Секреты делегирования или как давать задачи так, чтобы был 100% результат

Поставить задачу так, чтобы результат радовал на все 100% кажется для руководителя нереальной целью. Настолько нереальной, что часто приходится самому заниматься ответственным делом, чем доверить его кому-то. Но почему так происходит и что с этим делать? Давайте разберемся.

Уважаемые руководители! Много ли у вас найдется сотрудников, которые так и ждут от вас новых заданий? Нет? А вы знаете почему так происходит?

Во-первых, когда вы делегируете сотруднику задачу это для него новая задача. То есть, помимо его стандартных задач вы предлагаете ему дополнительную. Почему дополнительную? Потому что делегированная задача – это задача, которая принадлежит вам, а вы ее делегируете своему сотруднику и предоставляете возможность вместо вас заняться этой задачей. Поэтому делегирование – это перепоручение задачи. А если вы пытаетесь поручить задачу, которая входит в его функциональные обязанности – то вы не должны объяснять, как ее делать, он и так должен это знать. Иначе зачем бы вы его нанимали на эту должность?

Во-вторых сотрудники не знают, какие возможности им предоставляет делегированная задача. Соответственно они воспринимают это как дополнительную лишнюю нагрузку.

В-третьих они не уверенны, что смогут справиться с задачей. Часто бывает, что руководитель поручил задачу и свалил всю ответственность на исполнителя, не оказывая ему должной поддержки. Запомните, передать задачу не значит передать ответственность! Ответственность остается за вами. Соответственно никто из сотрудников не хочет заниматься задачами, которые на них «спихнули»

Конечно же, дело состоит не только в ответственном сотруднике. Сами руководители тормозят процесс делегирования. Не делегируют задачи те руководители, которые:

• Думают, что сделают лучше, чем другие, соответственно не хотят переделывать;
• Боятся, что у них украдут «их кусок хлеба»;
• Опасаются, что исполнитель покажет себя с хорошей стороны и в дальнейшем станет на их место.

А теперь подумайте трезво. Зачем вообще придумали делегирование? Делегировать можно те задачи, которые вы знаете как делать и способны этому обучить кого-то из подчиненных. А на освободившееся время заниматься более серьёзными задачами, в которых вам еще предстоит разобраться.

И поэтому, чтобы задачи ставились легко, под них находились желаемые люди и она выполнялась на все 100% вашему вниманию следующие рекомендации:

Сначала разберитесь сами с этой задачей

Нарисуйте для себя картину, что нужно получить на выходе, в каком виде, в какие сроки. Как это лучше всего получить, какие возможные каналы привлечь?  Дело в том, что часто руководители делегируют задачу, сами в ней не разобравшись. Потом требуют сами не знают чего, надеясь, что исполнитель предложит им верное решение.

Найдите правильного исполнителя

Правильным исполнителем может быть не обязательно самый опытный или самый старший сотрудник. Выберите человека, который мечтает о вашем месте. Вот он и с удовольствием займется вашей задачей.

Ниже описаны несколько рекомендаций по выбору исполнителя:

• Если вы выбираете человека, у которого не большой опыт, но большой потенциал – это хорошо. Но все же убедитесь, что его квалификации достаточно для выполнения задания;
• Убедитесь, что для выполнения вашей задачи у сотрудника достаточно времени. Если его нет - ваша задача его найти. Поинтересуйтесь, какие задачи сейчас у него в работе. Расставьте приоритеты, передвиньте сроки по каким-то задачам. Если это сложно и сотрудник должен работать сверхурочно дайте ему понять, что это время ему вознаградится. Придумайте какой-нибудь бонус или поощрите его чем-нибудь. В ином случае задача будет выполнена не качественно;
• Проследите, чтобы исполнитель был заинтересовал в этой задаче. Как я уже говорила лучше выберите человека, который хочет оказаться на вашем месте. Так вы преследуете его прямую цель. Если такой цели нет используйте личные цели сотрудника, покажите  какой цели поможет выполнение данной задачи.

Но если вы боитесь, что он «подсидит» вас задайте себе вопрос: а вы что, мечтаете вечно работать на этом месте?  Люди должны развиваться и готовить себе приемников.  Идти дальше и выше. Нельзя сидеть на одном месте! Когда-то я работала в банке и его купили итальянцы. Они не спешили поощрять засидевшихся старожилов. Отдавали предпочтение людям извне, с других банков, используя свежие взгляды и опыт конкурентов. И в этом есть доля истины.

Ну а если вы совсем вцепились зубами в свой пост то и сами делайте свои задачи.

Доходчиво объясните задачу

Вроде нет ничего сложного. Но вы должны не просто объяснить, а «передать» задачу. То есть, когда вы сами с задачей разобрались «передайте» ее со всеми деталями. Определите срок и опишите результат. Кстати есть один фокус со сроком. Если вам задача нужна до 31 июня, то вы просите вашего исполнителя принести, например, на 25 июня. Во-первых, вам самому надо будет разобраться и ознакомиться с результатами. Во-вторых, если что-то надо будет переделывать, ваш исполнитель имеет время на доработку. Никогда не назначайте срок вашему исполнителю на кануне вашего срока. И тем более о ваших сроках он вообще не должен ничего знать!

Объясняя задачу требуйте, чтобы исполнитель записывал за вами. А потом попросите прочитать или пересказать то, что он понял. Часто такое бывает, что исполнители на ответ «Ты все понял?» искренне отвечают «Да», а на самом деле поняли по-своему, или даже что-то перепутали. Поэтому вы можете много нового узнать о своей задаче, если попросите пересказатьJ

Прежде, чем отправлять исполнителя на выполнение задачи договоритесь с ним о сроке, когда он вам покажет план своей работы. Во-первых он приступит к задаче незамедлительно. Во-вторых вы сможете подкорректировать план, если вам что-то покажется подозрительным.

Предоставьте ресурсы и полномочия

Поверьте, даже самый вдохновленный сотрудник, если будет тратить время на поиск и добывание ресурсов — к выполнению самой задачи будет приступать уже не с той энергией, которая была в начале. Тем более что предоставление ресурсов — это ваша прямая обязанность перед своим подчиненным.

Но также если вы обеспечили ресурсами, но не наделили необходимыми полномочиями к этим ресурсам, это все равно, что посадить водителя трамвая, поставить ему цель добраться до места, а на маршруте всегда будет гореть красный свет светофора. Полномочия — это право использовать ресурсы организации.

Контролируйте только в оговоренные сроки

Назначьте две точки контроля. Первая через некоторое время после согласования плана действия. Например, договоритесь, чтобы ваш ответственный предоставил вам 20% сделанной работы. И незадолго до конечного срока предоставил 80% проделанной работы – это будет вторая точка контроля. Во-первых вы не будете заставать сотрудника врасплох. Замечу, это сильно демотивирует людей. Во-вторых вы будете четко контролировать ситуацию. И если вы не договаривались о большем количестве отчетных периодов то и не требуйте этого.

Также обращу внимание, что если сотрудник в оговоренное время не явился с предоставленным отчетом о работе, то тут уже что-то неладное. Поэтому можете сразу поинтересоваться, возможно нужна какая-то помощь или исполнитель не может справиться с какой-то проблемой. Не нужно отчитывать или унижать. Поинтересуйтесь причинами и помогите в решении.

Добиться 100% результата по выполнения задачи нетрудно. Нужно лишь следовать элементарным правилам и вдохнуть жизнь в саму задачу, если вы сами искренне хотите ее делегировать. 

А чтобы научиться правильной технологии делегирования в первую очередь следует понять, какие рычаги воздействия работают при построении процесса. Онлайн-тренинг "TurboLeader" поможет навести порядок и выстроить систему эффективного взаимодейтсвия команды.