Как не допустить аврала в работе
На одном из тренингов мне описали картинку, которую многие видят в повседневной жизни: «Если день спланирован с 8 до 21, расписана буквально каждая минута, а в 8:30 появляется несколько срочных задач, которые нужно очень быстро решить. Как справляться с авральной ситуацией?» Ответ на вопрос таков – с авральной ситуацией не нужно справляться, ее нужно предусматривать. Именно об этом моя статья.
Начну с определения слова «аврал». Это выполняемая всем коллективом спешная работа, вызванная плохим планированием. Т.е. не то, что позволяет поддерживать нормальную работу и выжить в сложной ситуации, а лишь следствие отсутствия правильного планирования.
Поэтому для того, чтобы научиться предотвращать авралы, нужно научиться управлять форс-мажором и планировать. При этом особое внимание стоит обратить на 2 момента.
1. Важно уметь оценивать задачи по срочности и важности. Так выполнение важных задач будет иметь сильное влияние на работу и достижение результатов, как в настоящем, так и в будущем. Т.е. вы точно знаете, зачем вы эту задачу будете выполнять. А срочные задачи – это те, что должны быть выполнены к определенному сроку.
И если, как было описано в примере, задачи вдруг валятся «как снег на голову», то проблема может быть гораздо глубже простого аврала – руководители компании не владеют долгосрочным планированием и это может иметь катастрофические последствия. От повышения «текучести кадров», которые не выдерживают постоянного аврального ритма работы, до снижения результатов работы компании в целом. Хорошая новость заключается в том, что планированию легко обучиться.
Ведь все просто. Согласно матрице Эйзенхауэра или, как еще ее называют, квадранту Аристотеля – все задачи можно разделить на 4 категории.
Важные и срочные – это важные задачи, у которых определен или должен быть определен точный срок выполнения, а значит, выполняется эта задача в строго определенное время. Например, встреча с клиентом, запланированные звонки, сдача отчетов.
Важные и несрочные – это стратегические задачи, которые имеют очень сильное влияние на будущее. Например, постановка целей, планирование будущих проектов, создание презентаций.
Срочные и неважные – это задачи, которые были «на вчера», когда задачу не выполнили вовремя, и она становится уже не такой важной и срочной. А вы теперь вынуждены спешно ее выполнять, хотя результат уже будет меньшим, ведь эти задачи всегда приносят убытки и создают хаос в делах, потому что на такие форс-мажоры вы тратите время, которое выделялось на важные и срочные задачи.
Несрочные и неважные – отвлечения, рутина и форс-мажоры. Это то, что стоит проигнорировать, переложить на других или оценить. Потому что нередко мы получаем задачу в авральном режиме и сразу же бросаемся ее выполнять, а стоит сперва определить:
- насколько важна задача
- сколько времени займет ее выполнение
- когда должен быть получен конечный результат
- кто может выполнить данную задачу
И только потом принять решение о том, кто выполнит задачу, сейчас или для этого можно найти другое время и стоит ли она вообще вашего внимания.
2. Очень важно не просто уметь планировать свое время, а и продумывать возможные форс-мажоры. Бывает и так, что форс-мажор все же врывается в нашу жизнь, оказавшись очень важной и спешной задачей. Что делать в этом случае?
Запомните, форс-мажоры занимают не более 25 % всего нашего времени. Поэтому, планируя свой день, никогда не расписывайте каждую минуту – часть задач отдайте, а часть запланируйте на другие дни. Выберите самые важные дела дня (не более пяти), определите срок их выполнения, а между делами оставьте «окна» для форс-мажоров — 25 % от общего времени. Так, если вы знаете, что руководитель имеет привычку неожиданно давать новые задания, подготовьтесь к этому — оставьте в своем дневном плане час свободного времени. Если форс-мажора не случится, вы всегда найдете, чем заполнить это время.
Если же Вы хотите научиться планировать так, чтобы авральные ситуации больше не «ломали» Ваши планы, а форс-мажоры были предсказуемы и Вы легко умели с ними справляться. То приглашаю Вас на тренинг «Управление временем и делегирование» 6-7 мая, где Вы сможете научиться управлять любой ситуацией в Вашей жизни и при этом получать максимальные результаты.
