Почему «горят» сроки и как этого избежать?

- Ты чего расселся? У нас сроки горят, а он дурью мается! – крикнул шеф, забежав в кабинет своего менеджера по закупкам.
- Так я же все подготовил и сдал вам еще на прошлой неделе – отвечает ошарашенный коллега.
- Не подходит! Все надо переделывать! Сейчас же! Вот мои правки и чтобы до 12-ти было готово!
- Так сейчас уже 11, а на это надо минимум 3 часа.
- Твои проблемы. Создал ситуацию – теперь сам выкручивайся, но чтобы отчет был к 12-ти!

Такую типичную, может и не со всеми красками, ситуацию можно встретить часто. Если не так яросно, то по крайней мере стрессово мы переживаем, когда сроки поджимают и приходится что-то доделывать или переделывать. Нередко складывается ситуация, когда на последние 10% времени, отведенного на выполнение проекта или задачи, остается 90% объема работ. Почему так возникает?

Deadline - что это?

Давайте сначала разберемся в терминологии. В русском языке слово «срок» происходит от слова «срочный». Тоесть, должно быть сделано в определенные сроки. А если обратиться к английскому языку, то крайний срок зовется «deadline» и означает «мертвая линия», что используется для обозначения предельного срока выполнения какого-либо действия, после наступления которого это действие уже теряет смысл. Очень интересное значение, особенно со словом «мертвый» (dead):) Как так? Неужели все настолько плохо и после deadline жизни нет? Давайте посмотрим на примере.  Вы спешите, чтобы не опоздать на поезд, но после того как время его отправления наступило, можно уже не спешить – поезд-то уже ушел!

Дедлайн назначается из благих побуждений. Понятно, что любая работа должна планироваться, что жесткие сроки должны стимулировать исполнителей на более интенсивную работу. Все это верно, но только в том случае, если сроки выбраны правильно.

Как правильно выбрать сроки?

Давайте представим линию выполнения срока графически. Есть начало и конец линии, которая, условно, будет обозначать линию движения процесса:

Мы привыкли распределять время  выполнения задачи равномерно по сроку:

Но очень часто объем работы смещается и получается накопление:

А теперь давайте представим, что deadline – эта «мертвая линия», за которой нет жизни и все, что там находится – это только пламя ада:

И подход к этой линии гарячий. Чем больший объем количества работы ближе к deadline, тем больше он горит. Тоесть, если к deadline остается 50% работы и он вот-вот наступит, то начинает гореть горячо. А если 90%, то совсем можно обжечься! Хитрость еще заключается в том, что если остается хоть какой-то объем работы, а deadline уже близко, он обязательно будет гореть! Вернее, даже если остается 2% объема работы (как же мало! Уже почти все сделано и даже в сроки укладываемся!),  его плотность все-равно будет создавать горение. Это как свадебный торт перед выходом  - уже готов, а бантик еще не поцеплен и остаются считанные минуты. Вот тут начинает гореть пол под ногами))))

Как сделать так, чтобы deadline не горел?

Специалисты определили, что равномерное распределение объема работы – это неграмотный подход. Для того, чтобы это было грамотно в первую очередь нужно для себя определить точку перед deadline, к которой все уже будет сделано. Так называемый «finish».Таким образом вы обезопасите себя от опозданий и «горений», а также это будет как страховка на случай, если что-то надо переделать.

Но что еще нужно учесть, если вы будете делегировать данную задачу, то срок выполнения вашим подчиненным должен быть ранее вашего «финишного» срока, чтобы вы имели возможность подкорректировать сделанную работу.

Итого, определив точку, к которой будет сделана все работа и эта точка предшествует deadline вы:

• избежите «горения» сроков
• примените постепенное выполнение задачи
• получите качественный результат работы
• сохраните нервы

Deadline – это наш партнер, который помогает нам во временном пространстве. Если относиться к нему с уважением он будет нам помогать. Если наоборот – будет вечным нашим преследователем.

Существует одна шутка о славянском deadline: «Только в нашей стране deadline — это не линия, которую пересекают, а линия, вдоль которой двигаются». Конечно же, это всего лишь шутка. Но не стоит усугублять ее в реальности:)