Планирование дня для финансового менеджера. Как все успеть и не откладывать на потом

Давайте изначально договоримся о том, что ВСЕ УСПЕТЬ НЕЛЬЗЯ. И это плохая новость. Потому что время растянуть невозможно, у нас с вами его ограниченное количество, 24 часа в сутки. Не больше и не меньше. Но есть и хорошая новость! ВСЁ делать и ненужно, нужно успеть сделать только то, что НАДО. И вам придется научиться УСПЕВАТЬ СДЕЛАТЬ ТО, ЧТО НАДО именно сегодня. Дело в том, что по принципу Парето, всего лишь 20% ваших задач в течение дня обеспечивают 80% результата, а оставшиеся 80% задач ведут лишь к 20% результата. Как не печально, но подавляющее большинство людей львиную долю своего времени в течение дня используют впустую.

Ниже я перечислю несколько правил, выполнение которых поможет вам делать то, что нужно для создания результата, и вечером чувствовать себя удовлетворенным и счастливым, а не изможденным и несчастным.

Правило 1. Для того, чтобы выбрать ВАЖНОЕ, а не ГОРЯЩЕЕ, выбирать нужно ДО того, как вы попали на работу

Иначе вы просто быстро перейдете в режим “спасатель” вместо того, чтобы последовательно выполнять то, что приведет к реализации поставленных целей. Поэтому список задач на день следует составлять дома, причем желательно сразу же, как проснулись.

Я понимаю, что тут же возникает вопрос - как это сделать, ведь надо видеть все задачи, надо видеть связи между ними? Да, вы правы, и задачи нужно видеть, и связи между ними, неплохо бы еще и расписание на месяц вперед. Поэтому решения у вас два: или пользоваться правильным бумажным планировщиком и носить его с собой, либо начинать свой день с компьютера, чтобы все посмотреть и согласовать он-лайн.

Можно ли планировать день с вечера? Лучше этого избегать, ваш разум слишком взбудоражен прошедшим днем, поэтому нужно подвести вечером итоги, выписать список задач на завтра, чтобы «выгрузить» голову, но план создавать именно с утра.

Правило 2. Когда вы составляете список задач на день, не пытайтесь их сразу сортировать - сделаете это позже

Для начала вам нужно просто все выписать, чтобы увидеть весь объем. Просмотрите несколько прошедших дней (вот зачем вам нужны записи), загляните в план на месяц и просто запишите на сегодня все, что вам покажется важным сделать. Обязательно отметьте встречи с клиентами, с которыми вы уже договорились на конкретное время. Такие задачи называются жесткими.

А потом еще внесите в список ваши рутинные дела, то, что вы делаете на регулярной основе без напоминания. Обычно про эти дела не думают, потому что они на “автомате" стоят, но они ведь все равно занимают время! Недавно я работала с одним менеджером, которая в начале недели похвасталась мне, что составила полный план на неделю и теперь все выполняет по плану, а в конце недели выглядела очень несчастной и расстроенной. Из моих расспросов я поняла, что она не выполнила часть плана и плохо себя чувствует по этому поводу. Она даже сказала: “Знаете, я думаю, что планирование - это не мое…” А я просто посмотрела на ее план и увидела, что в нем нет ни работы с почтой, ни регулярных совещаний/координаций, ни работы с документами. Я спросила: “А разве вы не работаете с почтой?” “Работаю, - ответила она, - каждый день работаю.” Тогда я попросила ее подсчитать, сколько времени у нее в неделю занимают такие “рутинные” задачи - и оказалось, что именно столько ей и не хватило для выполнения плана. Потому выписывайте и те задачи, которые ко времени не привязаны, но их также нужно сделать сегодня. Такие задачи называются плавающими.

Таким образом, настаиваю, что должны быть внесены ВСЕ задачи. Потому что затем вам нужно выполнить следующее правило.

Правило 3. Оцените все задачи по времени: сколько времени на каждую из них нужно или сколько вы готовы этой задаче посвятить

А потом подсчитайте общую сумму. Сразу скажу, что если вы составляете себе план на ВЕСЬ ДЕНЬ, то есть на сутки, то сумма всех задач, вместе со сном, едой и пр., должна составлять не более 20 часов – ведь надо обязательно оставить время на форс-мажор.

А если же вы составляете только рабочее расписание, то по правилам, сумма времени не должна превышать 6,5 часов при 8-ми часовом дне, а если вы работаете 10 часов - то сумма должна получиться не больше 8 часов, а если вы работаете 12 часов - то сумма не должна превышать 10 часов и т.д. Больше 12 часов в день работать сложно, просто не впишетесь, если конечно вы не работаете в Google и у вас не стоят холодильники и кровати в рабочих помещениях, и вам не надо тратить время на дорогу и еду.

А если серьезно, то исследования показали, что человек, который работает 8 часов в сутки, результата производит больше, чем человек, который работает 9 часов в сутки. Потому что для высокой продуктивности нашему телу регулярно нужно восстанавливаться и отдыхать. Иначе производительность падает, концентрация, память и внимание снижаются – как следствие появляются ошибки, которые нужно устранять, а на это также нужно время. Так создается порочный круг, когда ты сильно занят, а эффективности ноль.

Главная идея, которую я хочу до вас сейчас донести, что единственным способом ДЕЙСТВИТЕЛЬНО СПЛАНИРОВАТЬ ЭФФЕКТИВНЫЙ ДЕНЬ является тайм-калькуляция! Не оценили продолжительность задач, не просуммировали общий показатель - значит, обязательно возьметесь выполнить что-то, что выполнить заведомо невозможно.

Ну а по поводу количества времени, которое обязательно нужно заранее резервировать на форс-мажоры, так в расписании его должно быть около 20% от общего времени. Оказывается, исследования за последние 100 лет показали, что «хаотичности» в нашей жизни, которую нельзя было предвидеть, в среднем не более 1/5 от общей массы событий. Потому на вопрос «а  что же делать с форс-мажорами?», ответ простой – планировать.

Правило 4. Теперь вам придется сделать самое неприятное и сложное - выбросить из списка то, что все равно не будет сделано!

Верю, что это кажется невозможным. Но разве, когда вы это не выполняете, вы не выбрасываете задачи? Выбрасываете! Но еще и с чувством поражения и провала. Не доводите себя до этого - выбросите задачи сами, заранее, руководствуясь разумностью и целесообразностью. Если подсчитав общую сумму времени, необходимого для решения ваших задач на сегодня, вы увидите, что там больше 24 часов, вы четко сможете понять, что всё это сделать не успеете. Лучше сразу запишите задачу на другой день, чем вечером расстраиваться, что опять вы это не сделали.

Чтобы правильно расставить приоритеты, просматривайте цели на месяц, год и дальше. Приучите себя хоть что-то обязательно делать каждый день из стратегического списка, как бы тяжело это ни было и как бы вас ни разрывали на части. А чтобы вас не разрывали, придется стать формальным бюрократом и завести себе расписание приемов: в какие дни и в какое время по каким вопросам к вам нужно приходить, предварительно записавшись. Будут возмущаться? Да, будут, потом привыкнут и начнут ценить. Немного жесткости и мужества финансовому менеджеру никогда не мешали!

Правило 5. Mежду ключевыми задачами в течение дня необходимо оставлять временные зазоры

Работая с ВИП клиентами, проводя встречи, вы однозначно сталкиваетесь с накладками в расписании. Один опоздал, второй пришел раньше, технические задержки, формальные нюансы – и ваше расписание поползло! День в стрессе. Запомните, между ключевыми задачами в течение дня, жизненно необходимо оставлять временные зазоры  в 20-30 минут, даже если встречи запланированы на вашей территории. Никогда не составляйте график, в которой одна встреча заканчивается в 12:00, а следующая в 12:00 начинается – это утопия. Помните, что форс-мажор никуда не делся, и время под него вы распределяете между вашими ключевыми задачами.

Ваша работа важна, она демонстрирует уровень работы всей компании. Поэтому вы должны быть примером и точности, и дисциплинированности, и эффективности, и культуры, и самоуважения и т.д. Успехов вам!

Юлия Бойко, старший бизнес-тренер компании BogushTime.

Источник: ISUU