Как эффективно управлять собственным временем с помощью компьютера и смартфона

Время бежит и мы с ним. Как «загнать» этот, часто, хаотический бег в рамки, чтобы хватало времени и на работу и на личную жизнь? Те люди, которые научились эффективно управлять своим временем, знают, что одних знаний о том, как эффективно управлять свои временем совершенно недостаточно. 

Нужны еще и эффективные инструменты, которые позволяют вам планировать, распределять и контролировать этот ресурс.

Для начала давайте определимся с теми ключевыми принципами, которые необходимы для эффективного планирования времени делового человека в современном мире.

1. Нужно создавать перечень задач на неделю, месяц год и куда-то его записывать. 
2. Записи должны быть постоянно под рукой, чтобы их можно было быстро откорректировать. Потому что любой план это не догма и у нас в любой момент могут поменяться приоритеты и возникнуть форс мажорные обстоятельства.
3. Нужно как можно меньше отвлекаться от выполнения запланированных задач. Электронная почта является огромным отвлекающим фактором. Поэтому нужны четкие принципы и эффективные инструменты работы с ней.
4. Мы создаем, получаем и отправляем массу документов. Поэтому нам необходимо хранилище документов, с доступом 24 часа в сутки, с любого возможного устройства. Оно должно позволять легко находить, редактировать и  структурировать документы разных форматов со 100% сохранностью.

Давайте рассмотрим инструменты, которые позволят нам все это делать. 

Простой и эффективный инструмент
планирования времени - календарь Google 

Преимущества: Доступен всем бесплатно. Нужно лишь завести свой аккаунт в Google.  
Что позволяет делать: создавать и редактировать задачи, планировать день, неделю, месяц. Отличная возможность выйти из хаоса текучки на совершенно другой уровень.

Полезные «фишки»:

1. Взаимосвязь задач и календаря. Задачи, имеющие срок, автоматически попадают в календарь. (Задачи можно ставить в почте Gmail).
2. Вы можете предоставить любому человеку доступ к вашему календарю, что  позволяет  совместно  планировать работу. Например назначать встречи, контролировать  подчиненных и т.д.
3. Напоминание с помощью бесплатных SMS о запланированных делах, если у вас открыт календарь в компьютере  – то появление всплывающего  окна, или напоминание на электронную почту.  Как говорит Виталий Тилиженко, эксперт по управлению личной и командной эффективностью, дополнительные бонусы получают владельцы Android телефонов и планшетов, так как календарь является уже установленной в них программой. Таким образом, вы можете управлять своим календарем как с компьютера, так и с телефона. Кроме того, все данные на телефоне или планшете доступны даже если нет доступа в интернет.

Электронная почта – благо и зло одновременно. С одной стороны мы имеем возможность быстро коммуницировать с любым человеком. А с точки зрения тайм-менеджмента  – новые письма это постоянные отвлечения.
Как же этим управлять?   

Своими наработками делится владелец консалтинговой компании – Александр Высоцкий. Так как филиалы его компании расположены на территории от Хабаровска до Киева, а это - 8 часовых поясов, по его словам, они вообще не смогли бы действовать эффективно без определенных правил работы с электронной почтой.

Вот перечень правил, используя которые вы можете повысить как свою личную эффективность, так и эффективность работы всей компании: 

1. Если вы открыли сообщение из папки  "Входящие", сразу же ответьте на него, чтобы потом к нему не возвращаться. Ведь это – дополнительная трата времени. Если не может ответить сразу, помещает его в специально созданную папку "В работе". Таким образом, во "Входящих" находятся только сообщения, которые еще не были прочитаны, а "в работе" содержит те, что требуют дополнительных действий: сбора данных, выполнения каких-то действий. Это позволяет вам видеть в этой папке все незаконченные дела, полученные по электронной почте.
2. Обязательно указывайте тему сообщения. Это позволяет вашему адресату сразу определить приоритетность этого письма без его открытия. И помогает легче обрабатывать сообщения, отвечать на них, позволяет избежать частичных ответов и путаницы.
3. В самом письме явно указывайте, что ожидаете от получателя. Например, если мне присылают какой-то документ, то обязательно должны указать что-то конкретное: необходимо одобрение, прошу высказать ваше мнение, примите к сведению или еще что-то.
4. У нас запрещается ставить кого-либо в копию. Исключение - оповещение нескольких сотрудников о мероприятии. Вместо того, чтобы ставить в копию, необходимо просто отправить одному получателю, затем открыть отправленное письмо и добавить точные данные о том, что именно он должен с этим письмом сделать и конечно изменить тему письма, указав должность получателя и тему.
5. Запрещается сообщать то, что не относится к обязанностям получателя. Просто чтобы не отвлекать от работы ненужной информацией. Исключение составляют стандартные внутренние рассылки типа "хорошие новости недели", которые производит отдел внутреннего пиара.

Это те правила, которые можно использовать в любой компании, у нас их намного больше.

Каждый из нас слышал страшные истории о «пропавших» документах или еще более страшные истории о сломавшихся компьютерах, на которых были очень важные материалы

О том, как навсегда избавиться от этих рисков и повысить свой эффективность, делится фанат инструментов Google – Степан Орос. Он является владельцем компании, которая занимается IT аутсорсингом. 

Как только, года 3 назад, появилась возможность создавать документы в сервисе Google Docs (сейчас Google Disc), мы решили полностью перенести нашу файловую структуру на Google. 

В результате мы избавились от файлового сервера, от необходимости в его поддержки. Мы отказались от почтового сервера и его администрирования. Практически нам уже не нужны дорогие программы от Microsoft. Для бюджета компании это существенная экономия. Но самое главное даже не это. Самое главное - это огромное повышение эффективности. 

Какие же преимущества получает человек или компания, которые переводят свой документооборот в Google.

1. Используя Google, мы имеем практически безграничное пространство для хранения документов. Теперь,  просто разместив документ в нужной папке, все сотрудники имеют доступ к этому документу. 
2. За  25 лет работы за монитором, я часто сталкивался с пропажей документов при выключении компьютера, или каких-нибудь других проблемах. С документами Google, я забыл о них совсем.  Google сохраняет все автоматически. 
3. Сервис позволяет нескольким человекам совместно работать  над одним и тем же документом - это просто фантастика. Эффективность обработки документов в некоторых случаях может вырасти на порядок. Теперь мне не нужно получать копию документа по почте, править его и отправлять назад по почте, чтобы потом получить новую версию. Я просто вношу свои комментарии, исправления, и другой человек их сразу видит. Это необычайно удобно, эффективно и экономит самый драгоценный ресурс - время.
4. Я забыл о том, что такое резервное копирование важных файлов. Теперь, создав папочку Google Disc у себя на компьютере, вы можете не заботиться об этом. Просто сохраняйте все документы в ней, и папка синхронизируется с вашим облачным хранилищем.
5. Забудьте слово «флешка». Просто скопируйте нужные файлы в паку Google Disc, и вы получите все документы дома и на работе. И при этом все это работает на всех устройствах, которые у меня есть: смартфон, планшет, ноутбук. И меня абсолютно не заботит компания производитель или операционная система. Продукты Google великолепно работают как на продукции компании Apple - iPhone, iPad, MakBook, так и под операционными системами Android, Windows, Linux. И конечно радует надежность, работает все всегда и везде.

Конечно, есть аналогичные сервисы от других компаний, однако они не интегрируются друг с другом. Поэтому, как говорил  Филиас Фог, в известном мультфильме «За 80 дней вокруг света»: Используй то, что под рукою и не ищи себе другое.

Валерий Пожидаев,
эксперт рынка тренингов, консультант
по подбору тренеров и проведению
тендеров на тренинги и консалтинг
www.compas.in.ua

Источник: www.capital.ua