Тайм-менеджмент и планирование успеха

Вопрос управления и правильного распределения времени, пожалуй, является краеугольным камнем для многих владельцев компаний, топ-менеджеров и специалистов. О том, как заставить время работать на себя и научиться планировать свою деятельность, исходя из корпоративных и личных целей, узнавала журналист портала Training.com.ua на тренинге «Управление временем и делегирование» от компании BogushTime.

«У неудачи есть интересное свойство — она приходит без планирования, — рассказал Артем Золотарь, бизнес-тренер компании BogushTime. — Для успеха нужно немного „заморочиться“». Пожалуй, это одна из первых мыслей, которую должен осознать и принять человек, прежде чем заняться тайм-менеджментом и планированием успеха.

С чего начать?

Основная цель тайм-менеджмента — это не просто правильно распределить время и успеть сделать на 2 задачи больше, чем делал до этого. Задача тайм-менеджмента — четко видеть цели, к которым идет компания и каждый сотрудник как личность. Зная точный план, человек будет совершать правильные действия, и не будет тратить время на ошибки, переделывание задач и пр.

Артем Золотарь обратил внимание участников тренинга на роль незавершенных дел. Они занимают очень много внимания и мешают человеку двигаться вперед и быстро принимать решения.

Тренер предложил технологию, как работать с незавершенными делами.

У неудачи есть интересное свойство — она приходит без планирования. Для успеха нужно немного «заморочиться»

Для начала их нужно выписать. Напротив каждого дела в списке поставить срок, когда оно должно быть завершено. Потом их нужно оценить по 3-бальной системе:
— 1 — обязательно завершить к указанному сроку;
— 2 — желательно, но не обязательно завершить к указанному сроку;
— 3 — «я отказываюсь это делать, потому что это не актуально».

Артем Золотарь отметил: «Бывают такие дела, которые просто висят в голове, но смысла в них уже нет. А человек все равно думает о них».

После того, как балы расставлены баллы, необходимо избавиться от «двоечек». В процессе работы над незавершенными делами они должны превратиться либо в «единичку» с указанием определенного срока, либо в «троечку».

Планирование успеха

Прежде чем приступить к правилам планирования успеха, Артем Золотарь отметил, что сначала необходимо отделить прошлое от настоящего: «Если вчера не получилось, это не значит, что не получится завтра».

Тренер подчеркнул одну, казалось бы, простую, но неоспоримую истину: «Если человек не принимает решение что-то делать, он уже принял решение ничего не делать».

Осознанное планирование успеха создает успех, уверен тренер. Участникам тренинга была предложена Технология X4 — схема, каждое звено которой связано с последующим и предыдущим:

1. Постулат (идея о будущем, не требующая доказательств)
2. План (предположение о ходе действий и событий)
3. Производство
4. Продукт (результат)

Тренер отметил, что план может меняться и пересматриваться во время деятельности компании или человека, под воздействием отклика реальности.

Цели и желания

Путь к успеху начинается с желания.

Для компании очень важно иметь корпоративные стандарты управления временем и правильного его распределения

Тренер описал любопытную схему, к чему могут привести желания:

— Желания + действия = результат.
— Желания + тоска = неоправданные ожидания и болезнь.
— Желания + застревание = конфликты и разрыв личных отношений.

В отличие от желания, цель должна соответствовать двум правилам:

1. человек должен знать конкретно, чего он хочет;
2. иметь четкие сроки реализации желаемого.

Артем Золотарь отметил, что целью является только то, для получения чего необходимо преодолеть какие-либо барьеры. Если барьера нет — это не цель, а задача. Но бороться нужно не с барьерами. Необходимо искать ресурсы для получения цели. Таким образом, тренер продемонстрировал схему:

Цель — Барьер — Ресурс

Зачастую люди не достигают поставленной цели лишь потому, что не знают, какие ресурсы у них есть, и на что они способны.

Единственный верный путь к достижению успеха как нельзя лучше высказал герой фильма «Чародеи»: «Видеть цель, верить в себя и не замечать препятствий!»

БЛИЦ-ИНТЕРВЬЮ С ТРЕНЕРАМИ

Артем Золотарь,
бизнес-тренер компании BogushTime

«Т»: Артем, если человек не готов тратить время и усилия на то, чтобы заниматься планированием и тайм-менеджментом, как можно его убедить в полезности этого занятия?

А.З.: Люди, которые приходят в нашу компанию, уже, как правило, приняли решение что-то делать. Да, бывают, конечно, люди, которых отправляет начальство. Мол, начальник сказал идти — и я пошел. Естественно, им нелегко настроиться. Не то чтобы у них был негативный настрой, скорее: «Ну, чему ты меня будешь здесь учить? Я и так все знаю».

Человек, который не видит ценности, никогда не будет этим пользоваться. Поэтому основная задача тренера: задавать вопросы, приводить примеры, общаться со студентами, выяснять, какие у них были сложности, и как они их решали.

Также очень важный момент, который мы рассматриваем в самом начале тренинга, это причины и следствия. Кто ты для себя: причина, чтобы создавать что-то в своей жизни, или ты — следствие того, что происходит вокруг твоей жизни, и ты просто реагируешь на то, что происходит?

Все участники тренинга при этом кивают: «Да, я хочу быть причиной». Естественно, если вы хотите быть причиной, нужно знать свои цели и двигаться к ним.

«Т»: Расскажите, пожалуйста, о структуре тренинга.

А.З.: Мы проводим двухдневный тренинг. Первый день — это день перезагрузки. Время для того, чтобы по-другому, ярче посмотреть на окружающий мир, на себя, на свою личную позицию. Мы переоцениваем свое отношение ко времени. Рассматриваем, какие существуют поглотители времени, и многое другое.

Важный посыл: цели должны быть личные, а не поставленные кем-то перед вами. Ведь существуют, например, личные цели и цели компании. Поэтому очень важно корпоративное обучение.

Во время корпоративного тренинга выделяется полдня на то, чтобы создать видение будущей компании через 5–10 лет. И задача этой части тренинга заключается в том, чтобы все с этим видением согласились.

Второй день — технический. Мы работаем с планировщиком. Учимся согласовывать долгосрочные и среднесрочные планы, задачи месяца и задачи дня.

«Т»: Тайм-менеджмент — это все-таки вопрос личный или корпоративный?

А.З.: В первую очередь, это корпоративный вопрос. Если компания хочет достигать больших результатов с учетом тех ресурсов, которые у нее есть, а ресурсы — это люди, которые все это будут делать,-то должна быть четкая система планирования, распределения времени, делегирования и достижения результатов.

Если все сотрудники одновременно будут работать в одной системе, то они будут, условно говоря, грести в одну сторону. А если один человек применил что-то одно, другой — другое, а третий вообще ничего не делает, что получается? Результат всегда измеряется по последнему.

Так у велогонщиков, так происходит и в компании. Если кто-то отстал, результат всей компании будет измеряться именно по нему. Поэтому для компании очень важно иметь корпоративные стандарты управления временем и правильного его распределения.
Это должен быть инструмент — электронный или бумажный, в котором работают все сотрудники без исключения, начиная от владельца и заканчивая рядовыми сотрудниками. Потому что если владелец вводит систему, но сам ею не пользуется, он никогда не поймет ее ценность.

«Т»: Как быть, если сотрудник не разделяет цели компании?

А.З.: А зачем такой сотрудник нужен этой компании? По сути, он делает себе хуже. Зачем делать то, что человеку не нравится? И, во-вторых, он делает хуже компании, не делая на 100% ту работу, которую мог бы делать другой человек на его месте.
Иногда, но очень редко, бывает, что после тренинга человек уходит из компании. И не только после нашего тренинга.

Тренинги — это некий этап переоценки того, что происходит в компании. Поэтому я считаю, что владельцы компаний или их ключевые руководители, которые решились на такое обучение, — это действительно сильные люди. Они приняли решение что-то менять. Компания видит новые горизонты. А если видит новые горизонты — значит, нужно делать какие-то новые действия. Только новые действия приведут к новым результатам. А старые действия разве что поддержат то, что есть в компании сейчас. Но мы ведь хотим большего…

Юлия Бойко,
бизнес-тренер компании BogushTime

«Т»: Юлия, на Ваш взгляд, управление временем более эффективно в рамках личной самоорганизации человека, или компании в целом?

Ю.Б.: Управление временем одинаково важно и в личной жизни, и в жизни компании.

Для человека — это возможность посмотреть в свое будущее, понять чего он хочет добиться в жизни и как хочет развиваться. Возможность определить свои собственные цели, разработать план их реализации и ежедневно продвигаться к намеченному. Это возможность жить полной, осмысленной и счастливой жизнью. Сознательно, думая и анализируя, исключая стресс и бесконечную гонку за непонятными целями.

А для компании это вообще неотъемлемая составляющая. Управление временем необходимо и в ежедневной работе для слаженного взаимодействия всех подразделений компании, и в планировании будущего месяца, квартала, полугодия, года. И еще дольше можно говорить о стратегическом развитии и долгосрочных целях.
Без планирования любой бизнес будет нестабильным, и эффект «американских горок» таким компаниям обеспечен. Те же компании, которые стремятся к стабильному развитию и к высокой скорости достижения желаемых результатов, с тайм-менеджментом должны быть на «ты».

«Т»: Если в компании приветствуется практика тайм-менеджмента, но нет единой системы, и каждый сотрудник использует собственные методики и инструменты, это будет работать?

Ю.Б.: Это будет работать гораздо хуже и медленнее, нежели единая система. Несогласованность действий сотрудников приводит к путанице, конфликтам и стрессам, что, в свою очередь, влияет на скорость получения результата для компании. В этот момент работники не производят свой продукт, а занимаются решением каких-то ситуаций. Мне кажется, что для бизнеса — это непозволительная роскошь. Поэтому единая система тайм-менеджмента в компании, прежде всего, ускоряет процесс получения результата.

«Т»: Для внедрения корпоративного тайм-менеджмента вы проводите корпоративные тренинги?

Ю.Б.: Да. «Стратегический тайм-менеджмент». Обучение длится 2 дня по 8 часов. И именно с этого тренинга мы рекомендуем компаниям начинать внедрение единого стандарта тайм-менеджмента. Обучение проходит при участии владельцев, топ-менеджеров и ключевых сотрудников компании. На обучении участники разрабатывают миссию, видение и долгосрочные цели компании.

На таком обучении каждый участник начинает видеть целостную картинку, куда движется компания, какие требования и ожидания у собственника и других членов команды. А также может увидеть в долгосрочной перспективе, как его личные цели можно связать с целями компании. Как его личный вклад отразится на общем результате. Это объединяет команду, она начинает работать, как единый слаженный механизм. А эффект лучше, чем после любого командообразующего мероприятия.

«Т»: Расскажите, пожалуйста, о делегировании. Поручая кому-то выполнение ответственной работы, как нам быть уверенными, что ее выполнят корректно, качественно и в срок?

Ю.Б.: В процессе делегирования есть 3 основных секрета.

Первый секрет. Когда вы даете задачу подчиненному, вы ему сообщаете, во-первых, какой результат вам нужен, и, во-вторых, когда он вам нужен. И срок реализации задачи для подчиненного определяете на 15% меньше, чем для вас. Этот прием — это некая страховка: если к намеченному сроку результата еще не будет, у вас есть возможность вмешаться и исправить ситуацию.

Второй секрет. Давая задачу подчиненному, очень важно получить обратную связь о том, как он понял её содержание и конечную цель. Это можно сделать устно, но идеальный вариант -чтобы сотрудник в письменном виде сформировал вам свое видение и кратко описал, как он будет её воплощать. В этом случае вы будете уверены в том, что задачу поняли правильно и выбрали верную стратегию её реализации. Если же вы увидите, что есть какие-то неточности, то сможете сразу же их откорректировать.

А дальше назначаете «контрольные финиши»: вы «отрезаете» 15% от того начала, которое вы ему дали, и 15% от того конца, который вы ему дали. И говорите: «А 5го и 20го марта ты сам мне позвонишь в 12:00 и отчитаешься, как продвигается задача». И очень важно определить, что конкретно должно быть сделано к этим срокам, дабы на ваш вопрос: «Ну как дела?», — подчиненный не просто ответил: «Все нормально», — а мог предоставить конкретный результат. Это третий секрет.

Светлана Гребенюк,
бизнес-тренер компании BogushTime

«Т»: Светлана, расскажите, пожалуйста, о преимуществах компании BogushTime. Почему человеку, решившему научиться управлять своим временем, стоит выбрать именно вас?

С.Г.: Мы — единственная украинская компания, которая специализируется на организации и проведении тренингов по управлению временем и делегированию. Наша цель — сделать так, чтобы с помощью технологии управления временем, время работало на вас, а не против вас.
И, конечно, нашим преимуществом являются собственные инструменты, разработанные для того, чтобы облегчить процесс планирования и организации времени.

«Т»: Расскажите, пожалуйста, подробнее, об этих инструментах. 

С.Г.: BogushBook- это уникальный инструмент для планирования времени. Это не простой органайзер, в который мы записываем текущие задачи и составляем себе план на день, хотя эта функция тоже включена.

BogushBook создан для того, чтобы записывать в него свои жизненные планы и цели, будущие успехи, предстоящие путешествия, творческие идеи и свежие мысли. Все это дает возможность оценивать приоритетность выполняемых задач и соотносить их с долгосрочными целями, проводить анализ и контролировать результаты в рамках нескольких лет. Используемая система планирования помогает эффективно распределять временной ресурс по всем ключевым областям жизни, разгрузить напряженный график и освободить время для любимых дел и любимых людей.

TimeOptimizer, программное приложение для iPad, и Time Companion для iPhone также представляют собой технологию управления временем BogushTime.

Эти инструменты помогают и творческим, и деловым людям свободнее распоряжаться самым ценным и незаменимым своим ресурсом — временем.

«Т»: Как инструменты по управлению временем внедряются в компаниях? Насколько это трудоемкий и длительный процесс?

С.Г.: Внедрение системы планирования и инструментов по управлению временем эффективнее всего начинать с руководителей компании. После чего проводить обучение для остальных сотрудников.Длительность процесса перехода на новую систему напрямую зависит от сроков обучения всех сотрудников и активного внедрения новых стандартов. Мы требуем от выпускников трехмесячной четкой работы с BogushBook, за этот период формируется устойчивый навык использования инструмента и технологии планирования.

МНЕНИЯ УЧАСТНИКОВ МЕРОПРИЯТИЯ

Ольга Мацак,
преподаватель английского языка,
центр Flash

На тренинг я пришла для того, чтобы научиться ставить перед собой четкие цели и построить план, благодаря которому смогу начать двигаться к этим целям.

Я не отношусь к бизнесу. У меня исключительно личная мотивация: хочу лично для себя определить цели и добиться результатов.

Тренеры компании BogushTime — большие молодцы. Они очень заражают идеями и мыслями и говорят правильные вещи. Я уверена, что полученные здесь навыки смогу применять в своей повседневной жизни.

Анна Кубасова,
менеджер по внешнеэкономической деятельности, «Synergy of light» Ltd.

Я стремлюсь выполнять свою работу качественно, управлять своим временем и временем своих подчиненных. И мне хочется знать, как сделать так, чтобы время работало на меня, а не я на него. Хочу заставить время работать в мою пользу.

Вторая причина, которая привела меня на этот тренинг, это вопрос: как правильно делегировать, и при этом получать желаемый результат от тех действий, которые на кого-то возлагаются?

Тренинг живой. В нем много полезных моментов и упражнений. В принципе, многие из них интуитивно я понимала и раньше, но пока не пережила, не сделала, не написала на листочке, — я до конца это через себя не пропустила, не использовала в своей профессиональной деятельности и жизни в целом.

Тренинг дает инструмент, который позволяет структурировать и использовать убегающее время — BogushBook. Буду использовать его, чтобы не потерять ключ к технологии управления временем.

Александр Полянчук,
управляющий партнер Alex Polin International

Я пришел на тренинг для того, чтобы структурировать и систематизировать те знания, которые у меня уже есть. А также почерпнуть новые идеи, которые будут способствовать развитию нашей компании.

Тренинг мне понравился. Что-то я уже знал и раньше, что-то было новым. Например, интересен «Трехминутный тест», который мы проходили. Он касается того, как делать лучше, как делать быстрее, и как делать то, что надо делать. Благодаря этому тесту я понял, что начинать надо с третьего вопроса: как делать то, что надо делать. Это было очень интересно и, как мне кажется, полезно.

Смотрите фотоотчет с тренинга "Управление временем и делегирование" от компании BogushTime

Специално для портала Training.com.ua