Учимся тайм-менеджменту: ошибки руководителя

Какие ошибки может совершить руководитель компании при обучении персонала тайм-менеджменту?

Людмила Богуш, старший бизнес-тренер и учредитель студии BogushTime

Ошибки при обучении тайм-менеджменту бывают стратегические и тактические. Чтобы избежать первых, нужно четко понимать разницу между понятиями тайм-менедмент и управление временем. Первое фактически сводится к грамотному и максимально эффективному подходу к составлению и выполнению своего расписания. А вот второе – это жизненная концепция, определяющая наиболее эффективное движение к достижению своих долгосрочных целей. Она строится на оценке планов и построении стратегий. Если мы говорим о человеке как о сотруднике, то эти планы и стратегии ему дает компания. Его же задача сводится к выполнению определенного количества задач в определенный промежуток времени. И задача руководства состоит в том, чтобы дать ему эффективный инструментарий для выполнения этой функции.

Поэтому при обучении тайм-менеджменту важно учить людей конкретности, способности оценить, сколько времени займет выполнение данной задачи. Единственный пресекающейся элемент в тайм-менеджменте и управлении временем - это расстановка приоритетов. Однако, если у сотрудника возникает потребность в оценке приоритетности задач может возникнуть только тогда, когда он подчиняется нескольким начальникам одновременно, либо выполняет внеплановое задание. Но это, по сути, проблема не тайм-менеджмента сотрудника, а менеджмента в компании в целом. 

Что же касается тактических ошибок, то тут хотелось бы выделить следующее.  Случается, что руководители разрешают подчиненным не делать записей – это неприемлемо. Бизнес - это игра, в которой необходимо анализировать и прогнозировать. А если сотрудник все держит в голове, он не в состоянии правильно прогнозировать. Это свойство физиологии восприятия и обработки информации человеком. Когда работник уходит в себя, он перестает видеть общую картину реальности  и взаимосвязи между ее элементами. Какое уж тут прогнозирование. Потому все задачи нужно визуализировать. Без этого тайм-менеджмента не бывает. 

Еще одна ошибка – это обучение тому, что делать с просроченными задачами. Это нонсенс. Просроченных задач быть не должно, это не нормально. Есть задача, и  человек должен ее сделать вовремя. Обучать нужно именно этому. Все остальное экономически не целесообразно. Еще бывают случаи, когда руководство заставляет подчиненных заполнять все расписание. Это не правильно. Всегда нужно оставлять временные зазоры между задачами. В противном случае при возникновении форс-мажора сотруднику придется убирать одно из ключевых заданий. И смысл расписания как такового будет потерян. 

И последнее. Очень серьезной ошибкой будет научить человека делать список  задач, не составляя при этом график движения по ним. Это два разных и взаимодополняющих «документа». Например, когда я еду в другой город, то по пути проезжаю определенные населенные пункты – это список задач. Но в какое время, я буду в том или ином пункте  - это график.  Их очень важно разделять.

Источник: Ваши Гроши