Встречи: как их правильно организовывать, проводить и управлять в целом.

Сразу хочу обозначить, что буду держать акцент на встречах тет-а-тет. Поскольку. В последнее время слышу наибольшее количество нареканий именно в этом направлении. А что именно? Встреча была, а результатов нет.

• Встречи постоянно затягиваются.
• Мы не понимаем друг друга
• Почему оппонент по встрече не идет на компромисс
• И многое другое сейчас очень актуально.

Когда встреча не состоялась или состоялась не такая, как вы себе это представляли. Кто виноват – конечно же не вы, а тот, другой. Или еще лучше – обстоятельства были не сопутствующие успеху.

Нет!

Если вы хотите достичь результата, в таком случае нужно мыслить с точностью до наоборот – то есть, взять на себя стопроцентную ответственность. И, в связи с этим, предлагаю вам рассмотреть две ситуации: проработать неудавшуюся встречу и на основании этого построить стратегию следующей встречи.

Итак.

1. Задайте себе вопрос: «чего вы ожидали от той последней встречи, которая состоялась, но результаты вам не понравились?». Ожидание должно быть конкретным, не расплывчатым и может состоять из нескольких пунктов. Например, если я, как тренер, и в то же время, продавец, иду на встречу. То, моя цель – это заключить контракт на 1 год на 100 000 у.е. с перспективой обучить 500 топов в компании на 3 разных тренингах.

И да, может быть и больше деталей.

2. «Что вы получили вместо ожидаемого?». Здесь опишите конкретно каждый момент что именно вы получили, а не - что не получили. Разница большая, поэтому, вчитайтесь внимательно и проработайте этот пункт глубоко. Так, например, я могла бы написать, что не получила желаемый контракт. А, на самом деле, я получила: контракт на проведение тренинга один раз на 20 человек стоимостью 1 000 у.е. Ну, получила же. Вопрос в том, что не этого я желала.
3. Следующий вопрос, по моему мнению, самый важный: «как вы это получили?» Почему он самый важный? Потому что он неприятный, в том числе. Тут необходимо взять на себя полную ответственность и выписать все «косяки»/ошибки.
   И вот, я могла бы написать, что такие обстоятельства и мне не повезло.

Но, как взрослый осознанный человек ищу:

• не изучила достаточно компанию;
• думала, что встречаюсь с директором и руководителем отдела кадров, а оказалось, что с маркетологом;
• в их компании в штате, оказывается, только 87 человек и половина из них производственники;
• решение по обучению здесь не принимают;
• максимальный бюджет для обучения в год 1 000 у.е.
• и т.д.

и, когда вы честно выписали все свои ошибки и готовы приступать к последнему – решающему вопросу.

4. «Что вы теперь будете делать по-другому?» В ответе на этот вопрос будет размещаться новый закон, ваши новые правила, которые не позволят совершить такой ошибки впредь и создать все условия для успешной встречи.

Далее, когда вы проанализировали почему встреча состоялась, но результата не было, вы готовы к следующему шагу. Подготовьтесь к встрече так, как будто, от нее зависит ваша дальнейшая жизнь:

• Узнайте все о компании
• Узнайте все о человеке с которым встречаетесь
• Узнайте об их возможностях
• Узнайте об их опыте работы с другими контрагентами
• Подготовьте все вопросы, которые вы хотите обсудить
• И т.д.

А теперь, пора узнать правила организации встреч:

Встреча тет-а-тет не может длиться больше часа. Час – это максимум для полного обсуждения всех деталей и избежания тавтологии. Для этого существует четкая формула расчета времени: 10 минут на приветствие и создания комфортной обстановки для общения, 40 минут для общения по пунктам и 10 минут на «выход» прощание, назначение следующей встречи, при необходимости.

Еще важный момент, при оговаривании времени встречи. Обязательно сообщите, когда вам нужно будет покинуть стол переговоров. То есть, если у вас встреча на 11.00, то сообщите. Что в 12.00 вы должны будете уйти. Таким образом, ваш оппонент также сможет контролировать время и управлять им.

Ваша встреча – это всегда ответственность обеих сторон. И каждая сторона должна смотреть на свой вклад по максимуму. Это то уважение, которое поможет создать качественные взаимовыгодные отношения в длительной ретроспективе с наибольшим потенциалом. Инструменты простые и они работают, но только при одном условии, что вы придерживаетесь их полностью и не отступаете.

А чтобы организация ваших встреч вышла на новый уровень и вы научились управлять ими качественно, присоединяйтесь к нашему офлайн-тренингу Управление временем и делегирование, 21-22 июля в г. Киев. 

Мы научим вас оптимально использовать свое время.