Секрети тайм-менеджменту в аудиті й не тільки, або Як усе встигати?

ПРИЧИНИ НЕПРАВИЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ

Управління часом – це не планування, а можливість впливати на зміни у своєму житті й управляти ними. Перша причина, через яку люди не вміють управляти своїм часом, пов’язана з небажанням брати на себе відповідальність за все, що відбувається з ними.

Наприклад, коли людина спізнилася на зустріч і як виправдання наводить зовнішні обставини (транспорт, пробки, чорна кішка перебігла дорогу), це говорить про те, що вона не прагне відповідати за вчинене. Це ж не вона винна. Що завгодно й хто завгодно, тільки не вона. А коли людина каже: «Вибачте за спізнення. Не подивилася на навігаторі статистику пробок», то підсвідомо дає собі установку наступного разу дивитися, щоб не потрапляти в таку незручну ситуацію, і вже здатна впливати на обставини. А той, хто переносить відповідальність на інших та інше, буде знову й знову наступати на ті самі граблі.

І тому перша причина, через яку людям не належить їхній час, – вони не готові визнати, що їхній час належить саме їм, і обставини на це не вплинуть. А якщо будуть труднощі – з ними завжди можна впоратися. Напевно, в кожної людини є якийсь знайомий, що нарікає на життя, постійно знаходячи причини свого жалюгідного стану: маленька зарплата, наявність страхів, тісна квартира, стара машина тощо. Це все причини. Але для кращого життя потрібно шукати способи. І тому щоб час був у ваших руках, необхідно відверто собі зізнатися, що жодні обставини на вас не впливають. Ви їх просто враховуєте, а не підлаштовуєтесь під них.

Друга причина, що заважає людям не управляти своїм часом, – це невміння його планувати. Незнання елементарних правил тайм-менеджменту змушує навіть найвідповідальнішу людину борсатися у величезних списках завдань. Але цього можна навчитися.

Робочий день аудитора найчастіше ненормований. Ви можете працювати стільки часу, скільки вам потрібно, але тільки без шкоди для свого здоров’я. Усе встигнути неможливо. Час не гумовий. А от устигати те, що вам насправді необхідно, – це інша справа. Час – ресурс обмежений і, якщо вам його не вистачає, потрібно щось змінювати.

ПРАВИЛА УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ

Правило № 1.

Плануйте завдання на наступний день з вечора. Плануючи в голові наступний день найчастіше перед сном, краще скласти список необхідних завдань на завтра. Так ви «розвантажите» голову й спокійно заснете із чітким планом у запасі й уже не боятиметеся щось забути. Крім того, робочий день наступного ранку почнеться вже з роботи над планом, а не над його складанням. Щось викреслите, щось перенесете, а якісь завдання доповнять уже готовий список.

Правило № 2.

Записуйте все, що плануєте. Коли ви плануєте на папері, розуму легше сприймати інформацію й «погоджуватися» з вашими планами. Тобто, якщо у вас запланована зустріч, запишіть це завдання й зафіксуйте, у який проміжок часу ви прагнете її провести (з 11:00 до 12:00 або з 11:30 до12:45). У такий спосіб розум бачить і «фотографує картинку», розуміє, що цей час уже «забитий», ухвалює як керівництво до дії й підлаштовується під готовий розклад. Це стосується всіх завдань на
день. Вирішіть для себе відразу, скільки часу ви будете працювати наступного день і запишіть усі завдання у свій планувальник. Планувати день, виписуючи всі завдання, − важливо. Тому що коли ви будуєте плани лише в голові, то вашому розуму складно цю інформацію сприймати, він її «не бачить», вона для нього не структурована.

Правило № 3.

Записуйте всі завдання із чітким розрахунком часу на їх виконання. Кожний пункт плану на день має бути чітко розписаний за часом. У такий спосіб ви чітко програмуєте свій мозок, і в нього немає іншого виходу, крім як сприйняти інформацію й підлаштуватися. Ось наприклад:

• Зробити запит на отримання документів з попередніх перевірок – 30 хв.
• Звірити залишки коштів компанії з даними банку –3 год.
• Зустріч із керівником бухгалтерської служби - 1 год. (з 16:00 до 17:00)
• Перевірка наявності активів компанії на певну дату й правильності відображення їхньої вартості в обліку – 4 год.

Разом 8,5 години роботи. Додайте сюди харчування, дорогу та інші особисті завдання, а також не забудьте про сон, щоб у вас вийшло в сумі 24 години. Більше ви не встигнете нічого зробити. Або доведеться чимось жертвувати. Після того як ви складете свій список завдань і проставите час їх виконання, проаналізуйте, чи вистачатиме вам сьогоднішнього дня, щоб усе це встигнути? Не забувайте, що важливо врахувати проміжки між завданнями, дорогу й форс-мажори.

Правило № 4.

Визначте пріоритетність.

Відзначте зручним для вас способом завдання, які потрібно виконати насамперед, якими можна зайнятися пізніше, але обов’язково цього дня,  які – перенести, а які делегувати комусь. 

Правило № 5.

Визначте п’ять завдань з усього списку, які зроблять ваш день по-справжньому ефективним. Сфокусуйте свою увагу на п’яти найважливіших завданнях. Якщо ви правильно розподілили пріоритети, то вони дадуть максимальний результат.

Правило № 6.

Пакетуйте завдання. Наприклад, вам потрібно витратити на дорогу певний час і ви не за кермом. Зробіть кілька завдань, які можна виконати в дорозі: зателефонуйте, напишіть комусь лист, ознайомтеся з документами.
Звичайно, не варто одночасно робити перевірку правильності фінансової документації компанії й водночас вивчати методи інвентаризації, що використовує клієнт, але все-таки пакетування рятує людей, у яких багато завдань.

Правило № 7.

Передбачайте форс-мажори. Без обліку форс-мажорів ви постійно будете переносити справи на потім. Тому що коли у вас є ідеальний план і 24 години розписані, але щось трапляється, потрібно буде щось переносити або від чогось відмовлятися. Форс- мажори є й будуть. Упродовж дня слід відводити 20–25% часу на непередбачувані обставини, щоб не ставити себе в безглузду ситуацію й не переносити справи щодня.

Правило № 8.

Уникайте «хвостів». Завершуйте всі справи, завдання, цикли, інакше вони, як снігова куля, дедалі збільшуватимуться, і за деякий час перетворяться на лавину, яку неможливо контролювати.
Тому беріть одне завдання й поки не виконаєте його, не розпочинайте наступне. Позначайте «галочкою» виконання й підбивайте підсумки, що виконано і як це вийшло, а що не виконано й чому так відбулося. Невиконані завдання діліть на дві категорії– або викреслюйте як неактуальні, або переносьте на той час, коли точно зможете їх завершити. Планування забере всього 5–10 хвилин. Але цей невеликий внесок може зекономити багато часу.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

За технологією Прицільного тайм-менеджменту є шість ключових сфер:

1. Фізична − всі потреби, пов’язані з тілом: візити до лікаря, відвідування перукаря, заняття спортом, дотримання дієти, придбання одягу, меблів і т. п;
2. Особистісна − особистісний розвиток, самовдосконалення, підвищення кваліфікації, навчальні заходи, що розвивають, події, пов’язані з хобі, зустрічі з друзями тощо;
3. Сімейна − потреби, пов’язані з рідними та близькими: дні народження, батьківські збори, заходи дітей, сімейні події й т. ін;
4. Сфера бізнесу − робота, кар’єра, власний бізнес або суспільна діяльність, робо-чі проекти, ділові зустрічі, переговори, звіти тощо;
5. Принципова − реалізація ваших цінностей, те, що для вас принципово зробити; проекти й заходи, спрямовані на духовне зростання;
6. Загальна − все те, що відбувається у світі й впливає на вас, події, які ви повинні враховувати: державні та релігійні свята, суспільні заходи та ін.

Щодня необхідно зв’язувати свої дії із цими цілями. Будь-який рух повинен призводити до того, щоб ви наближалися до ваших цілей. І тому, якщо ви визначаєте, як використовувати час для досягнення мети, вам це вдається ефективно. Ви чітко знаєте, чим його заповнити, і у вас завжди є план, як діяти.
Використовуйте час із користю, допомагайте собі в тому, щоб досягати бажаного, і надихайтеся своїми результатами.