Как всё успеть? 7 секретов успеха и управления временем

Чтобы всё успеть, мне завтра нужно проснуться пораньше. Например, в 2010 году.

Эта статья для тех, кто не умеет расставлять приритеты, кто загружен работой и валится с ног, чтобы всё успеть, а в итоге не успевает самое главное в жизни – жить, получая удовольствие от всего, что делаешь и быть счастливым. Вместо этого – усталость, опустошенность и отсутствие времени не то, что для семьи, даже для самого себя.

В этой статье я буду писать о простых вещах, о которых вы уже могли где-то читать или от кого-то слышали. Но я буду писать не только, что нужно делать, чтобы всё успеть, но и как это сделать. При этом замечу, что это система - работающая и дающая результаты уже 17 лет. И первыми, кто ее оценил на практике и продолжает делать это и по сей день, были люди бизнеса. Потому что она позволила им и позволит вам найти время и для работы и для дома и для себя. Итак, начнём.

Секрет первый - найдите себя. Определите, чего хотите именно вы. Если вам не нравится «крутиться» изо дня в день в том «колесе», где вы сейчас, заниматься тем, что делаете, жить, как живёте, то пора взять ответственность за свою жизнь, свои действия и свои решения.

1. Возьмите лист бумаги, ручку и начинайте писать желания и мечты.
2. Очень важно написать не менее 41, а лучше больше 100. Сразу отвечу на вопрос «почему». Потому что чаще всего сначала на бумаге оказываются не «родные» желания, навязанные социумом или конкретными людьми, но не ваши. И только на четвертом десятке вы начнёте вытаскивать из себя те самые заветные, от которых отказались в угоду людям и обстоятельствам.
3. Важно выписать всё, что «накипело», всё, чего душа желает. Не бывает незначительных желаний, поэтому пишите всё, что пришло на ум. Пишите «потоком сознания», не систематизируя. Сейчас важно почувствовать и осмыслить своё истинное «я». Чем старше становятся люди, тем сложнее им выполнить это простое задание. Знаете, что говорят мне люди, когда я прошу его выполнить? Взрослые – «а почему так много?», дети – «а почему так мало?» Просто наши желания – это показатель количества «жизни» в нас, чем их больше, тем больше мы «живы», тем больше мы можем. Вспомните себя в детстве – насколько полными жизни вы были – у вас появился шанс восстановить свои силы. Поэтому пишите столько, сколько хочется, могут даже встречаться повторы – этого вы хотите особенно.
4. Когда на бумаге окажется всё, что вы хотели туда перенести – напишите рядом с каждым пунктом, когда вы хотите это получить. Это очень важно – так вы отдаете себе «приказ» к действиям и начинаете превращать размытые «хочу» в конкретные цели.

Секрет второй – поставьте цели. Сейчас часто говорят о приоритетах, и даже приводят множество способов их определения. А я приведу вам пример, если вам нужно в кратчайшие сроки добраться из Алматы в Астану, поедете ли вы в Новосибирск? Нет. Поэтому вам нужно определить приоритетное направление движения – поставьте цели.

В чем отличие цели от мечты? Запомните, цель – это детали и сроки. «Хочу машину» - это желание. «BMW – X6, черный кроссовер стандартной комплектации – декабрь 2016 года» - это цель.

Выберите несколько самых важных ваших желания и превратите их в цели:

1. Опишите детали: работу, машину, дачу, партнёра – какие и для чего. Согласитесь, машина для работы, для семьи и для себя – это могут быть и 3 разные машины. Поэтому опишите детали.
2. Поставьте срок, когда вы хотите достичь цели.
3. Составьте план ее достижения – опишите промежуточные результаты, которые необходимо получить, чтобы достичь цели, и сроки по каждому пункту. Не пишите действия, типа «позвонить» - действия могут быть разные – пишите результатами. И еще помните, план – это только способ, а способы могут меняться.
4. Учтите риски, препятствия, барьеры, но не слишком усердствуйте, потому что принципиально барьеры могут повлиять только на сроки достижения цели. Обстоятельства в жизни были, есть и будут – просто каждый раз, сталкиваясь с ними, задавайте себе вопрос «что я могу с этим сделать?» и вносите в план дополнительные пункты.
5. Опишите критерии достижения цели. Т.е. по каким признакам вы узнаете, что цель достигнута. Это важно, потому что вы можете уже давно ездить на своей машине, а чувство неудовлетворения никуда не уходит. Что будет показателем достижения цели? Ключи, документы, выплаченный кредит или постоянное парковочное место – решать вам.

Секрет третий – найдите время для разных областей жизни. Чтобы начать успевать, нужно понимать, а что вы хотите успеть. Для этого вам понадобится простой, но очень практичный план на долгосрочный период.

Создайте матрицу целей – таблицу, где по вертикали идут области жизни, а по горизонтали годы, не менее чем на 10 лет. Немного скажу об областях жизни – я выделю 6 основных, которые стандартны для всех, но, если есть потребность, добавьте свою.

• физическая (спорт, питание, жилье, одежда, комфорт, т.п.)
• личностная (обучение, творчество, общение, друзья, т.п.)
• семейная
• бизнес или рабочая
• принципиальная (духовная, социальная, оказание помощи кому-то)
• общая (путешествия, праздники, театры. концерты, события)

1. Впишите в матрицу все свои желания. Распишите по годам, когда хотите достичь целей в той или иной области жизни.
2. Проанализируйте, на какой период рассчитаны ваши желания. Если в 2027 году у вас нет ни одного желания, ни в одной из областей жизни – должна вас предупредить – вы туда не собираетесь. И когда вы туда придёте – велика вероятность, что окажетесь у «разбитого корыта» или еще чего похуже. Поэтому хотя бы одна цель должна быть и через 10 лет.
3. Найдите перекос в своих целях в сторону одной или двух областей. И обязательно придумайте себе несколько целей в тех областях, где у вас совсем пусто. Человек – это триединое целое: тело, разум и дух. Ведь тело мы свое не забываем подпитывать, а вот про разум иногда забываем или пичкаем его мусором из СМИ.  А он не меньше тела нуждается в качественной подпитке – поэтому читайте, развивайтесь, учитесь. Да и духовность важна – найдите возможность сделать что-то полезное для людей.

Матрица на 10 лет позволяет увидеть неожиданные вещи. Пересечение разных целей из разных областей – и вы или не сможете выполнить их одновременно или наоборот – вы увидите, что сразу несколько задач вы сможете решить, выполнив только одно действие: поездку, совещание, встречу, статью, и т.п.  И тогда вам придется менять местами цели по времени, поэтому рекомендую – писать карандашом или создавать такую матрицу в электронном виде.

Приведу пример использования «матрицы». Когда вы смотрите на нее, будете ли вы вкладывать деньги в ремонт квартиры, или ускорите постройку запланированного вами дома? Будете ли вы увольнять хороших сотрудников, если собираетесь расширяться? Напишете ли статью, или пойдете в ресторан с одноклассником, которого не видели 10 лет? Теперь вы сможете не распыляться – у вас есть приоритеты – это ваша база для принятия решений.

Секрет четвертый – спланируйте год для разных областей жизни. Принцип тот же, что и в случае с 10-ю годами, но здесь по горизонтали идут месяцы, а не годы, и можно расписать еще много чего другого помимо целей.

1. Пишите не только конечные цели, но и те самые промежуточные результаты, которые нужно получить, чтобы цели достичь.
2. Смотрите, что для вас важно выполнить в тот или иной месяц, какие результаты, например, в цифрах должны быть получены.
3. Впишите дни рожденья, значимые праздники и события. Запланируйте отпуск, каникулы детей заранее, как показано на рисунке.
4. Также такой план удобно использовать в бизнесе, только в таком случае по вертикали вписываются не ключевые области жизни, а подразделения или направления бизнеса

Секрет пятый – планируйте свой день. Многие считают планирование пустой тратой времени. А что вы скажете, если потратив на план всего 15-20 минут в день – успеете выполнить всё самое важное и вечером сможете почувствовать себя по-настоящему счастливыми и полными сил? Для меня план – это не определение затрат времени, а оценка необходимых результатов. Когда знаешь, что тебе нужно и чего хочешь по-настоящему – время найдешь всегда. Вы сможете сказать «нет» отвлечениям, не откладывать дела на потом – вы будете четко видеть ситуацию, а значит ее контролировать и успевать всё.

1. Выпишите всё, что вам нужно выполнить за сегодня – пишите результатами, так короче и концентрация лучше. Напишите не только рабочие задачи, но и задачи по дому, по уходу за собой – планировать стоит всё. Просмотрите матрицу на год и определитесь, что вам стоит сделать уже сегодня, чтобы получить нужные результаты в конце месяца или к Новому Году, достичь своих целей, наконец.
2. Проставьте время – или сколько задача займет времени, или период с-по, если, например, это встреча, или время, на когда вам нужно выполнить задачу.
3. Если вы приблизительно прикинете общее количество необходимого времени – я думаю, вас не очень удивит факт, что и 2х-3х суток может не хватить, чтобы выполнить всё. Вообще мы часто себя обманываем, планируя в уме или на бумаге несметное количество задач, которые хотим выполнить за 1 день. Поэтому прямо сейчас честно себе признайтесь – всё сделать невозможно. И начните осознанно отказываться от того, что не является главным.
4. Расставьте приоритеты. А – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, и сделать это могу только я. В – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, но сделать это может кто-то другой – делегируйте. С – задача, которая может подождать (для нее желательно подобрать сразу время, когда вы будете ее выполнять в другой день).
5. Из всех задач типа А выберите 5 штук, максимум 7. Выбирайте по принципу «Если я выполню эти 5 задач, то все равно буду считать, что день прожит не зря, и я буду гордиться результатами». Здорово помогает не распыляться.
6. Очень полезно иметь ежедневник с указанием времени в строчках – тогда те самые важные 5 задач очень легко «нарисовать» обоюдоострыми стрелочками «графика Ганта», как показано на рисунке. Тогда вы увидите, не пересекаются ли у вас задачи и достаточно ли у вас времени, чтобы успеть всё задуманное.

Секрет шестой – планируйте форс-мажоры. У строителей есть поговорка: «Умножь бюджет на два, а сроки – на три, и получишь реальные цифры». Вам нужно закладывать время на непредвиденные обстоятельства.

Между стрелочками «графика Ганта» в плане оставьте свободное время. Если не используете – сможете выполнить другие задачи. 

Секрет седьмой – обязательно подводите итоги периода: дня, месяца, года.

Не зачеркивайте то, что выполнено, а ставьте себе «плюс». Тогда вы будете видеть, чего достигли, а не сколько осталось невыполненным. Это простое действие подымает самооценку, наполняет жизнь значимостью прожитых дней и лет.

Если всё же что-то важно, но сегодня вам было не до этого – перенесите на тот день, когда точно выполните. Если же переносите давно и никак не приступите к выполнению, то одно из двух: вы «больны» прокрастинацией (откладывание дел на «потом») или вам эта задача на самом деле не нужна – вычеркните и забудьте.

Если будете использовать эти секреты, то сможете успевать всё - всё, что запланировали, всё, что для вас важно, и всё, что приведет вас к цели. Но на первом этапе даже эти простые действия тоже требуют времени. Поэтому найдите для себя 2 дня и научитесь планировать и расставлять приоритеты в жизни на тренинге «Управление временем и делегирование» в Москве. Успехов вам!

Читать на issue в pdf-формате