Чому делегування - запорука успіху керівника?

На якомусь етапі своєї кар’єри кожен менеджер починає розуміти, що без делегування значних результатів отримати не вийде. Бо двома руками результату можна створити тільки за одного працівника. Якщо ж роботи накопичується на п’ятьох, то і до роботи долучати треба п’ятьох.

Однак, починаючи делегувати задачі підлеглим, кожен керівник обов’язково зустрінеться із такими складнощами, як:

• Немає часу на делегування, дуже довго треба щось пояснювати – швидше самому зробити.
• Так добре і професійно, як я, ніхто не виконає задачу.
• Все одно потім доводиться переробляти/доробляти самостійно.
• Працівники не встигають виконувати завдання вчасно – а страждає мій імідж або імідж усієї компанії.

І так далі… Знайомі такі ситуації?

Ну що ж, аби припинити засмучуватися через відсутність результату від підлеглого вчасно і дійсно почати ефективно делегувати, нижче ознайомтеся з ключовими моментами грамотного делегування:

1. Делегування - це передача задачі зверху вниз (від керівника до підлеглого) перший раз. Доручення виконати цю ж саму задачу тим же співробітником другий, третій раз - це вже не делегування, а просто постановка завдання підлеглому. Чому зараз це підкреслюю? Тому що керівнику контролювати процес виконання завдання (читайте: виділяти на це часу) в першому випадку потрібно набагато більше, ніж у другому. Керуючись правилами нижче, ви можете і просто ставити завдання підлеглому згідно його функціоналу. Часу й уваги в такому випадку вам знадобиться менше, а ось якість результату порадує.
2. Делегувати можна тільки завдання. Ми не делегуємо повноваження, відповідальність, проблеми тощо. Ми делегуємо виключно завдання, які раніше лежали в зоні нашої відповідальності. І робимо ми це для того, щоб звільнити собі час для вирішення стратегічних завдань.
3. Повноваження - це ресурс для виконання завдання. Вони можуть бути повними, частковими і нульовими. По суті, повноваження - це те, що дає можливість виконати завдання. Не дали людині повноваження - вона просто не може працювати, не отримавши у вас дозволу. А якщо дали занадто багато - пам'ятайте, що:

• Відповідальність за виконання делегованої задачі лежить на тому, хто делегує. У бізнесі, як власне і в житті, у кожного своя відповідальність. Підлеглий відповідає за результат перед керівником, а керівник відповідає за результат перед власником / інвестором.
• Делегуванням не називається поганий менеджмент. Коли наші працівники не роблять те, що вони повинні робити, і ми їх «штовхаємо». Коли на нас валяться завдання, а ми їх «розпихуємо». Коли ми намагаємося позбутися того, що нам особисто не подобається. Це не делегування - це поганий менеджмент. Делегування - це системна спланована робота, спрямована на перспективу.
• Для будь-якого підлеглого делегована задача - це кар'єрний ріст, а отже «манна небесна». Тому що він тепер має можливість робити те, що раніше робив тільки його керівник. Але для того, щоб він сприймав це завдання саме так – його треба правильно поставити, наголосивши на важливості, значимості і озвучивши можливості, які в зв'язку з цим відкриваються перед підлеглим. Людина повинна зберігати самоповагу, приймаючи завдання від керівника, тоді вона буде робити її, не втрачаючи мотивацію.

Перше правило делегування - правильно визначити терміни. Наприклад, у нас є завдання, до виконання якого потрібно приступити 1-го березня, а результат нам потрібен 30-го березня. 1-го березня ми запрошуємо підлеглого і даємо йому це завдання. Але терміни для нього ми скорочуємо і говоримо йому про те, що результат нам потрібен 25-го. П'ять днів ми залишаємо в резерві на той випадок, якщо щось піде не за планом. За правилами грамотного делегування потрібно брати близько 15% резервного часу від загального часу на вирішення завдання. Це допоможе вам у разі виникнення форс-мажору.

Друге правило - перевірити розуміння завдання підлеглим. Дайте людині завдання усно і попросіть письмово його описати і надіслати своє бачення того, що ви від нього хочете. Повірте, прочитавши його інтерпретацію, ви дізнаєтеся багато нового про своє завдання. Якщо завдання коротке і не потребує письмового оформлення, просто попросіть виконавця озвучити, що він зрозумів. Те, що ви почуєте від нього, також може дуже вас здивувати.

Третє правило делегування - узгодьте спосіб виконання завдання. Якщо спосіб виконання завдання принципово важливий, то людину потрібно навчити, як це зробити. Якщо ж спосіб не є принциповим - залиште це на розсуд підлеглого. Але якщо ми хочемо бути впевнені в тому, що він вибере правильну стратегію, її потрібно перевірити і відкоригувати в разі потреби.

Четверте правило - проставити контрольні фініші і визначити конкретні проміжні результати. Це життєво необхідно для поточного контролю ходу виконання завдання.

4. Делегуючи задачу, надайте всі необхідні ресурси і інформацію. Ресурси можуть бути матеріальними, людськими, фінансовими, інтелектуальними і т.д. Керівник забезпечує наявність усього необхідного у підлеглого для реалізації завдання.
5. Якщо підлеглий не справляється із завданням - не забирайте. Якщо по ходу виконання завдання щось пішло не так - підключаємося до вирішення завдання, коригуємо, надаємо допомогу. Але не забираємо завдання. Тут робота будується за принципом: коротке завдання - контроль виконання, ще коротке завдання - контроль виконання. Але ні в якому разі не забираємо завдання собі. Так ви ніколи не звільнитеся від поточних задач.
6. Якщо завдання виконане - всі лаври підлеглому. Навіть якщо на якомусь етапі вам доводилося допомагати, але у підсумку завдання таки виконане, публічно хваліть того, кому делегували. Діючи так, ви отримаєте мотивованого співробітника, який вміє виконувати це завдання, і готовий виконувати його і в майбутньому. І не думайте, що хвалити достатньо лише на фініші. Проміжні результати, ініціативу і готовність до роботи також потрібно заохочувати.
7. Якщо завдання не виконане - винен керівник. Не ту людину вибрав, мало контролював, не навчив тощо. Це привід попрацювати над собою.
8. Якщо з делегованим завданням впоралися - віддайте його назавжди. Розвивайте співробітників і не беріть на себе те, що можуть робити підлеглі.

Якщо ви будете слідувати правилам вище, зможете отримувати результат вчасно, в потрібній кількості і потрібної якості. Делегуйте грамотно і йдіть до своїх стратегічних цілей. Адже делегування саме для цього та існує!