Как правильно принять задачу от руководителя?
Как часто у вас в работе бывает так, что руководитель даёт вам задачу, а вы уже и так изрядно перегружены? Отказать нельзя - и приходится принять задачу, а в качестве последствий вы получаете ситуацию, где вы мало того, что работаете в стрессе, так ещё и по итогу не укладываюсь в нужные сроки по решению этой задачи. Вы недовольны - босс тоже недоволен.
Либо такая ситуация:
Руководитель ставит задачу, но не озвучивает конкретно, что хочет. Вы выполняете, как поняли, а по итогу босс, мягко говоря, не в восторге от вашего результата и говорит, что это вовсе не то, чего он ожидал. Знакомо?
Или так:
Руководитель даёт задачу, но никто в компании не способствует ее решению. И выполнить её становится в разы сложнее. Бывало?
Подобных ситуаций масса. И потому ниже я дам 13 практичных рекомендаций, следуя которым, вы сможете избежать негативных последствий, принимая задачи от руководства.
- Запишите задачу с деталями. Это нужно во-первых, для того, чтобы тупо не забыть, что нужно сделать, а во вторых, поможет оценить объём работы. Так вы более корректно определите для себя реальные сроки выполнения.
- Узнайте, что конкретно необходимо в качестве результата, и обязательно проверьте своё понимание. Т.е. переспросите, правильно ли вы поняли, что требуется в итоге.
- Спросите, на когда нужен этот результат. А для себя - прикиньте, сколько времени вам потребуется на выполнение, и добавьте ещё около 15-20 % от общего времени на случай форс-мажора.
- Выясните, принципиально ли выполнять задачу каким-то конкретным способом, или вы вольны сами выбирать стратегию выполнения этой задачи.
- Проясните, зачем нужно выполнять эту задачу, и как потом будет использоваться результат. Это поможет вам понять, на чем нужно будет сделать акцент в процессе выполнения.
- Согласуйте стратегию действий. Если вы будете самостоятельно принимать решение о способе выполнения задачи (особенно, если вы раньше её не делали), то демонстрация вашего плана руководителю поможет избежать ошибок и вовремя получить коррекцию действий.
- Запросите сроки промежуточных координаций и выясните, какие промежуточные результаты нужны.
- Согласуйте эти сроки с существующим графиком работ по задачам, которые уже были ранее в вашем расписании.
- И, в случае возникновения накладок, помните: приоритеты в таких ситуациях растравляет босс, а не вы.
- Проясните, какие у вас есть полномочия и ресурсы.
- Добейтесь публичности - пусть руководитель сообщит всем сотрудникам, связанным с этой задачей, что теперь её исполнителем будете вы.
- Обязательно регулярно давайте обратную связь руководителю о ходе выполнения задачи и помните: босс не идиот, но он может принимать идиотские решения при отсутствии информации. Потому ваша обязанность - предоставлять информацию вовремя.
- Если всё же по итогу не вложились в сроки - анализируйте, почему не вложились, и делайте выводы на будущее.
И главное помните:
не тяните до последнего с выполнением задач. Всегда оставляйте временную фору. Она даст возможность скорректировать неверный результат и вложиться в сроки выполнения!
