Тайм-Менеджмент для мастеров перманентного макияжа: базовые правила

Можно ли успеть сделать все запланированное, ничего не упустив, и при этом не превратиться в загнанную лошадь? Можно, если грамотно выстроить распорядок своего рабочего дня и адекватно расставить приоритеты

Огромное количество задач, авралы на работе, срывы и перенос встреч, стресс и напряжение, а иногда, наоборот, сплошная рутина и скука… Кажется, что все это – неотъемлемые спутники наших трудовых будней. А в конце дня, перед сном, почему-то часто возникает впечатление, что как раз самое главное и не успели, что-то важное упустили.

Зачастую так оно и есть для большинства, и мастера индустрии красоты не исключение. Впрочем, не отчаивайтесь: сделать вашу работу более упорядоченной, гармоничной, а порою более интересной и увлекательной поможет тайм-менеджмент. Наличие плана с расстановкой приоритетов и правильный подход к выполнению дел помогут вам в ежедневной суете не упустить главное, успеть сделать именно то, что приведет к необходимому результату и при этом еще и будет способствовать вашему хорошему самочувствию.

О правилах и приемах тайм-менеджмента можно говорить очень долго, но мы рассмотрим базовые, универсальные, которые подойдут и для мастера в салоне, и для офисного сотрудника, и для домохозяйки. Итак, начнем.

Основы тайм-менеджмента

Прежде всего, составим список всех дел, которые необходимо выполнить в течение дня. Кто-то может подумать: а зачем его составлять? Ведь расписание работы с клиентами и так строчится беспрерывно, и так понятно, какая будет загрузка. Но я имею в виду весь остальной перечень маленьких и крупных задач, важных и не очень, которые вы хотите успеть реализовать сегодня.

Возможно, кто-то подумает, что это скучно, а кто-то скажет, что и так все помнит. Но не стоит этим пренебрегать. Очень часто люди сталкиваются с тем, что от количества мыслей и задач в голове у них полная каша.

И когда случается какой-то форс-мажор – важный звонок от клиента, либо просьба отменить или перенести встречу, опаздывающий клиент, незапланированный посетитель или другое внешнее отвлечение, – человек попадает в ситуацию, которая легко может вывести из равновесия даже самого стрессоустойчивого. Потому первое, что нужно сделать в подобном случае, – сесть и выписать на бумагу абсолютно все дела, все нюансы и все то, что вы судорожно боитесь забыть. Сделав это, вы сможете, во-первых, разгрузить свою голову, почувствовать себя намного легче, а во-вторых, увидев весь объем работы, объективно его оценить и найти оптимальные решения. Не зря этот процесс называют «разгрузкой разума». Он помогает навести порядок не только в делах, но и в мыслях.

Отлично, список дел составлен, а что же дальше?

Оценка возможностей

Выписав все задачи на бумагу, вы можете столкнуться с тем, что дел очень много, а рабочего времени – всего восемь часов. Следовательно, нужно оценить, успеете ли вы сегодня справиться со всем этим перечнем. Как это сделать? Просто: с помощью так называемой тайм-калькуляции. То есть оценить, сколько минут/часов вы планируете выделить на решение каждой (!) из задач. По итогу все показатели нужно будет сплюсовать и сравнить с реальным количеством времени, которое у вас есть. Если вы понимаете, что времени достаточно и в планируемые восемь часов вы успеете справиться со всеми вашими задачами, – отлично! Приступайте!

Но может случиться и так, что после подсчетов вы поймете, что в вашем списке дел – задач часов на пятнадцать. В этом случае успеть в одиночку сделать все не получится. От каких-то задач придется отказаться, для решения иных – привлечь помощь сотрудников, а какие-то циклы придется и вовсе перенести на другой день. И здесь очень важно правильно расставить приоритеты, сконцентрироваться на том, что действительно принесет вам результат, и не тратить время напрасно на ненужные задачи. Я рекомендую выделять три основных типа задач по приоритетам:

• приоритет А – эти задачи я обязательно делаю сегодня сама;
• приоритет В – эти задачи я делегирую (привлекаю чью-то помощь);
• приоритет С – эти задачи не горят, поэтому переношу их на другой день.

Расставив приоритеты, вы сможете немного разгрузить свой день и сфокусироваться на самом главном.

График визитов

Теперь важно остановиться на таком вопросе, как встречи. Назначение, согласование, отмена, перенос и опоздания клиентов часто создают большой комплекс неприятностей. Потому важно знать, что в отношении встреч есть несколько законов, которые необходимо учитывать:

• Назначая встречи, обязательно оставляйте в расписании временные зазоры между ними – минимум 30 минут. Это поможет иметь резерв времени на случай, если вдруг что-то пошло не так (клиент опоздал, работа затянулась и т. д.).
• Согласовывая время встречи, обязательно предупреждайте клиента 0 загруженности расписания и о том, чем ему грозит опоздание.
• Если предыдущий клиент опоздал, а следующий пришел вовремя, то «не наказывайте» последнего – это несправедливо и плохо влияет на ваш имидж. Организуйте работу так, чтобы ответственность нес опоздавший, – либо сократите перечень оказываемых ему услуг, либо перенесите визит на другое время, либо подключите другого мастера.
• За день до встречи напомните о себе и о ваших договоренностях, не лишним будет и звонок за час до встречи.

Тайм-менеджмент – это не только списки задач и расписание, но и набор определенных принципов, помогающих повысить вашу продуктивность. Ниже – немного о них.

Как съесть «слона»

Что делать, если задача слишком большая и сложная и вы все время пытаетесь перенести ее выполнение на потом? Подобные дела часто называют «слонами», и основная рекомендация такова: поделите слона на куски, которые вам будет удобно съесть. То есть составьте перечень шагов, которые нужно сделать для ее выполнения. Если выполнять по одному шагу в день, то процесс не будет казаться таким сложным – и со «слоном» можно довольно легко справиться. Кроме того, есть еще один подобный метод, который называется «швейцарский сыр». Он очень похож на предыдущий. Различие только в том, что более мелкие задачи выполняются в произвольном порядке, начиная с самой легкой. Вы как бы проедаете дыры в кусочке сыра до тех пор, пока, кроме дыр, ничего не останется.

Теперь поговорим о том, что поможет вам продуктивно работать весь день и быть в отличной форме, – то есть о правильном отдыхе. Ведь для того, чтобы человек был максимально продуктивен в течение дня, ему необходимо регулярно отдыхать и «переключаться». Воспользуйтесь правилом 50/10 – чередуйте приблизительно 50 минут работы с 5–10 минутами отдыха, это будет поддерживать вас в хорошей рабочей форме.

К тому же если периоды отдыха будут по типу деятельности кардинально отличаться от периодов работы, то вообще будет здорово! Например, если большую часть времени во время работы вы сидите и фокусируете взгляд на мелких деталях, расположенных на небольшом расстоянии от ваших глаз, то во время перерыва лучше выйти на открытое пространство и сосредоточить свое внимание на крупных отдаленных объектах.

Это поможет переключиться и снять напряжение с глаз, что позволит лучше отдохнуть и восстановиться. Также отлично будет размяться и дать своему телу небольшую физическую нагрузку – сделать гимнастику, например. После подобного отдыха вам будет легче настроиться на выполнение новой задачи и сконцентрироваться.

В таком темпе рабочий день пройдет легко и незаметно, а по его завершении не забудьте сделать вечерний анализ прожитого дня. Отметьте в своем списке задачи, которые вы сделали, перенесите на завтра те пункты, до которых не дошли руки, и обязательно по- хвалите себя за продуктивность!