Блиц-тренинг от компании BogushTime: как всё успевать

Вам постоянно не хватает времени, дел по горло, многое из задуманного не успеваете даже начать, «зашиваетесь» и подводите руководителя? Причина постоянного цейтнота, скорее всего, кроется в вашей личной неорганизованности. О том, как организовать свой труд и все успевать — в статье.

Часто в попытке все успеть вы беретесь сразу за несколько заданий, нервничаете, не успеваете, и в конце дня, так ничего толком и не сделав, спрашиваете себя: в чем же ошибка? Причина наверняка в том, что вы не умеете распределить свое время, проще говоря — спланировать день. А для помощника руководителя эффективное распределение времени — задача первой необходимости. Поэтому если вышеописанная ситуация вам знакома, наши девять советов по тайм-менеджменту будут как нельзя кстати.

Совет 1. Узнайте, чего руководитель ожидает от вашей работы

Несмотря на то что должностные обязанности секретаря известны всем, в каждой фирме к помощнику руководителя требования разные. Зависит это как от специфики компании и количества сотрудников, так и от личного графика или привычек начальника. Например, руководитель принимает лекарства, и вы должны напоминать ему о времени их приема.
Поэтому никогда не будет лишним прямо спросить шефа о том, чего он ожидает от вашей работы. Ответ может вас искренне удивить (тем не менее, с пожеланием руководителя нужно считаться):
— Вариант 1. Хорошо готовить кофе;
— Вариант 2. Информировать руководителя о важных событиях;
— Вариант 3. Быть правой рукой руководителя;
— Вариант 4. Ограждать от лишних коммуникаций.
Обычно же от помощника руководителя ожидают всего вышеперечисленного, а также выполнения множества других поручений.

Совет 2. Узнайте о руководителе все в мельчайших подробностях

У помощника руководителя должна быть организационная папка (шуточное название «шляпа»), в которую он собирает всю необходимую информацию, и в случае ухода передает своему преемнику. В этой папке должна находиться вся необходимая новому секретарю информация, вплоть до мельчайших подробностей: из какой чашки пьет босс и где эта чашка находится, какой кофе или чай он предпочитает, во сколько он приезжает, в какое время его нельзя беспокоить…
Опытный секретарь задает большинство вопросов относительно особенностей новой работы до того, как приступить к обязанностям. После знакомства с помещением, руководителем и сотрудниками у вас могут возникнуть дополнительные вопросы, которые нужно сразу задать. Ведь у руководителя нет возможности каждый день подсказывать, как решить ту или иную проблему.

Совет 3. Составьте расписание

Помощник руководителя никогда не должен жаловаться на избыток работы. Нужно организовать свой труд так, чтобы успевать делать все. Ведь это только кажется, что времени нет, нужно просто научиться правильно им распоряжаться.
Если вы никогда ничего не планировали, то самое время научиться этому. Первый шаг к организованному труду — составление своего расписания и расписания руководителя. Лучше всего, чтобы расписание руководителя было достаточно подробным и выглядело, как карта задач. Тогда вы сможете подсказывать шефу, когда у него есть «окошко», а когда он занят и чем. Держать оба расписания нужно на видном месте.
Секретарь для руководителя — это «органайзер на ножках», многофункциональный, всегда готовый помочь и знающий ответы на все вопросы.

Совет 4. Рассчитывайте свои возможности

Если руководитель дает много заданий, а помощник не успевает их выполнять, нужно выяснить причину. Возможно, секретарь слишком медленно выполняет поручения. Чтобы исправить ситуацию, ему следует взять себя в руки и попытаться повысить свою продуктивность.
Причиной авралов может быть и то, что секретарь слишком много берет на себя, не рассчитывая своих физических возможностей. В этом случае секретарю поможет дневник-планировщик. Это позволит расписать свои задачи поминутно. Когда секретарь понимает, сколько времени у него отведено на выполнение каждого задания, он никогда не возьмет на себя лишнего.

Совет 5. Выберите приоритетную задачу

Практически ежедневная практика секретарей — руководитель дал одно задание, а потом внезапно добавил еще одно под грифом «Срочно!». И работнику приходиться выбирать, какая задача важнее. Но принимать решение надо не самостоятельно, а посоветовавшись с руководителем. Секретарь должен выяснить, какой сейчас у компании приоритет, и какое задание должно быть выполнено в первую очередь. При этом следует поставить руководителя в известность, сколько времени приблизительно займет выполнение срочного поручения. Возможно, руководитель поручит это задание нескольким работникам, чтобы было быстрее, и не будет подгонять секретаря и нервничать.

Совет 6. Перестаньте обвинять руководителя

Одно из самых больших заблуждений секретарей, как и многих других работников, уверенность в том, что все руководители — это монстры, которые хотят только одного: чтобы помощник работал на износ. К счастью, это не так. Не исключено, что такие руководители встречаются. Но скверный характер у них вовсе не из-за должности, которую они занимают, все зависит от конкретной личности, как на работе, так и за ее пределами.
Если секретарь действительно оказался в штате у чересчур сурового руководителя, возникает логичный вопрос — почему он до сих пор там работает? Нужно разобраться в себе. Здесь может быть два ответа: либо работник ожидает каких-то благ, которых скорее всего так и не получит, либо секретарь — мазохист и ему нравится, когда над ним издеваются. В последнем случае в подобных условиях такой секретарь будет находиться всю жизнь, под чьим бы началом он не работал.

Совет 7. Говорите руководителю о проблемах

Руководитель всегда ждет от своих подчиненных выполнения поставленных задач. Он не должен планировать все за сотрудников и помнить, насколько загружен в этот момент, к примеру, его секретарь. Поэтому если вы чувствуете, что начальник перегружает вас работой, и вы физически не успеваете выполнять все его задания — нужно сказать ему об этом. Не стоит ждать, пока руководитель сам догадается, что вам тяжело, — этого не случится!
Перед тем как начинать разговор о непосильных нагрузках, к нему нужно как следует подготовиться, собрать факты и доказательства. Прежде всего советуем составить и показать руководителю расписание вашего рабочего дня, а лучше недели. Возможно после этого ваш начальник разделит задачи между другими сотрудниками или найдет кого-либо вам в помощь.

Внимание! В разговоре с руководителем не стоит употреблять таких выражений, как: «не поручайте мне работу, потому что ее слишком много». Вместо этого лучше сказать: «поручайте мне только самую важную работу, чтобы я могла делать ее качественно».

Только секретарь может знать, сколько заданий ему дали, сколько времени на выполнение каждого из них потребуется, и может ли он справиться сам, или ему нужна помощь.

Совет 8. Устраните «похитителей времени»

Аська, форумы, сайты новостей, личная почта, «контакты» и «одноклассники» пожирают просто массу времени, которое можно было бы потратить на дела. Вы можете бесконечно писать собеседникам о том, как вы загружены на работе и сколько всего планируете сделать, а работа в этот момент стоит…
Не зря на многих рабочих местах всевозможные электронные коммуникаторы и социальные сети запрещены. Но иногда так хочется отвлечься! И полностью отказываться от этого не нужно. Выделите для общения и чтения новостей специальное время — допустим, полчаса с утра и полчаса вечером. Не вписываетесь в эти рамки, не получается вовремя остановиться, хочется посидеть подольше — заведите себе будильник или «напоминание».

Совет 9. Оптимизируйте задачи

Главная причина всех проблем секретарей — неумение оптимизировать свои задачи. Они постоянно получают новые задания, но не планируют ни сроки, ни способы их выполнения. И когда случаются форс-мажоры, секретарь не успевает абсолютно ничего. Ведь этот форс-мажор он тоже не планировал — а зря! Ведь с такой работой всегда нужно быть готовым к непредвиденным заданиям, которые должны быть выполнены в короткие сроки.

Профессиональный секретарь — это уважаемый и ценный сотрудник, который может организовать не только свою работу, но и работу руководителя, и даже целого офиса.
Стать профессиональным секретарем-помощником — часто значит обеспечить себя достойной работой на всю жизнь. Ведь большинство руководителей не меняют своих секретарей, а шагают по карьерной лестнице вместе с ними.

Журнал "Секретарь-референт"
http://secretar.com.ua