Как справляться с многозадачностью
Процессы в мире сегодня происходят так быстро, что любой сотрудник может столкнуться с тем, что из-за обилия задач в расписании, ему регулярно приходиться решать несколько дел одновременно.
Дабы развеять мифы и дать реальную картину, как же на самом деле можно повысить свою эффективность в режиме многозадачности, ниже поговорим о следующем:
- Специфика работы нашего сознания, и что на самом деле происходит, когда мы решаем 2-3 задачи одновременно.
- На чем мы действительно экономим время, совмещая задачи, а где, все же, теряем.
- Что делать ежедневно, чтобы быть в ресурсе и эффективно охватывать бесконечный поток дел.
Ну что ж, начнем с физиологии
Дело в том, что наше сознание в одну единицу времени способно решать всего одну задачу.
Представьте себе хозяйку, которая решила стирать белье вручную и одновременно варить борщ. Для этого ей приходится действовать приблизительно так:
-> нарезала картошку -> помыла руки -> постирала белье -> помыла руки -> нарезала капусту -> помыла руки -> простирала белье -> помыла руки -> нарезала свеклу -> помыла руки -> постирала белье -> помыла руки...
Не мыть руки между процессами она не может. Иначе у неё будет розовое белье и мыльный борщ. А тратя время на мытьё рук, хозяйка в итоге тратит в 2 раза больше времени на оба этих процесса.
Точно так же наше сознание справляется с двумя задачами, которые ему приходится решать одновременно. В процессе переключения между задачами оно тратит порядка 50% от общего времени на сам процесс переключения.
Поэтому, если в момент написания статьи, отчета, или составляя коммерческое предложение, вы одновременно просматриваете почту, или параллельно отвечаете на звонок, или даёте ответ коллеге, который без предупреждения зашёл и вдруг отвлек вас, на самом деле в этот момент вы тратите в 2 раза больше времени, чем если бы делали эти процессы по очереди.
О смешных видео роликах в ютюбе, где люди, смотря в телефон, падают, врезаются в фонарный столб, спотыкаются и «ныряют» в фонтан вы тоже знаете. И это в очередной раз демонстрирует, как устроено наше сознание: оно в одну единицу времени может решать только одну задачу.
Однако, вернёмся к нашей хозяйке. Если бы она стирала белье с помощью стиральной машины, то ей нужно было бы вначале потратить время на загрузку машины, а в конце - на выгрузку. И в процессе стирки она отлично справилась бы с приготовлением борща. Потому процессы, которые происходят автоматически, совмещать с процессами сознательными - можно.
Ну а ниже набор практичных рекомендаций, которые помогут эффективно работать в режиме многозадачности:
- «Разгружать» свою голову – то есть, выписывать незавершенные дела по ходу дня в список задач, а вечером перед сном выписывать дела на завтра.
- Расставлять приоритеты и составлять графическое расписание в начале дня, чтобы держать вектор и вовремя сказать «нет» прилетающим по ходу дня, но менее приоритетным задачам.
- Записывать задачи сразу же, как только получаешь.
- Использовать для работы СRМ программы.
- Не принимать задачи от коллег и смежников устно - пусть дублируют письменно.
- Не делать работу дважды (сортируйте или удаляйте почту сразу же после прочтения, делайте резюме разговора сразу же после встречи, обрабатывайте материал после обучения сразу же).
- Заранее создавать для себя время недоступности.
- Анализировать итоги дня и делать выводы на завтра. При отвлечении на форс мажоры закладывать это время на будущие подобные задачи.
- Планировать время на форс-мажоры.
Используйте эти рекомендации и будьте в ресурсе, независимо от количества задач.
