Как «правильно» отвлекаться на людей, звонки, письма

Неспособность сказать "нет"

Одна из самых больших причин потери времени – неспособность сказать «нет», когда нас отвлекают от работы. У многих сотрудников есть непреодолимое стремление помочь коллеге, решить его проблему. Но решая проблему за другого, вы отнимаете у него возможность роста и развития, возможность получить отдачу, прикладывая собственные усилия. По сути – это и есть лучшая инвестиция, которой суждено проявиться в будущем, - ведь способность справляться с какой-либо проблемой идет в одном комплекте с профессиональным и личностным ростом. Вы нарабатываете навыки, приобретая тот опыт, который определяет вас, как профессионала.

Если провести аналогию с горнолыжным спортом – то самый большой рост спортсмена происходит на самых крутых склонах, далеко за пределами зоны комфорта.

Когда-то ранее я слышала историю о том, как один человек был свидетелем  метаморфозы, в процессе которой гусеница превращалась в бабочку. Увидев, как она борется за свободу, как стремится к солнцу, у человека возникло непреодолимое желание помочь – он достал перочинный ножик и сделал небольшой надрез в коконе, с целью помочь бабочке освободиться. Но к огромному удивлению, как только он это сделал, - гусеница тут же умерла. Ей жизненно необходимо было приложить то количество усилий, которые и определили бы ее жизненный потенциал, перейти на новый качественный этап жизни.

Поэтому, пытаясь решить проблемы за других людей, вы едва ли оказываете им услугу.

Если же вы думаете, что контролировать отвлечения в рабочее время не в вашей власти, то это не так. И в борьбе с хаосом, которые привносят ваши сотрудники и коллеги в ваши рабочие планы, главным союзником будет упорядоченность и системность.

Возьмите за правило устраивать в течении дня небольшие промежутки времени без перерыва, во время которых вы сможете сосредоточиться на своих рабочих приоритетах, оставаясь на некоторое время вне зоны доступа для своих коллег. Ведь в вопросах вашей собственной производительности не будет компромиссов – ваши показатели будут говорить сами о себе. Не позволяйте отвлечениям тормозить вашу работу.

Вот несколько простых, но действенных советов, которыми делятся специалисты по тайм-менеджменту о том, как не отвлекаться на произвольные запросы.

• Переведите свое устройство связи в режим «не беспокоить». Таким образом, вы оставляете за собой право просматривать почту лишь время от времени. К примеру, каждые два часа, когда вы будете делать перерыв. Таким образом, вы отводите время на концентрацию внимания для конкретной задачи.  Очень важно отделять это время, - ведь оно определяет ваши результаты. В перерыве у вас будет возможность просмотреть письма и ответить на телефонные звонки.
• Назначайте очередность подошедших к вашему столу коллегам, сообщая о сроках сдачи работы и занятости. Проговаривайте с ними, когда у вас будет свободное время, осведомляйтесь об их запросах, оценивая при этом приоритетность задания. Если вопрос срочный –его необходимо решить, если же срочности нет, помечайте в календаре и возвращайтесь к работе.

Подводя итог, могу искренне сказать, что в действительности, сотрудники, приходящие со своими задачами, а также перерывы на звонки, - являются самым частыми отвлечениями, которые отнимают наше время. Планируя свой день, важно помнить о том, что есть время для задач, которые создают результат, есть время для рутинных вопросов и есть время для коммуникации и помощи коллегам. Главное – научиться осознанно управлять этим распределением, а не реагировать на запросы, которые не перестанут к вам поступать.

Консультант компании BogushTime, 
Вероника Мельник