Тайм-менеджмент для владельцев и руководителей

У всех нас 24 часа.  Разница в том, чем мы эти 24 часа наполняем. Беседуем с Людмилой Богуш-Данд о ключевых компетенциях управляющего и собственника и об особенностях тайм-менеджмента для владельцев бизнеса. А также о том, чем отличается подход к управлению временем между жителями США и на постсоветском пространстве.

Какие навыки в первую очередь необходимо в себе развить, чтобы быть эффективным управляющим? Что должен делать собственник?

Собственник должен стремиться к тому, чтобы перестать управлять бизнесом. Это серьёзная ошибка, которую совершают собственники, когда они пытаются одновременно быть и директорами. Потому что функции у собственника и у директора разные.

Знаете, есть такое понятие, немного жёсткое, но оно хорошо показывает суть. В компании есть 2 важнейшие роли вверху. Одна роль это «Постановщик Цели». Вторая роль — «Погонщик Рабов». Собственник является Постановщиком Цели, а директор — Погонщиком Рабов. И получается, что когда собственник пытается выполнять обе роли одновременно, сотрудники не понимают, чего же ожидать от собственника.

Неправильно, когда собственник пытается удержать эти обе роли. Ему нужно роль Погонщика отдать директору. И здесь очень часто возникают сложности. Задача директора — сделать так, чтобы механизм работал. Если провести аналогию, то директор — это начальник цеха, который руководит станками. Представьте, что есть цех, где каждый станок работает самостоятельно, в автоматическом режиме. Начальник такого цеха это и есть директор. Он должен сделать так, чтобы каждый сотрудник компании был “станком”. Чтобы он работал чётко и отлажено. Чтобы он работал по полной загрузке и выполнял только свои функции. И чтобы его легко было заменить.

Детали в автомобиле бывают дешёвыми и дорогими. Это и винтик, который может стоить 10 гривен и колесо за 5000 гривен. Но и винтик и колесо должно быть легко заменимым. Легко не в плане цены, а с точки зрения усилий. Все должно быть налажено и заменяемо.

Когда меня спрашивают “как найти хорошо подготовленного директора?”, я советую смотреть в производство. Директора нужно выращивать из производственного подразделения. Что делают производственники? Они заставляют станки работать. Какая разница — заставляет ли он собственный станок работать или организует процессы так, чтобы сотрудники работали как станки?

Очень важно понимать за что отвечает руководитель. Если ответить кто такой СЕО, то это такой человек, который смотрит на сотрудников компании как на станки и умеет эти станки ремонтировать.

А собственник компании придумывает что эти станки будут производить. Как Стив Джобс (мне легко его вспоминать поскольку я живу в Силиконовой Долине). Стив Джобс взял и придумал совершенно новый продукт, которого не было на рынке. Он говорил, что мы не спрашиваем фокус-группу, так как клиенты не знают чего они хотят. Мы говорим клиентам, что “вы хотите вот это”.

Особенности тайм-менеджмента для владельца бизнеса?

Сам по себе тайм-менеджмент для всех одинаковый. У всех нас 24 часа. Разница в том, чем мы эти 24 часа наполняем.

Возьмём директора и собственника. Может ли директор или любой СЕО, уйдя вечером из компании забыть о ней до утра? Да. Может, и даже должен. Многие иностранные компании даже отслеживают, чтобы сотрудники и менеджеры не задерживались после определённого времени.

Может ли собственник не думать о своём деле? Это невозможно. Поэтому, когда собственник планирует своё время, он должен понимать, что его личные потребности — это потребности его компании. И его здоровье — это интерес компании. Компания заинтересована, чтобы у собственника было все хорошо в семье и со здоровьем. Потому что есть один человек в компании, которого нельзя заменить — это собственник. Например, когда я жила в Киеве у меня каждый вторник был родительский день. Каждый вечер вторника был посвящён моему сыну. Мои сотрудники никогда не назначали мне никаких мероприятий на это время. И они понимали почему это важно.

Для собственника важно понимать, что его обучение, семья и здоровье — это то в чём заинтересована компания. Поэтому собственник обязан заботиться обо всех этих областях. Когда мы проводим тренинги по управлению временем для владельцев бизнеса, мы обучаем их планировать по ключевым областям. Ключевые области для владельца бизнеса и наёмного сотрудника совершенно разные. Собственник планирует обязательно в отношении самого себя как личности, своей семьи, своего бизнеса. Собственник планирует стратегические, управленческие цели и цели как общественного деятеля. 

Что лично вы пересмотрели в методах управления временем и делами, когда перешли от роли наёмного сотрудника в собственники бизнеса?

Когда я была наёмным работником, то у меня не было вопросов по тайм-менеджменту. Компания, в которой я работала, была очень структурирована. А с 1991 года я сама активно пользовалась планировщиком, потому что мне просто нравилось. Позже, когда изучила другую систему планирования и увидела, что планировать можно исходя из целей, это было для меня огромное открытием. Вопросами времени я интересовалась ещё с 1980-х. Саму же технологию управления временем я создавала уже будучи собственником бизнеса. И когда для своей тренинговой компании я выбирала направление чему же собственно тренировать людей — я выбрала тайм-менеджмент. Надо мной многие смеялись. Говорили чтобы занималась тренингами по продажам, что это именно та тема, которая всем нужна. Но я выбрала тему тайм-менеджмента поскольку это то, от чего я испытываю драйв, что мне очень нравится. И для первых планировщиков, которые мы предлагали рынку, мы покупали в магазине, вынимали из них середину и вставляли бланки, разработанные мной. Это сейчас уже производство налажено, а начинали именно так.

Поэтому, что изменилось в планировании? Самое главное это стала планировать исходя из целей. Это самая главная идея, которую я привнесла в обучение планированию —  что планирование бессмысленно, если вы не планируете исходя из целей. Мы чётко увидели, что если у сотрудника нет собственных целей — он никогда не будет поддерживать цели компании. Такой сотрудник не понимает, что если сегодня он не достиг свою цель — он опоздал. А когда у сотрудника есть собственные цели, он понимает, что «сегодня не сделал — это означает потерял». 

Какую литературу можете порекомендовать по тайм-менеджменту?

Во-первых, порекомендую свою книгу “Хроники Времы”. В ней представлена в весёлом виде наша технология.

Мне очень нравится книга Филипа Зимбардо “Парадоксы времени”. Для того чтобы управлять временем — нужно понимать что же это такое. Нужно читать философскую литературу. Нет другого метода в управлении своим временем, кроме того, чтобы сделать шаги к своим целям. Поэтому я бы рекомендовала читать философскую литературу. Я не знаю таких книг, чтобы человек просто, прочитав книгу по тайм-менеджменту, изменил свою жизнь к лучшему. Время — это всего лишь процесс изменения жизни. И если вы не умеете создавать изменения — то никакой речи о тайм-менеджменте быть не может. 

В чём, по Вашим наблюдениям, отличие в подходе к управлению временем между жителями США и на постсоветском пространстве? Насколько интересна эта тема в разных регионах?

Тема тайм-менеджмента интересна как в США, так и у нас. В Америке с людьми говорить про привычный для нас тайм-менеджмент смешно. Потому что они в тайм-менеджменте живут каким-то природным образом. Приведу пример. В Калифорнии сейчас проводится кампания по повышению ценности научного образования. Когда начинается учебный год, то младшеклассники выходят на линейку в футболках определённых университетов. И они ходят в футболках Стэнфорда, Гарварда. То есть дети буквально с первого класса мечтают учиться в университете. И моя знакомая рассказывала, что её 9-летний сын сказал: “Мама, я хочу учиться в Стэнфорде. Давай с тобой составлять план, как мне туда попасть”. И вот они сидят и составляют план, что сын должен хорошо учиться и набрать столько-то балов (в Стэнфорд нельзя поступить только за деньги, нужны ещё высокие баллы). Они с девятилетним сыном договариваются, что он будет набирать баллы. А мама со своей стороны собирает деньги.

Зачем этим людям говорить о тайм-менеджменте, если они живут по его правилам?Поэтому они в основном смотрят на то как уделять внимание своим целям, как больше гармонизировать свою жизнь. Как двигаться быстрее. И с  удовольствием пользуются моим приложением для iPad (BogushBook в виде программы).

 А у нас нужно говорить людям о тайм-менеджменте в совершенно другом ракурсе.Нужно объяснить и убедить, что цели ставить нужно. Зачастую считают, что самое главное в тайм-менеджменте — это успеть больше сделать. Но когда ты спрашиваешь: “А зачем ты это делаешь?”. В ответ тишина. Поэтому нужно учить разным вещам. 

Источник: profiskills.com