Собрание персонала. Плюсы, минусы, подводные камни.

В нашей компании практикуются несколько видов собраний и координационных встреч персонала.

• Есть ежегодные встречи  - торжественные собрания, на которых подводятся итоги года.

• Ежеквартальные собрания  – это наши стратегические сессии.  На стратегической сессии задаётся стратегия компании на весь год, и в течение года, один раз в квартал проходят последующие сессии, на которых стратегия компании корректируется по необходимости. В них принимают участие ключевые сотрудники.

• Ежедневно практикуются координации отделов, на которых встречаются руководитель и подчиненные: группой или индивидуально. На ежедневной координации сотрудник представляет отчет за прошедший день и заявляет свой план на день. Для такой встречи готовятся отчет и план в письменном виде. Руководитель по необходимости производит корректировку плана каждого сотрудника, подводит итоги и объявляет главные задачи дня.

• Весь персонал компании собирается еженедельно, это наша масштабная внутренняя встреча всех сотрудников. Об этом виде собрания поговорим подробнее.

Начнем с цели. Целью такого собрания является информирование сотрудников о прошедших за неделю событиях, координации деятельности отделов и поднятие боевого духа команды.  Собрание персонала проходит каждую неделю, в определенный день. Например, у нас это пятница, с 9.00 до 10.00.

Собираемся по возможности в тренинговом зале. Если такой возможности нет, то оно проводится в самой большой комнате (у нас это отдел продаж). Главное, чтобы все присутствовали и имели возможность разместиться.  Нас становится все больше, поэтому, возможно, организаторам еженедельного собрания придется искать новые площади для утреннего пятничного сбора. Например, для нашего корпоративного ритуала нужен формат хоровода с возможностью размахивать руками вверх-вниз, так что, сами понимаете, комнатой мы ограничиться не  можем.

Правила:

1. Компьютеры должны быть выключены.
2. На телефонные звонки сотрудники не должны отвлекаться.
3. Входящий звонок клиента тихонько принимает дежурный.
4. На собрании не обсуждаются проблемы и негативные новости.
5. На собрании нет места дискуссиям и выяснениям отношений.
6. Все приходят вовремя (кто опаздывает – покупает для всех торт).

Опоздавший встречается приветственными дружными аплодисментами и радостным скандированием слова «Тортик»!   

Регламент собрания:

В начале руководитель департамента персонала произносит вступительную речь и делает общие объявления (о прохождении испытательных сроков стажеров, о переводах и назначениях сотрудников на новые посты, важных событиях для компании, днях рождения, полученных или сделанных благодарностях за неделю, рабочем графике компании в праздничные дни, поощрениях и прочее).

Обязательно поощряйте самого продуктивного сотрудника недели! Пусть это будет небольшое денежное вознаграждение или какой-то подарок (у нас это – экскурсии, билеты в театр или кино, массаж и т. д.). Так, победители получали у нас билеты в театр Франка на любимый мюзикл и в другие театры, на бесстрашное путешествие по скульптуре Родина-Мать, на таинственные путешествия без оглашения маршрута!

Потом руководители департаментов (у нас их 7) выступают перед сотрудниками с краткими докладами о проделанной департаментом работе за неделю с количественными показателями и демонстрацией графиков статистик (KPI). Каждый сотрудник видит динамику и успехи каждого из отделов воочию! Каждый ощущает себя членом команды!

Важно отметить, что озвучиваются основные достижения, а не перечень выполненных действий. Например, совершенно не стоит перечислять мелкие рутинные задачи, выполненные за неделю, поскольку это быстро утомит всех участников собрания. Говорите только важное. То, что действительно заслуживает интереса.  Решения, принесшие пользу компании, у нас обычно встречаются дружескими аплодисментами. Это действительно вдохновляет!

О достижениях говорите с гордостью! Ведь это ваши успехи и результат работы  вашей команды.

После того, как все руководители департаментов выступили, руководитель департамента персонала завершает собрание вручением Оскара лучшему продавцу недели и ритуалом. Оскароносец приветствуется особенно выразительными аплодисментами. После вручения ему предоставляется слово. Это всегда импровизация. Часто победитель продаж делится тем, что привело его к успеху недели и уходит с собрания с золотой фигуркой, символом своей победы.

Пару слов о ритуале:

У команды должен быть свой ритуал. Это может быть всё, что угодно – девиз, песня, жест, танец. В общем, это то, что в завершении собрания дает мощный и позитивный заряд на целую неделю и объединяет весь персонал компании.

Кирилл Одеяненко,

коммерческий директор компании "BogushTime"