Как правильно расставить приоритеты дня
Почта, телефон, документы, встречи, совещания, собрания, контроль, наконец. Как все выполнить, ничего не упустить, и при этом остаться нормальным человеком?
В наш век скоростных коммуникаций приходиться ускоряться и на работе, но времени все равно катастрофически не хватает. И руководители страдают от этого в первую очередь, ведь от них зависит ни много ни мало – останется ли бизнес на плаву. Не удивительно, что тема приоритетов актуальна.
Если неправильно расставить приоритеты, то это грозит тем, что вы будете топтаться на месте, выполняя задачи, которые сваливаются вам «как снег на голову», и вы всегда будете заняты «тушением пожаров». Вы будете заниматься всякой ерундой, считая, что выполняете важные дела или погрязнете в рутине, которая не позволит вам заняться стратегически важным проектом, от которого возможно будет зависеть не только ваше будущее.
Повседневные обязанности – это настолько эффективный способ губить великие проекты, что многие так и не решаются ставить перед собой масштабные цели, аргументируя это отсутствием времени. А времени действительно не остается.
Итак, что же делать? Начните с того, что определитесь: вы хотите достичь определенного результата или просто хотите выполнить много дел. В первом случае вам необходимо подумать об эффективности, т.е. делать не много, а то, что приводит к результату. А во втором быть продуктивным, т.е. найти способы выполнить все, все, все.
Если вы руководитель, то о втором варианте можете забыть. Ваша ключевая компетенция на рабочем месте – это достижение результата. Поэтому именно вам придется выбирать, что же делать в первую очередь вам и каждому из ваших подчиненных.
Эффективные люди делают в первую очередь главные вещи, а неэффективные - срочные. Не стоит забывать и о принципе Парето: только 20% обеспечивают 80% результата. И Вам придется научиться их определять.
Так как же отличить главные вещи от неглавных? Существует масса методик расстановки приоритетов, но я хочу рассказать вам о методике, которая позволяет концентрировать свое внимание и направлять свои силы на достижение глобальных, жизненно важных целей и задач.
«Правило трех дел»
Эта методика, разработанная для людей, которые хотят многого добиться в жизни. Вам не обязательно каждый день работать по 24 часа в сутки и все время куда-то спешить.
Нет. Достаточно делать три дела в день, максимум пять. Единственное условие – эти дела должны быть по-настоящему важными. И не в масштабе одного дня, а в масштабе минимум месяца.
Главное здесь – это понять, какого результата вам необходимо достичь, а потом уже думать, что для этого нужно делать. И если вы будете делать три важных дела каждый день – ваши цели и результаты будут достигнуты.
У всех только 60 секунд в минуте, 60 минут в часе и 24 часа в сутках. Поэтому вы не сможете выполнить больше дел, чем можно выполнить за отведенное время.
Техника определения приоритета проста в использовании:
1. Выпишите в столбик все ваши дела на сегодня – всё, что пришло в голову, должно оказаться на бумаге.
2. Рядом с каждым пунктом отметьте, сколько времени уйдет на каждую задачу. Если вы подсчитаете все это время, то могу поспорить, что и двух полных суток может оказаться мало. Поэтому придется от чего-то отказываться.
3. Расставьте приоритеты:
- приоритет А – самое важное и могу выполнить только я
- приоритет В – важно, но может выполнить кто-то другой
- приоритет С – это может подождать
Хочу здесь отметить, что руководители часто грешат тем, что не отдают выполнение задач кому-то другому. При этом, на самом деле, отсутствие приоритета В – это такая «сладкая ложь» самому себе в том, что я «единственный и неповторимый».
У каждого руководителя есть подчиненные, ассистенты, секретари, замы и подрядчики. Не лишайте их работы. Каждый руководитель в своей работе должен придерживаться двух главных правил.
Все что могут делать подчиненные – должны делать подчиненные!
Даже если вы видите, что сотрудники делают что-то не так хорошо, как сделали бы вы - не берите их работу на себя!
Запомните! 70% рабочего времени руководителя должен занимать КОНТРОЛЬ. Это и есть ваша работа.
4. И последний пункт. Из всех задач приоритетности А выберите максимум пять. Выбирайте по принципу «Если я выполню только эти пять задач, я все равно буду считать, что день прожит не зря, это приблизит меня к результату, которым я буду гордиться».
5. Если выполните больше задач – отлично! Не выполните – вам все равно будет, чем гордиться и требуемый результат будет достигнут!
24 часа было у Вавилова, Мечникова, Антонова, Калашникова и Королева, список можете продолжить сами. Почему эти люди смогли достичь таких высот? Они знали к какому результату хотели прийти, и не разменивались по мелочам.
