Тайм-менеджмент: как научиться эффективно управлять своим временем

Современный темп жизни порой можно сравнить с марафоном, когда для достижения результата нужно куда-то бежать, все время спешить и делать все это чуть ли не на грани возможностей. Вполне логично, что при таком ритме страдает продуктивность нашей деятельности, соответственно, снижается уровень эффективности проделанной работы. Кроме этого, такой образ жизни приводит к утомляемости, апатии и стрессам. Именно поэтому в последнее время очень актуальным стал вопрос управления временем или же тайм-менеджмента...

Понятие это “на слуху” и в принципе понятно всем, но стоит отметить, что система управления временем, если подходить к вопросу, как говорится, со всей ответственностью,  – достаточно сложная и индивидуальная. Универсальных технологий здесь нет, зато есть общие советы, которые могут помочь человеку выработать индивидуальную систему тайм-менеджмента, которая оптимально подходит его характеру и типу деятельности.

Базовой системой управления временем считается, так называемая система Франклина (от имени Бенджамина Франклина, которому приписывают идею ее создания). Основной принцип этой системы состоит в том, что любая большая задача делится на подзадачи, которые в свою очередь – на группы мелких подзадач. Систему Франклина предлагают визуализировать в виде пирамиды. Ее основание  – жизненные ценности, или же то, чего человек хочет от жизни, причем это не обязательно должно касаться карьеры. Следующий уровень пирамиды — описание глобальной цели, которая соответствует ценностям. Далее — генеральный долгосрочный план с указанием сроков и краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев). И верхушка пирамиды – план на день.

Время от времени эти планы рекомендуется пересматривать и при необходимости вносить коррективы.

Для эффективности системы управления временем планирование должно быть регулярным и последовательным. При этом помните, что планировать нужно только тот объем задач, который реально выполнить.

Важнейший “механизм” при планировании - расстановка приоритетов

При расстановке приоритетов учитывают два основных критерия: срочность и важность выполняемых задач. В течение дня распределяйте свое время так, чтобы 20% времени заниматься несрочными и важными задачами, 60% - отводить на срочные и важные задачи, а оставшиеся 20% оставить на случай форс-мажора”, - советует специалист по управлению временем, бизнес-тренер Юлия Бойко.

Очень сильно на продуктивность нашей деятельности влияют и так называемые “пожиратели времени”. К ним, в частности, относят общение в соцсетях, откладывание дел, неорганизованность и прочее.

Также нередко во время работы задерживают такие процессы, как поиск записей, информации и телефонов. Наиболее активных часто сопровождает попытка слишком много сделать за один раз и неспособность сказать «нет». А в крупных компаниях (да и не только) к потере времени приводят нарушение коммуникаций и нечеткая постановка цели. Ну а  вот самые «ленивые», как правило, страдают от отсутствия приоритетов и недостатка мотивации”, - отмечает Ю. Бойко.

Тем людям, у которых есть определенные трудности с мотивацией, специалист по управлению временем рекомендует для начала поработать над своими целями. Скажем,  составить список из долгосрочных и краткосрочных целей и подумать о том, к чему вы стремитесь в жизни. Затем посмотреть, для какой более важной и глобальной цели необходимо выполнение той задачи, за которую не хочется браться. Если эта задача не ведет к реализации ваших целей – постарайтесь от неё  отказаться. В случае, если это одна из задач на пути к какой-то из ваших целей, подумайте о том, что, совершив это действие, вы приблизитесь к её реализации, представьте, что Вы уже достигли этой цели. Это, как отмечает эксперт, и может стать основным мотивом, так как ничего не мотивирует нас лучше, чем наши собственные мечты, желания и цели.

Также следует отметить, что иногда люди не приступают к сложной работе потому, что либо не видят, каким должен быть конечный результат, либо не понимают, каким образом этот результат можно получить. В первом случае проясните четко для себя, какой именно результат от вас ожидают. Во втором, - очень помогает планирование: какой шаг за каким следует выполнять и сколько времени на это потребуется. Когда видишь четкую картину, гораздо легче приступать к работе”, - подчеркивает наш эксперт.

Советы от специалиста по управлению временем:

• С самого утра составьте список всех своих задач на день, включая обед, рутину, время на дорогу, личные вопросы и т.д. Не пренебрегайте этим, так как зачастую в органайзер записывают только рабочие задачи, и как результат: забыл пообедать, не рассчитал время на дорогу – опоздал на встречу, опять не успел в бассейн и т.п.
• Проставьте время, необходимое на выполнение каждой отдельной задачи и подсчитайте, сколько времени выходит в общем. Естественно, если времени на выполнение задач гораздо больше, чем 8 рабочих часов, то вам придется расставить приоритеты и определить, какие самые важные и срочные задачи вам необходимо сделать именно сегодня, а какие можно перенести, какие из задач вы будете выполнять сами, а какие можете поручить сделать кому-то. А от каких-то задач, возможно, и вовсе придется отказаться.
• Выберите 5 ключевых дел на сегодня, выполнив которые вы будете точно знать, что день прожит не зря, и вы еще на шаг стали ближе к вашей цели.
• Затем составьте своё расписание дня, где отметьте, в какой последовательности вы будете выполнять все действия. Между задачами обязательно необходимо оставлять временные зазоры на форс-мажоры так, чтобы задачи не накладывались одна на одну. Поступая таким образом, вы обезопасите себя от стресса в связи с какими-то неожиданными событиями.
• В течение дня необходимо сверять свои действия с расписанием и фиксировать фактическое время на ту или иную задачу, а также на отвлечения – это позволит вам в дальнейшем анализировать свою работу и принимать в будущем правильные решения.
• В завершение дня проведите анализ и оцените прожитый день и объем проделанной работы, а также перенесите невыполненные задачи на завтра.
• И обязательно не забудьте похвалить себя за то, что вы успели. Это способствует мотивации на дальнейшие подвиги!

Наталья Пыргару, специально для "Голос.ua"