Що таке форс-мажори і як з ними боротися.
У тлумачному словнику написано, що Форс-мажор (франц. Force majeure) - це обстановка, яка змушує діяти певним чином, всупереч наміру, плану; обставина, якій неможливо запобігти або усунути.
Якщо ми не будемо розглядати юридичне визначення цього слова, а візьмемо до розгляду наше повсякденне життя, то побачимо, що форс-мажори - це незаплановані дзвінки, відвідувачі, пошта, раптом виникаючі «пожежі», які ми ніяк не могли передбачити, а час на них таки доводиться витрачати. І, в результаті, більшу частину дня ми займаємося «не своїми» завданнями. А та робота, яку потрібно було виконати, так і залишається незробленою. Хто з вас потрапляв у подібну ситуацію? Абсолютно всі. І не раз.
Цікаво, що багато керівників своїм найбільшим форс-мажором вважають підлеглих. Тому що відволікають від роботи, приносять проблеми, недоробки і зривають терміни. А підлеглі, в свою чергу, найбільшим джерелом непередбачених завдань вважають керівників. Тому що приходять, відволікають від роботи, насипають зверху завдань до уже і без того величезного їх списку, підкидають термінові доручення, звалюють свої недоробки.
Та що там робота. Візьміть особисте життя. Для батьків форс-мажором найчастіше є діти. Тому що повільно збираються, захоплюються чимось стороннім, відволікаються, а іноді дуже недоречно хворіють. Або повсякденні звичайні ситуації: громадський транспорт недоречно затримується, на дорогах корки, партнери спізнюються на зустрічі, знайомі забувають про свої обіцянки, а від їх реалізації залежало так багато ...
Фахівці з тайм-менеджменту за останні сто років проаналізували, скільки ж насправді в нашому житті форс-мажорів, і побачили, що хаотичності, тобто того, що ніяк не можна було передбачити, навколо нас абсолютно конкретна кількість. Порядка 20-25% подій в нашому житті ніяк не можна спрогнозувати. Що це означає? Що на питання, «а що ж робити з форс-мажорами?» - відповідь дуже проста: планувати!
«У сенсі, як це планувати форс-мажор?», - запитають нерідко. «Я ж не можу передбачити, що саме станеться!». І це правда. Що саме станеться, ви не знаєте, але час на це «непередбачене» закласти можете!
Технологія проста. В середньому, робочий день у нас займає 8 годин. 20-25% від 8ми годинного робочого дня - це близько 1,5-2 годин. Запланувати форс-мажор - це означає залишити в своєму розкладі приблизно 2 години вільними. І це не повинно бути 2 години одним проміжком часу. По-перше, найчастіше - це відверта розкіш - залишити в своєму розкладі дві вільних години. А по-друге, в цьому немає ніякої логіки. Ви ж не знаєте, коли саме цей форс-мажор станеться. Тому «запланувати 2 години непередбачене» - це значить залишити в своєму розкладі часові проміжки в 15-20-30 хвилин між вашими ключовими завданнями дня на випадок, якщо щось піде не так! Тобто запам'ятайте правило: ніколи не ставте собі в розкладі одну задачу впритул до іншої. Наприклад: чи не призначайте першу зустріч на 10:00 (плануючи, що на її проведення піде 1 година), а другу за нею відразу на 11:00. Між вашими зустрічами має бути мінімум 15-20 хвилин, навіть якщо ці зустрічі проходять на вашій території, і вам не потрібно нікуди їхати.
Якщо ж ви плануєте увесь свій день, а не тільки робочі завдання. Я, до речі, рекомендую чинити саме так, тому що форс-мажори зустрічаються не тільки у робочий час, але і в особистому житті. Тому в моєму щоденнику часова лінійка на день починається в 00:00 і закінчується в 23:00. Тобто, я планую усю свою добу - 24 години. І тоді часу на форс-мажори потрібно запланувати близько 5-6 годин. Знову ж таки, короткими проміжками часу між основними завданнями.
Іноді мої клієнти говорять, що у їхньому житті форс-мажорів набагато більше, ніж 20%. Хтось каже, що фактично більша половина дня у них іде на вирішення непередбачених завдань. Не буду заперечувати. Так як знаю, що в багатьох сферах діяльності є фахівці, робота яких полягає в тому, щоб дійсно оперативно реагувати. Наприклад, секретар в приймальні. Частину фіксованих завдань протягом її робочого дня звичайно ж можна і потрібно запланувати, однак левова частка її завдань - це оперативне реагування на вказівки боса, вирішення поточних питань з відвідувачами, відповіді на дзвінки тощо.
На цей випадок, у мене є рекомендація: організуйте такий процес, який називається «хронометраж» або «фотографія робочого дня». Тобто по ходу дня фіксуйте на папері час і завдання, якими ви в цей час займалися. Зробіть таку фіксацію протягом тижня. 5 робочих днів буде цілком достатньо, щоб подивитися на тенденцію. І в кінці тижня визначте, скільки часу в середньому протягом дня ви вирішуєте завдання, яких у вашому плані не було. 30% часу? 40%? Або дійсно більше 50%?
Виходячи із цих даних, ви зможете чітко зрозуміти, скільки часу саме вам потрібно відводити на форс-мажор. І все, що вам залишиться - це строго дотримуватися правила і щодня в розкладі залишати тимчасові проміжки між вашими завданнями на форс-мажори.
Однак, хочу зауважити, що насправді, те, що люди зазвичай називають форс-мажорами, в переважній більшості випадків називається так: «забув», «забив», подумав, що «обійдеться», понадіявся, що «пронесе», а воно, блін, що не пронесло ... Шановні, так це насправді називається - НЕ форс-мажор! Це називається - неправильне планування.
Щоб це усунути, дам ще кілька рекомендацій:
1. Обов'язково ведіть записи в письмовому вигляді: комусь щось пообіцяли - запишіть; хтось щось пообіцяв вам - запишіть; дізналися, що запускається новий проект або завдання і по ньому є дед-лайн - зафіксуйте. Ведіть записи - інакше в найвідповідальніший момент ви просто про це забудете. Пам'ятайте: навіть найтупіший олівець краще, че найгостріша пам'ять. Особливо в світі бізнесу, де від вашої пунктуальності і від того, наскільки ви тримаєте дане вами слово, залежить ваша репутація, і, як наслідок, рівень вашого доходу.
2. Працюйте зі своїм розкладом по ходу дня - відзначайте, що виконано, що з’явилося протягом дня поза планом, на що ви фактично витрачали свій час впродовж дня.
3. Найважливіше: аналізуйте свій прожитий день ввечері і робіть роботу над помилками. Якщо ви щось не передбачали сьогодні, а могли б, прийміть рішення на майбутнє - як ви будете діяти в подібних ситуаціях у майбутньому. Немає сенсу сумувати про те, що не вдалося, тому що минуле ви змінити не зможете. Однак те, що ви дійсно можете - це змінити своє майбутнє. Зробити це цілком реально: аналізуйте свою діяльність і вносьте у свою роботу зміни, які дозволять більше не потрапляти у подібні ситуації.
