Как подвести итоги дня правильно?

Меня часто спрашивают: «Когда рекомендуется проводить анализ прожитого дня?» В небольшой статье ниже дам ответ не только о том, «когда?», но и расскажу о том, «как?».

Когда?

Ну что ж, начнем с первого вопроса. Лучше всего это делать уже в конце прожитого дня. По сути, это последний процесс, который проходит перед сном. После него рекомендую только два процесса: секс и сон. Причем, уверяю, что оба этих процесса будут более качественными, если вечернюю оценку прожитого дня вы проведете ДО, а не после них. :)

В то же время,  вечернюю оценку можно разделить на два этапа:

1. Первый – подведение итогов по завершению рабочего дня.  Уходя с работы, все рабочие задачи сразу же переводите в будущие периоды. Это необходимо для того, чтобы завершать все циклы, связанные с работой, и не нести эту информацию домой.
2. Второй – уже непосредственно перед сном – чтобы проанализировать весь свой день в комплексе.

Для этого просмотрите ваш прожитый день и перенесите информацию туда, где она может пригодиться в будущем. У многих людей есть проблема с тем, что они, перелистывая страницу планировщика, оставляют в прошлом прожитом дне массу полезной информации, которая может еще пригодиться. Например, у вас сегодня состоялась встреча с партнером, и в связи с этим возникли будущие задачи.  Если вы их сразу не разместите в планировщике на неделю вперед, на месяц вперед и т.д., то в ежедневной суете можете забыть о чем-то важном и попасть в ситуацию, которую потом воспримете, как форс-мажор. Хотя, на самом деле, это не форс-мажор, а недочеты в планировании. Поэтому очень важно распределить информацию везде, где она может понабиться.

После этого жизненно важно провести анализ ошибок

Если день был не очень эффективным, или что-то сегодня происходило не так, как вы планировали, задайте себе три простых, но очень действенных вопроса:

1. «Что мне сегодня удалось сделать и почему»? Этот вопрос необходим для того,  похвалить себя и вывести свои успешные действия на уровень осознаваемых.
2. «Что мне сегодня не удалось сделать и почему»?  Он поможет посмотреть, какие действия были ошибочными и почему они не принесли результат.
3. «Что я изменю в своей деятельности завтра, чтобы получать те результаты, которые мне нужны»? Этот вопрос поможет посмотреть на те пункты, которые связаны с форс-мажорами и принять решения, как с ними оптимально справляться в будущем.

Статистика говорит о том, что непредвиденных ситуаций в нашей жизни происходит порядка 20 -25% от общего количества времени. Поэтому есть правило: не расписывать весь свой день задачами вплотную, а обязательно оставлять свободные временные промежутки по 15-20-30 минут между ключевыми задачами так, чтобы, в совокупности это составило приблизительно 1,5 -2 часа в день (при среднем 8ми часовом дне)- это и будет время на форс-мажоры.

Неправильная статистика?

Иногда люди говорят, что форс-мажоров в их работе гораздо больше, чем 20% и так действительно может быть. Есть должности в компании, которые работают в режиме реагирования. Например, секретарь-референт, который реагирует на то, что происходит в рабочем дне босса. Хотя, на самом деле, это не форс-мажоры. Это особенности работы отдельного специалиста.

В таком случае есть другая рекомендация: если вы реально не понимаете, сколько в вашей работе форс-мажоров, - возьмите свою рабочую неделю и проанализируйте 5 рабочих дней – с понедельника по пятницу. Подсчитайте, сколько времени уходит на решение внеплановых задач. Например,в понедельник у вас 3 часа ушло на те задачи, о которых вы даже не подозревали. Во вторник на это ушло приблизительно 4 часа, в среду - 1 час и так далее.

Затем сплюсуйте это время, разделите на количество анализируемых дней и определите средний показатель. Тогда вы будете понимать, что у вас в течении дня, к примеру, 3,5 – 4 часа уходит на внеплановые задачи. Вот это время и резервируйте между задачами по плану на случай чего-то непредвиденного. И речь здесь не о форс-мажорах, а об особенностях работы конкретных сотрудников, которые работают на определенной позиции в конкретной компании.

Если же говорить о том, что люди чаще всего воспринимают как форс-мажор, то здесь зачастую происходит подмена понятий. Чаще всего люди называют форс-мажорами то, о чем они забыли или то, что сознательно упустили из виду, или то, на что понадеялись. Форс-мажорами такие ситуации называть неправильно, потому что это на самом деле недочеты в планировании, давайте будем честными.

Будущее зависит от стратегии

После анализа списка дел, необходимо уделить внимание будущему и стратегии. Поэтому следующая наша рекомендация такова: пересмотрите список своих мечт и желаний, идей и планов на долгосрочную перспективу и посмотрите, что из этого можно сделать завтра. Это должно быть совершенно конкретное действие, возможно короткое, 15 минутное, но, в то же время, помогающее приблизиться к вашей цели хотя бы на шаг.

После всего этого, чтобы освободить свое сознание и нормально уснуть, неплохо бы выписать список дел на завтра. Так вы разгрузите свою голову, сможете нормально выспаться и не страдать от бессонницы. Если же вы понимаете, что закрывая глаза, не можете уснуть, положите возле кровати лист бумаги и ручку, чтобы выписывать мысли, которые бесконечно крутятся у вас в голове. Психологи рекомендуют посвящать 15 – 20 минут утром и вечером ритуалу, когда вы просто выписываете на бумагу все то, что у вас в голове. Таким образом, вы помогаете себе разгрузиться, найти новые идеи, освободить единицы внимания и быть в более ресурсном состоянии.

Завершайте свой день правильно! Это поможет жить более осознанно, эффективно и счастливо!