Как справиться с многозадачностью?

Спокойное рабочее утро, впереди целый  день и вполне можно успеть все запланированное. И тут начинается…. Новые задачи сыпятся, как из рога изобилия – и приносят их как руководители, так и коллеги и подчиненные. Отвлекают звонки, посетители, сотрудники. Еще нужно успеть разобрать рутинные вопросы. И приходится выполнять несколько дел одновременно. А к вечеру становится ясно, что план дня выполнен в лучшем случае наполовину – в итоге нужно задержаться или брать работу на дом.

Мне часто задают вопросы: Как все успеть? Как выполнить запланированное? Как справиться с многозадачностью? Что делать с форс-мажорами? Сколько задач можно выполнять одновременно?

И, как ни странно, ответ на эти вопросы один – нужна эффективная система планирования и правильный планировщик. Поэтому запоминайте:

Планирование дня начинается вечером, когда все задачи, что держите в голове, нужно выгрузить на бумагу. И сон будет здоровее, и отдохнете, и ничего не забудете.

Утром просмотрите полученный список и дополните его рутинными задачами, стратегически важными, которые дадут результаты только в будущем и теми, которые вспомните еще. Это позволит ничего не упустить и при этом спланировать день так, чтобы успеть все.

Оцените каждую задачу по времени – сколько займет или когда должна быть выполнена. Это даст возможность оценить время затраты и сразу отказаться от несрочных и неважных задач.

Для этого определите приоритетность по принципу АВС. А – важно, В – делегирую, С – неважно. Задачи категории С или вычеркните или перенесите в тот день, когда точно их выполните. Если задачи делегируете – это не значит, что задача не занимает времени, поэтому учтите время на постановку и контроль выполнения. Из задач категории А выберите 5 самых важных и на них ориентируйтесь в течение дня.

Дальше составьте графическое расписание. Именно поэтому так хорош планировщик BogushBook, в нем все предусмотрено. Когда перед глазами графическое изображение времени – легко оценить, сколько времени есть в наличии и можно ли успеть все запланированное. Поэтому в графе, где каждой строке соответствует определенный час дня, проставьте стрелочки-задачи. Благодаря им хорошо видно, когда начало выполнения задачи, сколько времени она занимает и когда должна быть закончена.

Такое расписание даст вам возможность видеть, как пересекаются задачи и избежать этого. Потому что на самом деле, выполняя 2 задачи одновременно, вы увеличиваете время их выполнения в 1,5 раза. Т.е. если на каждую задачу вам нужно по полчаса – выполняя их одновременно, вы потратите полтора. Просто переключаясь с одной задачи на другую – вы каждый раз заново вчитываетесь, вспоминаете, включаетесь в задачу. И это тоже занимает время, поэтому в одно время – одна задача. Следуйте этому правилу сами и требуйте этого от других – производительность повыситься.

Между стрелочками оставьте время на отвлечения и форс-мажорные обстоятельства. В общей сложности время на форс-мажоры должно составлять 20-25% от всего рабочего времени. При таком планировании можно успеть все и еще немного.

Записывайте все форс-мажорные задачи. Это даст возможность их правильно оценить, не сильно отвлекаться от текущих дел и не забыть важные детали, если вы решите взяться за выполнение новой задачи.

Есть несколько правил, которые позволяют правильно принять задачу. Для этого в планировщике обязательно должно быть место для простых записей. И это еще один плюс BogushBook-а – в нем предусмотрены страницы Дневника.

• Когда вам ставят задачу – запишите ее, так вы сможете ее объективно оценить.
• Теперь оцените объем задачи по времени.
• Уточните, к какому времени она нужна.
• Сопоставьте полученную информацию с вашим графическим расписанием.
• Если вам хватит времени, выделенного на форс-мажоры, то принимайте задачу.
• Если на указанное время запланированы другие важные задачи – предоставьте вашему шефу выбор, что важнее и спокойно занимайтесь той задачей, которую выберет шеф.

В течение дня отмечайте задачи, которые выполнили, вычеркивайте те, что потеряли актуальность и переносите те, что сможете сделать только в другой день. И тогда к концу дня вы получите настоящее удовлетворение от того факта, что вы успели все и даже больше. И что снежный ком невыполненных и незавершенных дел вам не грозит, потому что вы держите ситуацию под контролем.

Если же вы хотите научиться успевать все и эффективно планировать на практике, то пройди тренинг «Управление временем и делегирование», на котором вы получите подарок - прекрасный инструмент планирования BogushBook.