Инструкция по использованию страницы «Делегированные задачи»

Нас часто спрашивают о технологии делегирования, потому что нередко это самая болезненная проблема любого руководителя. Тему можно рассматривать как с теоретической стороны - что такое делегирование, его принципы, что можно делегировать, а что нельзя. И это очень важно, понимать основы, но об этом мы уже писали, а в данной статье мы просто решили предоставить технологию работы со страницей "Делегированные задачи" в BogushBook. Пользуйтесь - это легко!

Страница предназначена для постановки и контроля делегированных задач. Для одной задачи у вас будут заполнены 5 строк.

1 строка. Пишем дату постановки задачи перед сотрудником, кратко описываем содержание задачи, и пишем, кому делегировали.

2 и 3 строка. Это точки - даты контроля, в каждую из которых ваш подчиненный отчитывается вам о результатах, лучше в определенное время, сам, можно по телефону. Но важно заранее оговорить вопросы, на которые вы хотите получить ответы. Отчет "всё хорошо" - не подходит.

4 строка. Это дата, когда вы хотите получить предварительный результат, эту дату вы сообщаете сотруднику.

5 строка. Запасная, это конечная дата, когда вам уже просто необходимо получить результат, сотруднику эта дата не нужна. Сотруднику не нужно знать, когда вам нужно самому предоставить результат, ему нужно знать, когда он должен предоставить результат.

После этого можно подвести черту и расписывать другие делегированные задачи.

Здесь есть несколько хитростей.

Желательно, чтобы сотрудник записал первых 4 пункта постановки и контроля задачи, тогда не придется выслушивать, что он "забыл", "не учел", "решил, что это пока неважно".

Каждое утро, когда составляете список задач на день, помните, что в список задач входит контроль других людей. Каждое утро просматривайте, где и какие задачи делегированы, поэтому листики делегированных задач должны лежать вместе, чтобы их легко было просматривать.

И в первую дату контроля вы контролируете своего подчиненного. Если он вам сам позвонил, то в первом столбике напротив даты поставьте плюсик. Если он не позвонил, например, в 12:00, то в 12:05 звоните сами.  Выясняете, что происходит. Если все в порядке, тогда успокаиваетесь до следующей даты контроля.

Если что-то не так - ни в коем случае не забираете задачу у подчиненного, иначе он научится только приносить вам проблемы. Если вы поставили задачу, теперь вам нужно сделать всё, чтобы этот человек ее выполнил. И вы или прорабатываете с ним задачу более подробно, чтобы все точо понял и просматриваете его загрузку, возможно просто не успевает и откладываете менее приоритетные задачи на будущее. Или проставляете большее количество контрольных точек и контролируете более скрупулезно процесс выполнения. Или назначаете второго подчиненного курировать первого. Ваш второй подчиненный не делает за своего подопечного задачу, он просто учит и обеспечивает выполнение задачи.

И если задачу курирует новый человек, тогда дата получения результата смещается со строчки 4 на строчку 5. Строчку 4 вычеркиваете, и объявляете новую дату подчиненным. 

И поскольку второй человек – это гарант выполнения задачи. То вам останется поставить плюсик в 3 и 5 строчке.

Техника направлена только на одно – гарантировать выполнение задачи. Смысл правильной техники делегирования заключается в том, что вы сокращаете время (чтобы был запас времени – 4 строка), и назначаете минимум 2 контрольных финиша (2 и 3 строка).

Также страницу удобно использовать для записи долгов и обязательств. Теперь вы всегда будете выполнять обещания и получать обещанное вовремя.

Пример,