Як навчитися керувати часом

Кожна людина має 24 години на добу. Однак не всі можуть похизуватися тим, що використовують цей час ефективно. Як організувати своє життя, аби часу вистачало і на роботу, і на рідних та близьких людей, і на заняття спортом чи хобі, кореспондент DN дізнавалася на тренінг у з тайм-менеджменту (управління часом) у компанії BogushTime.

На тренінг підібралася виняткова група: 8 чоловіків і лише 4 дівчини. За словами бізнес-тренера Юлії Бойко, таку картину на курсах вихідного дня побачиш рідко. Зазвичай на заняттях кількісну перевагу мають жінки.

— Я отримав сертифікат на участь у тренінгу в якості подарунка на своє професійне свято, — трохи соромлячись, бухгалтер київської компанії Євген Беленко став розповідати про те, як він потрапив на заняття.

Більшість студентів нашої групи приїхали на тренінг завдяки направленню роботодавця. Судячи з географії групи, у регіонах — в Одесі, Івано-Франківську та Криму — вихованню кадрів приділяють багато уваги. Це не може не радувати.

Плануємо свій розклад на день за правилами

Усі учасники тренінгу, незалежно від фаху, скаржилися на брак часу. Однак, як продемонструвала нам на заняттях бізнес-тренер, 24 години повинно вистачати не лише на роботу, а й на родину, особисті інтереси, підтримання власного здоров’я, вирішення побутових проблем та на багато іншого.

— Розглянемо добу на прикладі одного чоловіка, — говорила бізнес-тренер Юлія Бойко. — У нього купа справ на роботі, до того ж потрібно провести час із родиною та вирішити сімейні питання. А ще й поспати та не забути пообідати. Аби йому встигнути виконати усі поставлені задачі, варто скласти план. Від того, наскільки він буде обміркованим, залежить результат.

Як правильно спланувати свій день, тренер розповіла по пунктах. По-перше, складіть перелік задач, які вам потрібно вирішити протягом найближчих 24 годин. По-друге, визначте, скільки часу вам знадобиться на вирішення кожної задачі. По-третє, визначте 5 пріоритетних задач на день. Поруч із ними проставте літери А. В залежності від їхньої важливості проставте цифри від 1 до 5. Далі складіть свій розклад на день, визначивши час для кожно їз 5 пріоритетних справ. У розкладі слід передбачити час на сон, обід, роботу, родину, хобі, секс тощо. Крім того, до розкладу обов’язково внесіть час для форс-мажору (непередбачуваних ситуацій та справ). На курсах з тайм-менеджменту рекомендують закладати 1,5 години на форс-мажор при 8-годинному робочому дні.

— Секс також потрібно планувати? А скільки потрібно на нього закладати часу? — почали жартувати у групі та ставити питання до тренера.— Скільки часу на це витрачати — це питання індивідуальне, — парирувала Юлія.

На цій веселій ноті зробили перерву у занятті. До речі, за словами тренера, людина, яка працює в офісі і багато сидить, повинна кожну годину робити 10-хвилинну перерву, підніматися зі стільця та рухатися. Якщо цим нехтувати, топорушується кровообіг і кров не доносить кисень до головного мозку. Через це мозок працює гірше, що позначається на роботі.

Оголошуємо боротьбу з поглиначами часу

Після перерви дівчина з Криму Зінаїда спізнилася на заняття. Це стало приводом поговорити про хронофаги — поглиначі часу.

— За статистикою, зі 100 менеджерів 1 має достатньо часу,10 — потребують 10 % додаткового часу, 40 менеджерів потребують 25 % додаткового часу, а 49—50 %, — навела цифри тренер з управління часом Юлія Бойко.

Найпоширеніші хронофаги, за словами тренера, це: особиста неорганізованість, відсутність пріоритетів, намагання зробити надто багато за раз, пошук записів, інформації, телефонів, телефонні дзвінки, відвідувачі, порушення комунікацій тощо.

— Один із способів подолати всі ці поглиначі часу — вдало скласти розклад, — наголошує тренер. —Головне — вірно розподілити свій час при складанні розкладу. Наприклад, на важливі, проте не термінові справи, потрібно витрачати близько 20 % свого часу. Більшу частину — 60 % — присвятити важливим та терміновим справам. І ще 20 % часу закласти на непередбачувані ситуації.

До речі, на тренінгу звернули увагу на те, що у народі не вірно розуміють поняття «терміново» та «негайно». Термінові задачі передбачають, що вони є у плані і повинні бути виконані у визначені терміни. А ось зробити щось негайно — це непередбачувана задача, яка з’явилася несподівано.

P.S. Аби втягнутися у систему, запропоновану на тренінгу Bogush Time, та навчитися керувати своїм часом, потрібно 3 місяці. Однак вже за 2 тижні після завершення навчання можна відзначити зміни у моєму житті. Я почала користуватися щоденником BogushBook. Завдяки йому стала ефективніше планувати та використовувати 24 години на добу. Відтепер мені легше визначитися із пріоритетами у роботі на день. До того ж навчилася боротися із хронофагами. Таким чином я стала щодня наближатися до тих глобальних цілей, які поставила перед собою на найближчі 10 років.

Ася Христокина,

спеціально для "D-news" №31 (53), 24 серпня 2012,

читати в pdf-форматі на issue