При-Цельный тайм-менеджмент – управление своим временем, основанное на мечте

Я знаю, многие считают, что тайм-менеджмент – это о том, как всё успеть или правильно составить расписание. Это не мой подход. Я рассматриваю время вего философской и физической сущности – как процесс изменения состояний энергии, материи и пространства. И процессом этим можно и нужно управлять, чтобы эффективно достигать целей и получать удовольствие от процесса их достижения.

Поэтому я предлагаю технологию При-Цельного тайм-менеджмента, которая состоит из следующих шагов:

1. Определить свои мечты – создать Видение. Сформулировать цели для осуществления Видения.
2. Разработать план с учётом барьеров и ресурсов.
3. Совершать действия в соответствии с планом. Оценивать и корректировать план для того, чтобы осуществить Видение.
4. Получать необходимые результаты, проводитьих анализ.
5. И обязательно формулировать новые цели…

Это означает, что не так важно успевать много, важно успевать то, что приближает вас к цели. При этом всегда были и будут рутинные задачи, форс-мажоры и обстоятельства. Но вы научитесь справляться с ними: делегировать или отказываться от них, если поймете, что для вас по-настоящему важно в жизни. Именно для этого существуют мечты и цели.

Первые позволяют определить, чего вы в действительности хотите лично для себя, своей семьи, на работе, и в других областях жизни. А вторые позволяют создать условия для осуществления первых.

Для компании данная технология работает также, только за основу берутся не области жизни, а направления деятельности. На данный момент я могу говорить о том, что технология успешно работает. И это не пустые слова, я исхожу из опыта около трёхсот крупнейших компаний Украины, в которых внедрены методы планирования по технологии При-Цельного тайм-менеджмента. Это промышленные, финансовые и торговые предприятия, которые добились успеха даже в кризис. Кого-то обучала я сама, а кого-то мои ученики.

Поэтому предлагаю вам начать с разработки стратегического плана на ближайший год.

Никогда не поздно начать новую жизнь. Сколько раз вы начинали «новую жизнь»? Особенно удобно начинать новую жизнь с нового года: бой курантов, звон бокалов, взрывы хлопушек, шелест серпантина, радостный смех... И вот она - новая жизнь! В очередной раз началась и так и не случилась. Знакомо? Многие с огорчением обнаруживают через некоторое время, что одного желания, даже очень сильного, недостаточно для того, чтобы изменить жизнь или ситуациюк лучшему. Известный философский треугольник БЫТЬ-ДЕЛАТЬ-ИМЕТЬ в очередной раз напоминает нам о том, что каждый из его компонентов одинаково важен: ваши мысли влияют на ваши действия, ваши действия влияют на ваши результаты, ваши результаты влияют на ваши мысли и т.д.

Невозможно вычленить ни один из них как более важный, поэтому графически их обычно изображают как равносторонний треугольник и напоминают, что изменение состояния одного параметра автоматически ведет за собой изменение состояния остальных двух.

Вторая версия этой известной схемы выглядит так. И из этой версии становится понятно, как же именно осуществляется взаимосвязь этих компонентов: то, ЧТО и КАК выдумаете, определяет, ЧТО и КАК вы делаете, а это в свою очередь влияет на то, КАКИЕ результаты вы получаете.

Причем же здесь стратегия, спросите вы? Содержание стратегии, и вообще её наличие – это проявление ваших мыслей. А мысли бывают разными:

• кто-то считает, что достаточно чего-то хотеть для того, чтобы оно произошло;
• кто-то думает, что загадывать наперед смешно, особенно в нашей стране;
• кто-то стремится предусмотреть все возможные шаги и проблемы;
• кто-то набрасывает ориентировочный план действий.

Давайте сразу договоримся о том, что право на существование имеет любой подход, и вы всегда сможете найти множество оправданий каждому из них, просто выбирайте из понравившегося. Но! Будьте готовы платить за свой выбор: деньгами, усилиями, временем, эмоциями, иногда – отношениями и здоровьем.

К разработке стратегического плана нужно подготовиться. Лично мне импонирует подход «ориентировочный план действий». Я выбираю его, исходя из определения слова «стратегия». Если убрать военные толкования и толкования из теории игр, то стратегия – это способ действий, общий недетализированный план действий на длительный период, предназначенный для достижения главной цели. А это означает, что вы должны:

1. Знать свои основные цели.
2. Быть устойчивыми в своих намерениях.
3. Быть гибкими в методах.
4. Смотреть дальше и шире своей цели.
5. Учитывать внешние и внутренние условия.

И помнить о том, что разработка стратегического плана – это особый момент, когда встречаются в настоящем два ваших важнейших жизненных потока, прошлое и будущее. Прошлое дает вам знание о ваших возможностях и ограничениях, а будущее дает вам вдохновение от вашей мечты и вашего намерения. Только не допускайте на эту «встречу» страх неудачи. Ведь, идя по дороге жизни, мы часто накапливаем не только победы, но и ошибки. Поэтому страх поражения часто влияет на намерение человека быть успешным, превращая его в бездеятельного мечтателя.

Что же сделать для того, чтобы использовать из прошлого опыта лишь нужную информацию, отсеяв ненужные эмоции? Для этого вам нужно подготовиться к процессу разработки стратегического плана.

Шаги простые.

1. Провести анализ прошедшего года – что удалось сделать и что не получилось, выяснить причины и первого, и второго.
2. Написать Историю Успеха – чему вы научились,что вы поняли, какие ваши действия являются успешными, чтобы иметь возможность их повторять.

После того, как вы подготовились, можете приступать к планированию.

4+1 – шаги стратегического планирования.

Шаг 1. Идеальная Картина. Создайте ваше Видение, причем на срок, выходящий за пределы одного ближайшего года. Лучше взять хотя бы 10 лет. Писать Видение можно в форме произвольного сочинения о будущем, а можно пойти обратным путем: написать письмо из будущего как некий анализ прошедших 10-15 лет. Оба варианта отлично работают – проверено.

Шаг 2. Фокусирование действий. Определите отклонения от вашей «идеальной картины», то есть от Видения. Вам нужно понять, над чем придется поработать и что требует наибольшего внимания. Выберите приоритетные задачи на ближайший год.

Шаг 3. Конечные результаты. Определите ключевые направления, в которых вам нужно будет действовать, создайте таблицу (месяцы по горизонтали, направления по вертикали) – и по каждому из них сформулируйте конечный результат, который будет получен в декабре текущего года.

Определение ключевых областей и конечных результатов на год преследует две цели: а) соблюдение гармонии, чтобы не было перекосов в жизни, б) возможность сочетать действия так, чтобы одним шагом достигать продвижения по нескольким направлениям.

Шаг 4. Точки контроля. «Крупными шагами» разработайте помесячный план на год, в который внесите основные промежуточные достижения в каждой ключевой области.

Всё, стратегический план готов, но без завершающего важного шага он останется лишь рисунком на бумаге.

Шаг +1. Поддержка. Вам нужны партнеры, соратники, исполнители. А значит, теперь вам нужно ознакомить этих людей с вашим планом на год и сделать так, чтобы каждый из них внёс в свои планы на этот год те шаги, которые предстоит им совершить чтобы то, что вы наметили, стало реальностью. Не обещаю, что вам будет легко этого от них добиться, но гарантирую, это значительно повысит ваши шансы на успех в этом году. Ведь люди с удовольствием помогают, особенно если знают, что и когда им нужно сделать

В 1897 году Вильфредо Парето, итальянский инженер, социолог и экономист, вывел закономерность «20/80», которая в дальнейшем получила известность как «закон Парето». Исходя из этого принципа, всего 20 процентов наших действий приводят к 80 процентам результатов, а на оставшиеся 20 процентов результатов мы тратим 80 процентов действий. Если упростить суть тайм-менеджмента, то она как раз и состоит в определении этих продуктивных действий и сосредоточении максимума своего времени и сил именно на них.

За время развития прикладного тайм-менеджмента возникало множество подходов и трактовок – в попытках определить, какой именно быть системе управления временем. Кто-то возводил культ из инструментов тайм-менеджмента, кто-то злоупотреблял наукообразностью и нагромождением формул и коэффициентов. Однако время расставляет все на свои места. Даже безупречно обоснованные с научной точки зрения технологии перестают работать, если они чрезмерно сложны, громоздки и неудобны для пользователя.

ПРИ-ЦЕЛЬНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – «ДЛЯ ЧЕГО» ПРЕЖДЕ ЧЕМ «ЧТО», «КАК» И «КОГДА»

Технологию При-Цельного тайм-менеджмента также называют «техника Х4». Это название можно трактовать двояко. С одной стороны «икс 4» – это четыре неизвестных, прояснив которые, достигаешь своих целей. С другой – «х» это знак умножения, означающий, что, используя технологию и все четыре опорных понятия – Постулат, План, Производство и Продукт – получаешь эффективность, увеличивающуюся в разы.

Одно из опорных понятий При-Цельного тайм-менеджмента – потерянное время. Потерянное время – это время, потраченное сегодня на то, что не связано с вашим будущим и с вашей мечтой. Получается, что если время – это процесс изменений, то управление временем – это придание правильного направления этим изменениям. А чтобы направлять изменения в нужную сторону, необходимо очень четко видеть свои цели.

Интересно, что в русском и английском языках есть тонкие, но очень характерные различия значения слова Цель.

В толковом словаре русского языка на первом месте стоит значение – «Место, в которое надо попасть при стрельбе или метании», и только на втором – «Предмет стремления, то, что надо, желательно, осуществить». В американском толковом словаре английского языка это слово объясняется как то, чего нужно достичь, объект личных амбиций или усилий, конечная точка путешествия. И только после этого идет спортивное значение слова – гол, финиш.

Такое различие довольно типично. Нашему менталитету близко восприятие достижения цели как удачного броска или выстрела – то есть удача, везение. Соответственно и цели мы часто ставим так, словно загадываем желания: сбудется – не сбудется, достигну – не достигну. Как в шутку сказал один из участников наших тренингов: «Мы ставим цель, а затем забываем, где её поставили».

Значение цели в При-Цельном тайм-менеджменте ближе к американскому пониманию этого слова. Цель – результат, которого нужно достичь на пути к своей мечте или сильному желанию. Именно поэтому первое место в «технике Х4» занимает мечта (для личности) или видение (для компании), обозначаемые для удобства словом «постулат» (Рисунок 1).

МЕЧТА (ПОСТУЛАТ) – ДВИГАТЕЛЬ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЙ СКОРОСТЬ ДВИЖЕНИЯ К ВАШИМ ЦЕЛЯМ

Постулат в технике Х4 связывается с элементом Воздух. Почему воздух? С одной стороны, мечты необходимы нам, как воздух – именно они дают стремление жить полной жизнью. С другой – когда мы мечтаем –должны быть легкими, как воздух. В этот момент недопустимы критика, анализ, поиск препятствий и способов их преодолений. Мечты должны быть яркими, красивыми, возвышенными – без каких бы то ни было ограничений разума. И третья причина этой аналогии – и воздух, и мечты мы особо не замечаем, когда они есть. Проблемы возникают, когда их не хватает – без воздуха мы задыхаемся, а без мечты не имеем энергии для движения. Если вы встречаете человека, у которого опускаются руки – прежде всего, нужно посмотреть, как у него обстоят дела с мечтами.

Заветных желаний должно быть много. Нужно собрать все без исключения мечты, которые возникали на протяжении жизни – детские, юношеские и взрослые, мечты о себе и о других людях (супруге, детях и т.д.) Ни одна мечта не должна остаться забытой в пыльном углу, потому что мечта – это программа к действию. И эта программа продолжает действовать, даже когда она позабыта и уже не нужна. На подсознательном уровне это проявляется как неудовлетворенность недостигнутым. Забытая мечта – это незавершенный цикл. Чем больше незавершенных циклов находится в «фоновом» режиме, тем тяжелее даётся каждое активное действие, хуже работает память, меньше концентрация и сосредоточение «здесь и сейчас».

Итак, мы без критики и отсева делаем полный реестр постулатов-желаний, накопленных за всю жизнь для того чтобы отменить уже не актуальные (закрыть незавершенные циклы) и выбрать наиболее значимые и важные в настоящее время.

ПЛАН. МАТРИЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И КЛЮЧЕВЫЕ ОБЛАСТИ

План в технике Х4 ассоциируется с водой. С одной стороны, он должен обладать гибкостью и текучестью воды, с другой стороны – её неудержимостью. Встречаясь с препятствием, вода либо сшибает его, либо огибает. А если не выходит ни первое, ни второе – то просачивается сквозь малейшие щели, но течёт дальше.

Если упрощенно: план – это способ осуществить мечты. Первая задача планирования состоит именно в этом – найти лучшие (наиболее быстрые и простые) способы реализации мечты. Хороший план обязан иметь структуру, и наиболее наглядный способ планирования – это матричное планирование. Для него строят график, в котором по одной оси откладывают годы (или месяцы), а по второй – ключевые области (Рисунок 2).

Ключевые области у разных людей могут отличаться – ведь все люди разные, но всё многообразие вариантов техника Х4 сводит к шести комплексным областям:

• Тело (здоровье),
• Личность (развитие и рост),
• Семья,
• Работа (карьера, бизнес),
• Духовность,
• Общество (участие в группах и сообществах,жизни города, страны, планеты).

Рассматривая каждую из ключевых областей сквозь сетку времени, мы извлекаем из неё цели и вписываем в соответствующую клетку. Например, для ключевой области Семья могут быть поставленытакие цели:

• к 2015 году, когда выход родителей на пенсию,обеспечить им дополнительный доход;
• к 2017 году собрать сумму, необходимую на учёбу ребенка за границей;
• в 2018 году зачать второго ребенка;
• к 2020 году достроить дом;
• к 2025 году достичь пассивного дохода в сумме «…».

План – эффективный способ превратить барьеры в цели!

Для того чтобы быть достаточно крепким фундаментом, план должен быть многоуровневым – состоять из краткосрочных планов (на день, неделю и месяц), среднесрочных (на год) и долгосрочных (5 или 10 лет).

На этапе планирования обязательно рассматриваются и учитываются барьеры. Подход к барьерам должен быть таким: каждое препятствие является одной стороной монеты, обратная сторона – цель. Это означает, что каждый барьер должен быть обращен в цель, которую нужно достичь. Только это дает возможность эффективно преодолевать препятствия. И именно это является второй задачей планирования – преобразовать каждый барьер в цель.

ПРОИЗВОДСТВО – ОГОНЬ, СЖИГАЮЩИЙ БАРЬЕРЫ И ПОЛУЧАЮЩИЙ ОТ ЭТОГО СИЛУ

Этап производства – это стихия огня. На этом этапе очень важно непрерывно получать подпитку энергией и не позволять ей расходоваться попусту.

За получение энергии отвечают Постулаты. Именно наши мечты и страстные желания дают нам нужное количество сил и вдохновения для действий.

А неконтролируемый расход энергии может возникать, если появляются барьеры, не предусмотренные в плане. Откладывая их решение, мы останавливаемся и теряем энергию. Поэтому непредусмотренные барьеры откладывать нельзя, их необходимо сразу же улаживать и двигаться дальше. Именно непрерывное движение на этапе производства позволяет достигать целей максимально быстро, не растрачивая энергию по дороге.

ПРОДУКТ – ПОЛУЧИЛИ ЛИ МЫ ТО, К ЧЕМУ СТРЕМИЛИСЬ?

Продукт должен иметь объективные критерии оценки и быть измеримым. «Я сам знаю, что добился своей цели и мне не перед кем отчитываться» – это плохой ответ. Если рассмотреть технику Х4 на примере одного дня, она работает так. Перед тем как спланировать день человек просматривает свои цели (мечты, постулаты) – они придают энергию, напоминают, ради чего он будет сегодня работать изо всех сил, и не позволяют отвлекаться на несущественные задачи. Рабочий день – это этап производства. Завершив его – на этапе продукта в конце дня – обязательно нужно сверить полученные результаты со своими целями: насколько мы приблизились к желаемому.

ЧЕТЫРЕ П ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Постулат, План, Производство и Продукт – эти «четыре П тайм-менеджмента» неразрывно взаимосвязаны. Есть взаимосвязь очевидная, например, постулат достижим с помощью подробного плана, план реализуется в производстве, результатом производства является продукт, а он сверяется с постулатом (Рисунок 1). А есть и более глубокие взаимозависимости – диагональные связи производство-постулат и продукт-план. Если на этапе производства нам не хватает сил и вдохновения на дости-жение плана, необходимо заглянуть в мечты – ведь именно они являются подпиткой для ежедневной целенаправленной активности. А если полученный продукт не соответствует постулату-цели, то нужно корректировать план, но ни в коем случае не сам постулат.

В качестве эффективных и удобных в ежедневном использовании инструментов можно выбрать, например, бумажный планировщик BogushBook и электронное приложение к IPad – Time Optimizer его бесплатная версия может быть скачана на AppStore (см. Рисунок 3, Рисунок 4, Рисунок 5).

Какую бы вы ни выбрали для себя систему тайм-менеджмента, нужно помнить, что значение имеют не «раскрученность», популярность или рекомендации экспертов. Самый главный критерий – эта методика должна подходить именно вам. Ведь тайм-менеджмент – это не что-то, навязанное вам, а ежедневный способ максимально быстро и с удовольствием двигаться к своим мечтам.

Искренне Ваша, 
Людмила Богуш-Данд,
учредитель, бизнес-тренер,
мировой экспертв области управления
временем BogushTime,
специально для "Корпоративные университеты", №45, 2013

Читать в pdf-формате на issue.