрудника. Алгоритм успешного планирования несложен: утром (или накануне вечером) спланировать день, затем в течение дня записать все действия-поглотители времени, а вечером сверить план и фактический день, проанализировать, что и почему не сделано, скорректировать план на завтра.

Как прервать цепь невыполненных планов

Участникам наших тренингов мы даем эффективный инструмент — BogushBook. В работе с ним есть обязательная про цедура — анализ выполнения запланированного: сделано — не сделано, что из несделанного перенести на завтра, а что отменить как неактуальное.

У человека, приучившего себя анализировать каждый прошедший день, планы четко продуманны, не содержат незначительных дел и учитывают время на форс-мажор. К успеху его приводит простое регулярное действие — сверка «план-факт».

Когда мы на тренингах просим фиксировать факты и вечером их анализировать, то встречаемся с огромным сопротивлением людей. Часто это сопротивление является следствием нелояльности по отношению к компании, но более интересное явление — нелояльность по отношению к себе. К сожалению, встречаются люди, получающие скрытое удовольствие, оставаясь несчастными и неудачливыми. Такие люди топят компанию, они, как магниты, притягивают проблемы.

Сотрудников, регулярно срывающих планы, можно обучить либо уволить. Обучить сотрудника — значит откорректировать его поведение так, чтобы оно не вредило работе. В данном случае — научить анализировать, а значит и правильно планировать рабочий день. Существует распространенная ошибка, когда при невыполнении планов работы саботирующими сотрудниками руководство прописывает новые, «более эффективные» проце дуры работы. Однако в таком случае корректируется процедура, но не поведение человека. Откорректировать поведение человека — означает повысить уровень его ответственности.

Что делать, если ежедневные планы постоянно срываются?

У сложного вопроса есть простой ответ. Если вы уверены в правильном направлении деятельности компании и лояльности ее сотрудников, для выполнения поставленных планов может не хватать лишь одного — обучения сотрудников фиксировать события и анализировать выполнение планов.

Мила Богуш-Данд,
старший бизнес-тренер
и учредитель студии BogushTime,

специально для "Кадровик Украины", февраль 2012