Перейти к основному содержанию
 

Вы здесь

Проблемы делегирования

05.09.2011

Как часто вы встречали непонимание со стороны подчиненных, когда делегировали им задачи? Как часто начальник напрягает вас в самый неподходящий момент, когда вы действительно очень заняты? Часто, тогда эта статья для вас.

Что же такое делегирование? Каждый руководитель рано или поздно возвращается к данной теме, а все потому, что люди часто не понимают, о чем идет речь, и соответственно им сложно справиться с тем, чего они не понимают.

Итак, давайте проясним:

Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет свои задачи между подчинёнными.

Но при этом руководитель часто забывает, что у каждого сотрудника и у него самого в том числе, есть 8 часов рабочего времени каждый день. Есть ряд задач в соответствии с их должностными обязанностями, которые нужно выполнить за эти 8 часов. Именно, за их выполнение все и получают деньги. В таком случае возникают 2 вопроса: Когда выполнять делегированную задачу, если есть свои? И что не так с начальником, если он отдает кому-то свою задачу?

И именно поэтому делегирование стоит рассматривать с точки зрения управления временем. Если начальник не в ладах с собственным временем и своими задачами, то ему прямая дорога к нам на тренинги по управлению и временем и людьми. Т.е. этому необходимо учиться.

А если другого выхода нет, и необходимо срочно справиться с возникшей задачей, то когда вы даете ее подчиненному, то обязательно смотрите, чем он сейчас занимается. Потому что именно начальник должен что-то сделать с распределением рабочего времени своего подчиненного. И если вы даете ему какую-то задачу, которая будет занимать еще один час, то вы должны у него какую-то задачу забрать, и это тоже решает начальник.

Также вы должны понимать, что делегирование – это еще и передача задачи сверху вниз первый раз, и после того, как задача передана, она руководителю уже больше не возвращается. Т.е. если вы руководитель, у вас есть определенное количество ваших задач, но вы их распределяете между подчиненными навсегда.

Существует технология административного ноу-хау, при которой в организации прописана организационная схема, иерархия, где указано, кто кому подчиняется, и кто за что отвечает. В таком случае делегированию обучать нет смысла. Это то, к чему стоит стремиться любой компании, потому что каждая делегированная задача выбивает из нормального рабочего ритма, как начальника, так и подчиненного. Каждый должен заниматься своим делом.

И все же возвращаясь к теме, делегировать мы можем только задачи. Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.

Еще для того, чтобы человек мог выполнить задачу вы должны дать ему ресурсы. Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели. Ресурсы могут быть трудовые (человеческие), информационные, материальные, финансовые. Делегировать ресурсы нельзя. Ну, представьте, пришел начальник и «распределил» ресурсы, и что с ними теперь делать. Ресурсы начальник предоставляет под конкретную задачу.

Что еще очень важно предоставить для выполнения задачи? Необходимые полномочия по этой задаче.

Полномочия  – это ограниченное право использовать ресурсы организации. А также это право на принятие решений. Полномочия бывают полные, частичные, нулевые.
Полные полномочия – сотрудник сам принимает решения. А кто при этом несет ответственность? Все равно руководитель. Это важно понимать.

Полномочия бывают частичные – это те, что оговорены руководителем при постановке задачи. Сотрудник не может принимать решения по вопросам, которые не оговорены с руководителем, он не может даже перезвонить и уточнить что-либо у руководителя, если ему не предоставлялись подобные полномочия. Кто несет ответственность? Руководитель.

И могут быть нулевые полномочия, т.е. руководитель дает право использовать ресурсы, но без права принятия каких-либо решений. Если у вашего подчиненного закончились ресурсы, например, материалы, то, что он делает? Плюет в потолок. Потому что полномочий звонить, запрашивать материалы, сообщать начальник ему не давал. И кто несет ответственность за результат и простой сотрудника? Руководитель.
Вот это и называется полномочия. По сути это то, что дает вам возможность выполнить задачу. Не дали человеку полномочия, он просто тупо не может работать.  Может быть: задача, могут быть ресурсы, но без полномочий приступить к выполнению задачи ваш подчиненный не сможет.

Но давайте рассмотрим еще одно понятие, которое часто пытаются «делегировать». Слово-то, какое красивое и значимое.

Ответственность – это обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

И если вы помните из предыдущего примера, то ответственность за результаты делегированной задачи  при любых обстоятельствах несет руководитель. И руководитель может требовать от подчиненного отвечать за свои действия, но делегировать ответственность он не может, т.к. перед своим руководством и компанией в целом за результат отвечает именно он сам. Т.е. ни делегировать, ни предоставлять ответственность подчиненному начальник не может.

Итак, делегируем задачу сверху вниз первый и последний раз, предоставляем под нее ресурсы и полномочия, и требуем отвечать за результат, и больше никогда этой задачей сами не занимаемся, можем только контролировать. Вот это настоящее делегирование.

А если вы подчиненный, то вам также необходимо научиться справляться с делегированными задачами. Во-первых, вне зависимости от частоты сваливающихся на вас форс-мажоров, вы должны закладывать в свое рабочее расписание 20% времени на то, чтобы справиться с неожиданно нагрянувшими задачами. И если ваш руководитель напряг вас подобной задачей, то только от вас часто может зависеть насколько вы готовы ее выполнить, у вас всегда должно быть в запасе время на форс-мажор.

Но вы также должны уметь принять правильно задачу у шефа. Вы просто обязательно должны поинтересоваться: к какому времени нужен результат, сообщить ему чем вы сейчас занимаетесь, и именно шеф должен решить какая задача важнее, и что вы будете выполнять в первую очередь, что во вторую, а что шеф у вас забирает.

Потому что здесь есть такой момент. Если сотрудник берет и начинает  поставленную задачу, то какой сигнал получил руководитель от сотрудника? То, что он не был занят, потому что если ты отложил то, что ты делал, и начал делать то, что дал начальник, значит то, что ты делал, было не важно. Какое обязательство у шефа теперь появилось в отношении  тебя? Загрузить человека. Поэтому вы должны уметь планировать свое время, и даже предусматривать в своих планах действия своего шефа.

Кстати, если родители просят детей помыть посуду, хотя, всегда, это делали сами. Это тоже делегирование и не удивляйтесь, что дети часто эту просьбу воспринимают «в штыки». До сих пор у них были другие обязанности и другие задачи.

И если Вы хотите все же получать помощь, этому следует учить «с младых ногтей». У каждого должны быть свои задачи. Занятие определенными (а не что взбрело вдруг маме в голову) домашними делами 1-2 часа в день должно стоять в плане на день Вашего ребенка. Это не означает, что Ваш сын или дочка обязательно должны планировать свой день с органайзером (хотя почему бы и нет), но у ребенка должен быть режим. Когда ребенок маленький он и ест и спит по часам, а когда подрастает ему это гораздо важнее, о чем родители часто забывают.

И хочу сказать еще одну вещь. Замечено, что планированию сопротивляются только плохие сотрудники, потому что им нужно скрыть, что они ничего не делают.  Поэтому будьте хорошими сотрудниками, и работайте себе в удовольствие.

Проблемы делегирования Проблемы делегирования

Как часто вы встречали непонимание со стороны подчиненных, когда делегировали им задачи? Как часто начальник напрягает вас в самый неподходящий момент, когда вы действительно очень заняты? Часто, тогда эта статья для вас.

Как часто вы встречали непонимание со стороны подчиненных, когда делегировали им задачи? Как часто начальник напрягает вас в самый неподходящий момент, когда вы действительно очень заняты? Часто, тогда эта статья для вас.

Что же такое делегирование? Каждый руководитель рано или поздно возвращается к данной теме, а все потому, что люди часто не понимают, о чем идет речь, и соответственно им сложно справиться с тем, чего они не понимают.

Итак, давайте проясним:

Делегирование – это организация работы, при которой руководитель распределяет свои задачи между подчинёнными.

Но при этом руководитель часто забывает, что у каждого сотрудника и у него самого в том числе, есть 8 часов рабочего времени каждый день. Есть ряд задач в соответствии с их должностными обязанностями, которые нужно выполнить за эти 8 часов. Именно, за их выполнение все и получают деньги. В таком случае возникают 2 вопроса: Когда выполнять делегированную задачу, если есть свои? И что не так с начальником, если он отдает кому-то свою задачу?

И именно поэтому делегирование стоит рассматривать с точки зрения управления временем. Если начальник не в ладах с собственным временем и своими задачами, то ему прямая дорога к нам на тренинги по управлению и временем и людьми. Т.е. этому необходимо учиться.

А если другого выхода нет, и необходимо срочно справиться с возникшей задачей, то когда вы даете ее подчиненному, то обязательно смотрите, чем он сейчас занимается. Потому что именно начальник должен что-то сделать с распределением рабочего времени своего подчиненного. И если вы даете ему какую-то задачу, которая будет занимать еще один час, то вы должны у него какую-то задачу забрать, и это тоже решает начальник.

Также вы должны понимать, что делегирование – это еще и передача задачи сверху вниз первый раз, и после того, как задача передана, она руководителю уже больше не возвращается. Т.е. если вы руководитель, у вас есть определенное количество ваших задач, но вы их распределяете между подчиненными навсегда.

Существует технология административного ноу-хау, при которой в организации прописана организационная схема, иерархия, где указано, кто кому подчиняется, и кто за что отвечает. В таком случае делегированию обучать нет смысла. Это то, к чему стоит стремиться любой компании, потому что каждая делегированная задача выбивает из нормального рабочего ритма, как начальника, так и подчиненного. Каждый должен заниматься своим делом.

И все же возвращаясь к теме, делегировать мы можем только задачи. Задача – это ситуация с явно заданной целью, которую необходимо достичь.

Еще для того, чтобы человек мог выполнить задачу вы должны дать ему ресурсы. Ресурсы – это всё, что необходимо человеку и организации для достижения цели. Ресурсы могут быть трудовые (человеческие), информационные, материальные, финансовые. Делегировать ресурсы нельзя. Ну, представьте, пришел начальник и «распределил» ресурсы, и что с ними теперь делать. Ресурсы начальник предоставляет под конкретную задачу.

Что еще очень важно предоставить для выполнения задачи? Необходимые полномочия по этой задаче.

Полномочия  – это ограниченное право использовать ресурсы организации. А также это право на принятие решений. Полномочия бывают полные, частичные, нулевые.
Полные полномочия – сотрудник сам принимает решения. А кто при этом несет ответственность? Все равно руководитель. Это важно понимать.

Полномочия бывают частичные – это те, что оговорены руководителем при постановке задачи. Сотрудник не может принимать решения по вопросам, которые не оговорены с руководителем, он не может даже перезвонить и уточнить что-либо у руководителя, если ему не предоставлялись подобные полномочия. Кто несет ответственность? Руководитель.

И могут быть нулевые полномочия, т.е. руководитель дает право использовать ресурсы, но без права принятия каких-либо решений. Если у вашего подчиненного закончились ресурсы, например, материалы, то, что он делает? Плюет в потолок. Потому что полномочий звонить, запрашивать материалы, сообщать начальник ему не давал. И кто несет ответственность за результат и простой сотрудника? Руководитель.
Вот это и называется полномочия. По сути это то, что дает вам возможность выполнить задачу. Не дали человеку полномочия, он просто тупо не может работать.  Может быть: задача, могут быть ресурсы, но без полномочий приступить к выполнению задачи ваш подчиненный не сможет.

Но давайте рассмотрим еще одно понятие, которое часто пытаются «делегировать». Слово-то, какое красивое и значимое.

Ответственность – это обязанность отвечать за поступки и действия, а также их последствия.

И если вы помните из предыдущего примера, то ответственность за результаты делегированной задачи  при любых обстоятельствах несет руководитель. И руководитель может требовать от подчиненного отвечать за свои действия, но делегировать ответственность он не может, т.к. перед своим руководством и компанией в целом за результат отвечает именно он сам. Т.е. ни делегировать, ни предоставлять ответственность подчиненному начальник не может.

Итак, делегируем задачу сверху вниз первый и последний раз, предоставляем под нее ресурсы и полномочия, и требуем отвечать за результат, и больше никогда этой задачей сами не занимаемся, можем только контролировать. Вот это настоящее делегирование.

А если вы подчиненный, то вам также необходимо научиться справляться с делегированными задачами. Во-первых, вне зависимости от частоты сваливающихся на вас форс-мажоров, вы должны закладывать в свое рабочее расписание 20% времени на то, чтобы справиться с неожиданно нагрянувшими задачами. И если ваш руководитель напряг вас подобной задачей, то только от вас часто может зависеть насколько вы готовы ее выполнить, у вас всегда должно быть в запасе время на форс-мажор.

Но вы также должны уметь принять правильно задачу у шефа. Вы просто обязательно должны поинтересоваться: к какому времени нужен результат, сообщить ему чем вы сейчас занимаетесь, и именно шеф должен решить какая задача важнее, и что вы будете выполнять в первую очередь, что во вторую, а что шеф у вас забирает.

Потому что здесь есть такой момент. Если сотрудник берет и начинает  поставленную задачу, то какой сигнал получил руководитель от сотрудника? То, что он не был занят, потому что если ты отложил то, что ты делал, и начал делать то, что дал начальник, значит то, что ты делал, было не важно. Какое обязательство у шефа теперь появилось в отношении  тебя? Загрузить человека. Поэтому вы должны уметь планировать свое время, и даже предусматривать в своих планах действия своего шефа.

Кстати, если родители просят детей помыть посуду, хотя, всегда, это делали сами. Это тоже делегирование и не удивляйтесь, что дети часто эту просьбу воспринимают «в штыки». До сих пор у них были другие обязанности и другие задачи.

И если Вы хотите все же получать помощь, этому следует учить «с младых ногтей». У каждого должны быть свои задачи. Занятие определенными (а не что взбрело вдруг маме в голову) домашними делами 1-2 часа в день должно стоять в плане на день Вашего ребенка. Это не означает, что Ваш сын или дочка обязательно должны планировать свой день с органайзером (хотя почему бы и нет), но у ребенка должен быть режим. Когда ребенок маленький он и ест и спит по часам, а когда подрастает ему это гораздо важнее, о чем родители часто забывают.

И хочу сказать еще одну вещь. Замечено, что планированию сопротивляются только плохие сотрудники, потому что им нужно скрыть, что они ничего не делают.  Поэтому будьте хорошими сотрудниками, и работайте себе в удовольствие.

logo