Миссия выполнима
Итак, решено: с 1 января начинаем новую жизнь.
Теперь мы не потратим ни одного дня впустую, распланируем себе целый год и будем строго следовать графику. Куда бежать: в магазин за статусным ежедневником, в интернет за поиском сервиса напоминалок или сразу на курсы тайм-менеджмента? Без паники! Организовать планирование гораздо проще, чем потом жить по утвержденному плану.
Письменная работа
Первый и главный принцип долгосрочного планирования, о котором не устают твердить все специалисты: составлять расписание на день, неделю, год или жизнь нужно письменно! Доверенные бумаге цели и задачи становятся чуточку реальнее, да и нам проще соответствовать написанному, чем следовать сиюминутным желаниям и пытаться вспомнить, что мы собирались сделать на этой неделе. Советуем воспользоваться для этого ручкой и бумагой — тогда планирование будущего «впечатается в тело», а значит, лучше запомнится и усвоится.
Для долгосрочного планирования лучше использовать блокнот, а не ежедневник: это позволит не загонять себя в рамки. Если все-таки ежедневник, то такой, в котором есть страницы вроде «Главные дела года» или «Дела на месяц».
Идеально подойдет, например, ежедневник Глеба Архангельского, основателя собственной школы тайм-менеджмента, или авторский планировщик времени BogushBook. В таких креативных органайзерах удобно намечать самые приоритетные цели на ближайшие десять лети отдельно — на год, месяц и на каждый день.
Цели разделены на группы по важнейшим сферам жизни: бизнес, семья, обучение и прочее.
В ежедневнике Архангельского роль закладки играет «стратегическая картонка», где написаны ваши самые главные цели: открываете ежедневник — и сразу же их вспоминаете. Никто вам немешает сделать такую картонку самостоятельнои вложить в привычный ежедневник.
Однако многим из нас, особенно натурам творческим, тесно в разграфленных клетках ежедневников, как бы креативно они ни были выполнены.
Поэтому заводим себе красивый блокнот с хорошей бумагой — ваши мечты и планы достойны самого лучшего! А тот, кто не может без размаха, вешает на стену лист ватмана, берет в руки фломастеры либо гору журналов, ножницы и клей.
С чего начать, создавая свое будущее?
Как завещал Франклин
Самый простой и прозрачный метод превращения нескромных мечтаний в реальные и достижимые цели называют методом Франклина. Бенджамин Франклин был, помимо всего прочего, одним из пионеров тайм-менеджмента. Именно благодаря умению подчинять планам всю свою жизнь выходец израбочей семьи осуществил свою амбициозную мечту — стал президентом США и портретом на стодолларовой купюре.
Метод Франклина состоит в постепенном движении от большого к малому, причем начинать нужно с самого большого — со своей миссии.
Иначе говоря, вам нужно ответить на вопрос о смысле собственной жизни. Или хотя бы о своих базовых ценностях. Что вы считаете самым важным в жизни? Ради чего вы живете? Чего хотите добиться? На эти вопросы не существует «хороших» и «плохих» ответов. Для кого-то самое важное — признание и власть, для кого-то — материальное благополучие, для кого-то —любовь и гармония в семейной жизни, для кого-то — самосовершенствование. Словом, найдите в себе мужество обозначить магистральную линию своей судьбы — вы ведь помните, что ее мы творим сами?
Когда миссия определена, переходим ко второй части — постановке глобальной цели. Разумеется, она должна быть связана с миссией, служить ее материальным выражением. Если ваша базовая ценность — власть, то глобальная цель может звучать как «стать президентом страны» или «возглавить международную корпорацию», если популярность — то «стать кинозвездой» или «установить мировой рекорд», если самосовершенствование — то «достичь просветления» и тому подобное. Глобальных целей может быть несколько (например, «стать счастливой мамой троих детей» и «получить Нобелевскую премию по биологии»), но тогда и усилий они потребуют больше.
А вот теперь составляем генеральный план по достижению глобальной цели. Заодно и проверим эту цель на реалистичность и достижимость — это так называемый SMART-анализ.
Аббревиатура SMART определяет качества, которыми должна обладать настоящая цель: specific (конкретность), measurable (измеримость), attainable (достижимость), relevant (релевантность), time-bounded (определенностьво времени). Если вы вознамерились стать рок-звездой, не обладая даже азами музыкального образования, то начинать придется именно с него, а значит, определить, сколько времени этоможет занять. В общем, этот этап планирования — хорошая проверка самооценки и честности перед самим собой. Возможно, понадобится помощь специалиста — психолога или коуча.
Далее разбиваем генеральный план на этапы долгосрочных планов — они могут занимать от года до нескольких лет. Скажем, в стремлении к созданию крупной международной компании нужно будет потратить эти несколько лет на то, чтобы сделать свой бизнес прибыльным, заметным и конкурентоспособным, прежде чем можно будет говорить о его расширении. А уже долгосрочные планы дробятся на краткосрочные: то, что можно сделать для достижения этой цели в течение нескольких недель или месяцев.
Исходя из краткосрочных планов, составляется план на каждый день: можно делать это раз в неделю, расписывая каждый из будущих семи дней, а можно — ежевечерне.
К доске!
Чтобы представить ваши грядущие задачи наглядно и заодно проконтролировать сроки их осуществления, составьте диаграмму Ганта — это один из наиболее проверенных и хорошо себя показавших инструментов долгосрочного планирования. Создавалась она для планирования на производстве: изобретатель Генри Гант предложил использовать ее для контроля выполнения задач при постройке военных кораблей, затем она пригодилась во время масштабного строительства сети скоростных автострад в США в 1956 году. В диаграмме Ганта есть две параллельные шкалы: по одной откладывается время, по другой — выполняемые задачи. Таким образом, хорошо видно, сколько занимает тот или иной процесс, какие дела можно и нужно делать одновременно, чем заняться именно сегодня. Диаграмму Ганта на ближайший год или месяц можно построить в программе Excel либо нарисовать вручную на миллиметровой бумаге и повесить на стену.
Более простая вариация на тему диаграммы Ганта, которой можно пользоваться при выполнении как долгосрочных, так и краткосрочных планов, — скрам-доска. Это грифельная доска или лист бумаги, которые вешаются на видное место и делятся на три части: «Что мне нужно сделать», «Что я сейчас делаю», «Что уже сделано».
Задачи пишутся на стикерах и перевешиваются из одной графы в другую по мере выполнения.
Японцы из компании Toyota усовершенствовали скрам-доску, преобразовав ее в канбан (с японского — «карточка»). Основной принцип канбана заключается в том, что в каждой колонке, кроме последней, может одновременно находиться не более определенного числа задач. Это помогает не брать на себя слишком много и соизмерять время и силы. Зато глядя на количество листочков, которые копятся в последней колонке, нельзя не хвалить себя за все те результаты, которых вы уже добились: это очень воодушевляет. А над доской можно повесить картинку или лозунг, напоминающий о ваших долгосрочных целях. Для этой роли отлично подойдет карта желаний: с ее создания в виде коллажа или рисунка очень хорошо начинать новый год.
Будущее онлайн
Несмотря на то, что блокнот и ежедневник, а также, при желании, настенная доска — это главные инструменты планирования будущего, многие из нас предпочитают доверять эту функцию компьютеру и мобильным гаджетам. Электронные средства планирования чаще всего предназначены для краткосрочного ведения дел, но их вполне можно приспособить и для «наполеоновских планов». Хотя большинство специалистов предпочитают старомодные инструменты и не рекомендуют слишком полагаться на подобные «напоминалки»: все-таки электроника — штука ненадежная.
Например, всем известный Google Calendar (вы еще не в Google? Тогда мы идем к вам!) можно использовать как диаграмму Ганта, если, забивая в него событие, разнести начало и конец во времени, а затем «попросить» календарь напоминать об этой задаче несколько раз в процессе. Огромное преимущество этого инструмента в том, что он умеет присылать «напоминалки» по электронной почте и SMS. Некоторые творческие личности «научили» календарь регулярно присылать им мотивирующие фразы или напоминания о глобальных целях, а также целые письма от самого себя — для этого просто нужно вместо названия и описания события вписать соответствующий текст, и даже прикрепить файл с посланием или картинкой.
Для обладателей iPad разработана программа-ежедневник Time Optimizer, (ищите в AppleStore). Здесь к каждой цели можно привязать относящиеся к ней задачи, выделить приоритетные, разделить их на фиксированные и «плавающие», прикинуть, сколько понадобится времени на их выполнение, а умная программа сама рассчитает, сколько задач у вас поместится в каждый новый день и предупредит, если вы взяли на себя слишком много.
Один из лучших онлайн-менеджеров — сайт todoist.com. У него все серьезно: долгосрочные задачи здесь торжественно именуются «проектами», и таковым может быть все что угодно, от семейной поездки на летний отдых до завоевания мира. Каждый проект делится на задачи и подзадачи, которым можно присвоить сроки выполнения и степень важности, а затем на основании ваших отметок умный ресурс выстроит ваше расписание на месяц, год или несколько лет вперед. Это расписание можно всегда носить с собой — в виде приложения к программе Outlook (которая хорошо подходит для краткосрочного планирования, но вот для долгосрочного не приспособлена) или в смартфоне.
Онлайн-органайзер TimeMaster объединяет полезные свойства ежедневника и записной книжки: кроме гибкого управления задачами, которые легко разбиваются на простые шаги в виде «дерева задач», он позволяет иметь доступ ко всем нужным контактам, помнить все обещания, свои и чужие, и общаться с людьми прямо в этом приложении — удобно для руководителей проектов. Очень нужное его свойство — возможность вести дневник, учитывающий потраченное время: с этого советуют начинать освоение науки управления временем практически все гуру тайм-менеджмента.
Сайт inmybook.ru, помимо удобства в планировании долгосрочных дел и ежедневного расписания, позволяет еще и вести бухгалтерию, подсчитывая все доходы и расходы: этот пункт забывают практически все мечтатели, составляющие планы на будущее. Еще он умеет напоминать о знаменательных датах и праздниках, подходит для онлайн-дневника — закрытого личного или общедоступного блога, и, что самое удивительное, у него есть даже отдельная функция для ведения дневника сновидений.
Креативные натуры, привыкшие к творческому беспорядку во всем, нуждаются в сервисе, который бы помог им записывать идеи и планы в тот момент, когда они приходят им в голову.
Для них создан сайт evernote.com и приложение Evernote, в котором можно хранить не только планы и проекты, но и все, что для них требуется: документы, ссылки, фотографии.
Всю информацию, нужную для того или иного проекта, можно легко находить по меткам, которые вы им присваиваете, а контролировать выполнение той или иной задачи удобно по спискам.
А вот что специалисты дружно не советуют — так это доверять планирование своего будущего социальным сетям. Они могут помочь не забыть о предстоящей вечеринке или дне рождения друга, но важно следить, чтобы они не отняли у вас больше времени, чем вы можете позволить. Теперь мы хозяева своего времени,а никак не наоборот. Если будущее не планируете вы — его начинает планировать кто-то другой. Разве вы этого хотите?
Источник: Женский Журнал (январь, 2013)
