Как оценивать время на задачу

Каждый человек чувствует время по-разному. Поскольку мы не можем его осязать у каждого свое восприятие и ощущение времени. Кому-то кажется, что за 10 минут можно многое успеть, для кого-то это настолько мало, словно даже чашку кофе невозможно выпить за столь короткое время.

Исследования показывают, что люди делятся на два типа: сенсорики и интуиты. Работа со временем интуитам дается лучше чем сенсорикам. У них часто не бывает необходимости думать о том, как именно они оценивают время: они и так работают со временем без проблем, имея соответствующий тип. Но все же оба типа иногда сталкиваются с вопросом, сколько же времени нужно выделить на задачу.

Для того, чтобы обоим типам было легче планировать время на задачи предлагаю для рассмотрения несколько рекомендаций:

1. Прежде чем давать оценку по времени на выполнение задачи, поймите, что именно от вас требуется.

Для этого вы должны обязательно знать достаточное для вас описание задачи от вашего руководителя или учредителя. Если никто не берет на себя ответственность за определение конкретики, необходимой для вашего понимания при оценке, отказывайтесь оценивать задачу пока кто-то из вышестоящих в иерархии не возьмет на себя ответственность по конкретизации деталей (или официально не делегирует ее вам).

Если же вам не на кого "спихнуть ответственность", например, вы сами поставили себе такую задачу, то прикиньте приблизительное время, ссылаясь на ощущения и добавьте еще немного запасного времени. Существует правило - если ты сталкиваешься с задачей впервые и не знаешь, сколько времени на нее понадобится, планируй на 20% больше, чем кажется для достаточного выполнения.

2. Нельзя оценивать задачу без четкого понимания того, на что вам нужно время.

Практически всегда выполнение задачи требует нескольких действий. Для начала разбейте задачу на очевидные подзадачи.

Если вы не можете точно оценить, сколько времени у вас вся занимает задача, продолжайте дробить ее на более мелкие. Суммарная оценка подзадач составит требуемую оценку всей задачи.

Но не увлекайтесь чрезмерным дроблением. Слишком сильное дробление не несет пользы, скорее наоборот — оно вредно. Чрезмерная детализация забирает время на ее построение.

3. Не забывайте о рисках.

Определите, является ли задача рисковой. Таковой она может быть, если включает, например, работу с технологией, с который вы слабо знакомы, или ставит вас в зависимость от внешних факторов. 20-30% от времени вполне хватит на то, если «что-то пойдет не по плану».

4. Невозможно выполнять задачу непрерывно.

Учитывайте, что ваши 8 рабочих часов не могут быть полностью заняты одной задачей. Более того, практически нереально выполнять задачу непрерывно. У вас всегда будут затраты времени, на то чтобы заварить/попить кофе/чай, совершить нужды, обмолвиться словом с коллегами. Или вас будут отвлекать коллеги вопросами по работе и прочее, прочее.

Включите фантазию и представьте, что вы реально работаете над задачей непрерывно. Подумайте, хватит ли вас на такое непрерывное действие? Если нет, добавьте к оценке и затраты, которые вам потребуются на непроизводственные нужды. А лучше всего всегда закладывайте в оценку любой задачи эти затраты времени на «попить кофе и почитать почту».

 Причины, которые чаще всего приводят к ошибкам во временных оценках задачи:

• Отсутствие конкретики сформулированное в стиле «Пойди туда, не знаю куда. Принеси то, не знаю что»
• Недостаточное понимание оценивающим количества действий, требуемых для реализации большой задачи
• Неучтенные риски, влияющие на те или иные задачи
• Оценка задачи в «чистом» времени без учета непроизводственных временных затрат

Правильно рассчитать время на задачу - это то еще искусство! И если вы будете постоянно пытаться оценивать время, фокусируя на этом внимание, а потом проводить анализ, что было верным, что нет, со временем к вам придет полное ощущение времени. И если вы сенсорик, то очень быстро начнете чувствовать время, как и интуит. Удачи!