При-цельный тайм-менеджмент в Алматы
Ведущий тренер компании Юлия Бойко рассказывает о принципах тайм-менеджмента, о проблемах управления временем, о приоритетах, о прокрастинации. И даже немного больше…
Существует множество разных тренингов: и по мастерству презентаций, и по управлению людьми, и по продажам, и по командному взаимодействию, и т. д. Но тайм-менеджмент – это основа. Потому что если говорить о тайм-менеджменте, то все начинается с наших целей. И прежде всего мы должны осознавать, понимать, иметь эти цели и двигаться к ним. Вот тогда остальные инструменты тайм-менеджмента (мастерство презентаций, и управление людьми, и лидерство, и продажа, и т. д.) будут в этом помогать. Но если цели нет, то эти инструменты тайм-менеджмента нам не помогут и могут быть либо бесполезными, либо даже вредными. Так как только исходя из цели мы можем вы-брать правильный инструмент. Бизнес-студия «BogushTime» разработала собственную технологию при-цельного тайм-менеджмента.
Существует так называемая шкала выживания, то есть шкала развития, процветания, завоевания более широких территорий и т. д. И в этой шкале есть три состояния: самое низкое – «думать», более высокое – «чувствовать», самое высокое – «смотреть».
- Если говорить о состоянии «думать», то когда человек думает, фокус направлен вовнутрь. Соответственно, окружающую действительность он оценивает по каким-то собственным ощущениям, опыту, прожитым событиям. И когда человек смотрит вовнутрь, он не всегда адекватно оценивает то, что происходит сейчас, в данное время, то есть прошлый опыт не всегда соответствует действительности.
- В более высоком состоянии «чувствования» человек принимает какие-то сигналы окружающей действительности и его решения основываются на этих сигналах. Тогда фокус направлен вовне.
- А вот когда человек находится в состоянии «смотреть», он имеет возможность предвидеть какие-то жизненные ситуации и справиться с ними до того, как они произошли.
Принципы тайм-менеджмента
Первый принцип – визуализация задач (перевести задачи из состояния «думать» в состояние «смотреть», то есть вывести их на бумагу), которая позволяет брать их под контроль и управлять распределением вашего времени.
Только когда вы видите все свои задачи на листе бумаге и воспринимаете весь полный объем, вы имеете возможность принять решение. Понять, что из этого первостепенно, а что второстепенно. На чем нужно сделать сегодня акцент, а чем сегодня можно пожертвовать.
Второй принцип – это тайм-калькуляция, то есть подсчет вашего времени по ходу дня, который дает вам возможность эффективно использовать весь имеющийся ресурс времени.
Действительно, время – это ресурс. Во-первых, объективный, во-вторых, невосполнимый. Поэтому очень важно использовать этот ресурс на все 100%.
Принцип Паретто (80/20) гласит: всего лишь 20% наших усилий приводят нас к 80% успеха и оставшиеся 80% усилий обеспечивают всего лишь 20% результата. Поэтому наша основная задача – сконцентрировать свое внимание на этих 20% самых эффективных действий, которые можно сделать сегодня, для того чтобы произвести необходимый результат. Все остальное время распределится на другие задачи и обязательно на форс-мажор. Очень важно понимать, что каждодневные задачи должны приближать нас к тем результатам, которые действительно важны. Ведь нет смысла в том, чтобы быть все время сильно занятым, но не создавать ничего ценного для себя.
Третий принцип заключается в том, что время используется эффективно только тогда, когда выполняемые нами задачие жедневно ассоциированы с поставленными целями. То есть когда мы утром составляем список дел на сегодняшний день и создаем каждую отдельную задачу, то задаем себе вопрос: а куда она меня ведет?
Важность заключается в том, что мы с вами всегда живем по плану, но мы либо живем неосознанно по плану, который создал кто-то и помогаем кому-то реализовать его желания, либо сознательно живем по собственном уплану и помогаем себе реализовывать собственные желания.
Четвертый принцип таков: управлять временем означает использовать каждый момент настоящей ситуации для достижения тех необходимых изменений, которые для тебя важны. Если мы используем каждый момент в жизни, то мы действительно эффективно используем время.
Обратим внимание на правильную технологию управления временем (рис. 1). Когда мы говорим об этой технологии, то надо знать о четырех последовательных шагах. Но прежде акцентируемся на центре технологии.
Внутри технологии находишься ты сам (человек). Не имеет значения, мужчина вы или женщина, не имеет значения социальный статус, возраст. Главное, что вы – самый главный человек в этой жизни. Именно вы, и никто другой!
Потому что когда ты счастлив, реализован, успешен, богат, здоров и т. д., ты можешь адекватно помогать людям, которые находятся вокруг тебя. А если ты болен, нереализован, несчастен, беден, скорее всего, ты для них становишься обузой. И, возможно, им придется нести ответственность за тебя.
Поэтому очень важно понимать, что вы действительно можете оказать поддержку другим, когда сами оказали поддержку себе. Это во-первых. А во-вторых, вы несете ответственность за все то, что происходит в вашей жизни. Вы, и никто другой (не автобус, который опоздал, и не самолет, который задержали, и не сотрудник, который подвел по срокам).
Итак, начнем с шага номер один, который называется постулат (от лат. требуемое) – положение, не отличающееся самоочевидностью, но принимаемое за истину без доказательств и служащее основой для построения какой-то теории (Толковый словарь под ред.Д.Н. Ушакова). Это ваша идея о вашем собственном будущем, которая не требует никаких доказательств. И сейчас по этому поводу нечего доказывать.
Если в вашем окружении есть люди, которые позволяют себе обесценивать ваши постулаты, говорить, что они неправильные, что вы не имеете на них права или что они неосуществимы, то это прекрасный повод перестать с ними общаться или свести общение к минимуму. Потому что вам нужно окружать себя теми людьми, которые будут помогать вам, а не теми, которые будут обесценивать ваши мечты и говорить, что это ерунда.
Когда мы говорим о постулатах, то имеем в виду ваши цели, идеи о будущем и желания, то есть вы сначала разрабатываете ваши цели, вы смотрите, чего в этой жизни хотите. Ваши цели могут видоизменяться, они могут эволюционировать: какая-нибудь цель, актуальная два года назад, сейчас может оказаться совсем неактуальной. Это не страшно. Главное, чтобы вы «держали контакт» со своими целями и оперативно влияли на них. Поэтому фокус все время на целях – не забыли и не забросили.
Принцип пятый: эффективное управление временем начинается с создания вдохновляющих целей, причем на максимально большой срок и для разных сфер вашей жизни. Когда мы говорим о разных сферах нашей жизни, мы делим нашу жизнь на шесть основных направлений:
- физическая сфера (область). Ваше тело– это такая самовосстанавливающаяся биохимическая машина, которая действует в материальной вселенной, помогая достигать ваших целей. Без этой биохимической машины ваши цели – ничто. Поэтому вы обязаны об этой машине заботиться, а она нуждается в качественном сне, в качественном топливе (еде), отдыхе, физических нагрузках (нуждается в тренировке), одежде, жилье. Тело нуждается в заботе;
- личностная сфера (область). Это наша личность. Она амбициозная, она хочет познавать, обучаться, у нее есть хобби, она любит общаться и т. д. Нашу личность надо насыщать различной положительнойи полезной информацией;
- семейная сфера (область). У каждого из нас есть родственники, родители, дети, супруги, о которых необходимо заботиться;
- бизнес – это все то, что способствует зарабатыванию денег, а впоследствии – реализации ваших мечт, желаний и целей;
- принципиальная, ее правильнее даже назвать духовной. Это и духовный рост, и познание самого себя (зачем я пришел сюда, с какой жизненной миссией, предназначением), и реализация своих жизненных принципов и ценностей. Для кого-то это – посадить дерево, построить дом, вырастить сына, а для кого-то – занятие благотворительностью, реализация каких-то социальных проектов;
- групповая (общественная), или универсальная, – это наша жизнь в обществе. Мы все находимся во взаимодействии с другими людьми. Мы являемся членами каких-то обществ (групп), частью района, города. Мы взаимодействуем и оказываем друг на друга влияние.
После того как вы поработали над своим постулатом, следующим шагом будет план. А план – не что иное, как перечень промежуточных результатов, которые необходимо создать для того, чтобы постулат реализовался (план – предусмотренный порядок действий в соответствии с установленным сроком).
Самым прогрессивным на данный момент подходом к планированию является «пирамида эффективности» («пирамида стратегического управления»). В ее основе лежит такое понятие, как база для принятия решений (это ваши мечты, желания, устремления) (рис. 2).
После того как вы проработали «базу для принятия решений», из них, как из матрешки, вы вынимаете «долгосрочные цели» (от двух до десяти лет). Из них определяем цели на ближайший год: что мы можем сделать в этом году, чтобы приблизиться к реализации долгосрочных целей, и, как следствие, реализуем нашу базу для принятия решений. Из них вынимаем цели на месяц, а из них – оперативную деятельность (что мне важно сделать здесь и сейчас для того, чтобы там, в будущем, я мог получить то, что мне необходимо).
Просто существуют два основных подхода к планированию. Первый подход – это сожаление об упущенных возможностях в жизни, которыми не успели воспользоваться. Таки елюди направлены на прошлое – они копаются в прошлом и не видят перспективы в будущем.
Второй подход выглядит совершенно иначе, то есть когда ты, находясь в настоящем, планируешь будущее (создаешь фундамент будущего уже сегодня).
Шестой принцип: эффективное управление временем предполагает разворачивание ваших целей в систему задач от будущего к настоящему. Например, вы хотите,чтобы в 2020 году у вас был трехэтажный дом с бассейном в каком-то определенном районе. И тогда мы планируем: в 2020 году хочу, чтобы у меня был готовый дом, в 2019 году неплохо бы, чтобы был построен первыйэтаж. В 2018 году – заложен фундамент, а в 2017-м надо купить землю, на которой стоял бы этот дом. В 2016 году необходима сумма на покупку земли, в 2015-м нужно создать источники дохода.
Седьмой принцип: приоритет ежедневных задач определяется их ценностью для достижения цели. Когда речь идет о перечне дел на сегодня, определяем, ведут ли эти дела к моим целям или нет. Если ведут – это приоритетно, если не ведут – необходимо подумать, стоит делать эти дела или нет. Поэтому каждый раз, когда пишете свой список задач, задавайте себе вопрос: что я хочу видеть в результате?
Когда мы с вами проработали наши постулаты, создали наши планы, которые ведут к этим постулатам, нам, естественно, нужно производить, то есть ежедневные действия согласно моим планам, которые движут меня к достижению моих целей, – это третий шаг «Ежедневное производство». Очень важно понимать, что в производстве тоже есть особенности, на которые нужно обратить внимание с точки зрения управления временем.
Поэтому когда мы говорим о производстве, принцип восьмой выглядит следующим образом: для эффективного управления временем необходимо вести ежедневные списки задач, при этом учитывать такие типы задач, как жесткие и плавающие. Задачи, привязанные ко времени (например, встреча с клиентом), являются жесткими. А плавающие – это те задачи, которые можно сделать в течение дня.
Принцип девятый звучит так: для корректного управления своим временем ведите графические расписания, позволяющие оценить размер и расположение задачи в пространстве дня. Так как человек разговаривает словами, но думает картинками, изображая задачи в своем расписании в виде стрелочек (рис. 3), вы будете экономить время и быстро и точно определять свою загрузку, даже не думая.
Принцип десятый: чтобы сохранить стабильность своего расписания, при планировании оставляйте временные зазоры между задачами.
Принцип одиннадцатый: для того чтобы развивать свою способность управлять временем, ежевечерне анализируйте список задач и расписание прошедшего дня и корректируйте свою оргполитику. Делаем анализ своих ошибок и принимаем решение на будущее, но не просто подумал и забыл, а оформляем это в виде правил работы – желательно письменно.
И следующий шаг, четвертый, – продукт. На этом этапе очень важно посмотреть, чтоты получил. И сравнить с тем, чего ты хотел. Когда человек проанализировал и утвердился в мысли, что это то, чего он хотел, разрабатывается новый постулат, затем новый план и создается новый продукт. Но если получен не тот продукт, который должен был получиться, необходимо проанализировать: какие твои действия согласно твоему плану привели тебя к неправильному результату, внести изменения в свой план и исправить свои ошибки при производстве данного продукта.
Принцип двенадцатый: чтобы уверенно взять управление изменениями под личный контроль, во время вечерней оценки прошедшего дня определяйте:
– что вам сегодня удалось сделать и почему;
– что вам не удалось сделать и почему;
– примите решение о том, что вы улучшите в своих действиях завтра.
Принцип тринадцатый: регулярно оценивайте свое продвижение к целям, корректируйте планы, если они «не работают», подсчитывайте полученные результаты и вдохновляйтесь вашими целями!
Читать на issue в pdf-формате
