«Мартышка с приложениями»: почему множество инструментов без навыков планирования — это тупик
16.10.2024
Представьте себе офисного сотрудника, который работает словно с кучей приложений: Google Calendar, Asana, Trello, Slack… Всё это должно помочь ему стать продуктивнее. Однако на деле он тратит уйму времени на переключение между этими программами, забывая важные задачи, путаясь в интерфейсах, и в итоге остаётся с чувством перегруженности и недоделанной работы. Знакомо?
Время от времени такое бывает даже с лучшими сотрудниками. Но когда это превращается в систему, проблема становится глобальной.
Время от времени такое бывает даже с лучшими сотрудниками. Но когда это превращается в систему, проблема становится глобальной.
Сколько времени теряется на переключение?
Давайте начнем с цифр. По исследованиям, переключение между задачами и приложениями может съедать до 23% рабочего времени в течение дня. Каждый раз, когда ваш сотрудник «прыгает» из Slack в Trello, а затем возвращается в Google Calendar, мозгу требуется около 25 минут, чтобы полностью вернуться в рабочий ритм. А если таких переключений за день несколько десятков, представьте себе, сколько ценного времени уходит в пустую.
Допустим, менеджер проекта проводит час в день на настройку задач в Asana и добавление событий в Google Calendar. Потом он открывает Slack, чтобы обсудить с командой детали. За неделю таких переключений накапливается по 2-3 часа, которые можно было бы использовать для реальной работы. Если сроки горят, а задачи висят в приложениях как новогодние гирлянды – очевидно, что проблемы начнут сыпаться.
Какие проблемы это создаёт?
- Потеря сроков. Из-за несогласованности и потери времени на переключение между приложениями сроки выполнения задач могут увеличиться на 20-30%. Каждый раз, когда кто-то забывает обновить статус задачи в Trello или не синхронизирует встречи с Google Calendar, это приводит к несоответствиям, задержкам и сбоям.
- Снижение производительности. Постоянное переключение между платформами мешает сосредоточиться на одной задаче. По данным исследований, мультизадачность снижает производительность на 40%. И что самое интересное, сотрудники не всегда понимают, что причина – в самих инструментах.
- Чувство перегруженности и стресса. Когда сотрудник разрывается между пятью приложениями, пытается успеть за дедлайнами и всё время держать всё под контролем, уровень стресса увеличивается. В итоге это ведет к выгоранию и потере мотивации.
Решение проблемы — не в новых приложениях, а в навыках управления временем
Проблема не в том, что ваши сотрудники не знают о существовании нужных инструментов. Проблема в том, что они не умеют их эффективно использовать. Программы и платформы сами по себе не решают вопросы продуктивности. Важно уметь правильно расставлять приоритеты, организовывать свой день и эффективно управлять временем.
Пример «правильного» подхода
Обучение сотрудников навыкам управления временем позволит сократить затраты на переключение между задачами и приложениями. Например, time blocking — метод, который позволяет распределить задачи по блокам времени, где каждая задача выполняется в отведенное для неё время. Это минимизирует необходимость переключаться между платформами, устраняя до 80% ненужных движений.
Недавно мы провели обучение “Настройка продуктивности работы отдела продаж”, на котором в течение 5 дней прямо на рабочем месте продавцы под контролем тренера разрабатывали свои планы на день, формирую блоки “исходящих” и “входящих” задач, а так же “работа с документами” и “ведение отчетности”. Знаете, кто сначала больше всех страдал и потом больше всех радовался? Правильно, РОП: сначала он увидел, какая “каша в головах”, а потом начал получать желаемые планы и ожидаемый уровень их выполнения. А главное: CRM стала заполняться! И из “еще один форс-мажор” превратилась в рабочий инструмент.
Итог: хаос в управлении временем превращает сотрудников в мартышек с приложениями
Когда у ваших сотрудников нет навыков управления временем, ни Asana, ни Jira, ни Google Calendar не помогут. Важно научить их не просто пользоваться инструментами, а управлять своим временем так, чтобы каждый день был продуктивным. Это сократит потери на переключение, улучшит дисциплину и снизит стресс. Если вы готовы обсудить, как это реализовать для вашей команды — свяжитесь с нами.
