Как просто автоматизировать успех
На днях жаловался знакомый, что о важных задачах вспоминает только к концу дня, когда на них уже сил не остается. И поэтому он их все время откладывает на «потом», а «потом» они уже и не нужны. Спросил, что это за задачи. Оказалось - связанные со здоровьем, личные, семейные и долгосрочные (результат которых еще не скоро ожидается).
Так мой знакомый за март месяц уже не успел отпроситься у начальника и попасть на утренник к дочке, где она играла Весну. Не заказал вовремя визу, и в отпуск семья в Италию не едет, а сам отпуск переносится на неопределенный срок. К зубному не пошел, а потом побежал – зуб пришлось удалить. Большая сделка чуть из-под носа не уплыла – вовремя документы не отправил. В мае большой проект должен быть завершен, а он еще и не приступал к нему, хотя уже 2 месяца, как должна вестись подготовка.…
«Что же мне делать? Где время взять? Как помнить о самом важном?» - вопросы обычные, но требующие серьезного подхода и срочного решения.
Удачное решение
Бумажный органайзер не подходит – он постоянно в сети. Поэтому я предложил использовать Google Календарь – пусть он все помнит и заранее напоминает.
Аккаунт в Google уже есть и Gmail активно используется. Зашли в приложение Google Календарь, работать с ним просто. Через значок «Настройки» в правом верхнем углу создали тот формат Календаря, который был удобен. А потом вместе расписали цели и задачи на ближайшие 3 месяца.
Очень часто люди считают, что поставить задачу или наметить цель – это их просто назвать. Это грубейшая ошибка, запомните 4 вопроса, которые помогут Вам определиться со своими целями, задачами, мечтами, желаниями и необходимыми результатами.
1. Чего я хочу или чего мне нужно достичь?
Отвечая на этот вопрос, Вы описываете детали цели – это позволит оценить объем работ, который будет необходимо выполнить. Нередко оказывается, что работы не так уж много и Вы быстро справитесь.
Как только определились с деталями – Вы сможете определить затраты времени и определяете реальные сроки.
2. Как я могу это получить?
Составьте план, хотя бы основной, не вдаваясь в подробности. Только помните, что писать его нужно не глаголами (словами-действиями), а существительными (т.е. результатами).
И к каждому пункту напишите срок, когда его нужно выполнить. Определить срок просто – после него уже будет поздно и этот результат уже не будет нужен.
3. Как я могу себя остановить?
Лень и рутина не в счет – это отговорки. На этом этапе Вы определяете риски и необходимые ресурсы, которые нужно привлечь. А теперь внесите их в план.
4. Как я узнаю, что цель достигнута?
Это этап описания критериев результата, например, проект завершен тогда, когда Вы его закончили или тогда, когда он утвержден начальником – это разные вещи.
Все это мы делали сразу в Календаре: сначала внесли цели и долгосрочные задачи в определенные даты. Когда создавали цель, то описывали детали в разделе «Описание» и исходя из этого определяли подходящие «Даты».
Потом шли от будущей цели к настоящему моменту расписывая пункты плана. Сразу стали видны накладки, в какой день всего много, а где пусто. В Календаре даты не просто числа – это еще и дни недели, поэтому оказалось, что времени на многие задачи маловато – придется поднапрячься, и наоборот, ряд целей пришлось отодвинуть дальше по времени.
Когда определяли риски и ресурсы – сразу вносили с кем и когда можно решить эти вопросы.
И наконец, большинство проектов, задач и даже личных целей потребовали чьего-то подтверждения. Поэтому за несколько дней до конечных дат запланировали – «выслать, показать, утвердить», чтобы не делать это в последний момент.
А теперь самое главное – создавая каждое мероприятие: встречу, задачу, результат – намечали время оповещения. В Google Календаре это можно делать разными способами: SMS, Gmail, окошко оповещения – бесшумно или с помощью звука. Настроили Gmail и окошко оповещения – для каждой задачи свой срок, где-то это было 15 минут, а где-то 2 дня, чтобы начать и закончить вовремя.
Уже месяц мой знакомый живет «напоминалками» Google Календаря - оказалось удобно. Теперь у него всегда есть выбор – заниматься рутиной или выполнить важную задачу, о которой ему напомнили. По его словам, он почувствовал себя начальником, потому что теперь живет в режиме важных задач, а неважными «напрягает» других, чего раньше никогда не делал.
Не все проходило гладко, некоторые задачи сместились – это нормально, потому что обстоятельства в нашей жизни были, есть и будут, а планы – это всего лишь способы достижения результата, а способы могут меняться. Но успевать он стал больше, а стресса в жизни и работе стало меньше, потому что появились точки опоры, да и результатами он доволен – теперь не нужно помнить, нужно делать.
Всем, кому важны результаты, а не процесс, а помнить все и контролировать во времени сложно – рекомендую взглянуть на Google Календарь, как альтернативный органайзер и планировщик. Дерзайте и будьте успешны!
Артем Золотарь, бизнес-тренер BogushTime
